Ich habe jetzt schon länger keinen Beitrag mehr geschrieben und das hatte seinen Grund vor allem in der überquellenden Flut an To-Dos, die mich angesprungen und unter sich begraben haben.

Irgendwie war gefühlt mehr los als sonst – oder ich habe es weniger gut als sonst auf die Reihe gebracht.

Ich habe in den letzten Wochen aus akuter Notwendigkeit wieder intensiv verschiedene Systeme zur Selbstorganisation ausprobiert (allein das parallele Führen von drei oder mehr solchen Systemen ist ein Produktivitätskiller erster Güte!)

Was bisher nicht funktioniert hat:

• Das Zeitplanbuch im klassischen Sinne, mit Kalender, Adressen und A-Z Register für Notizen. Zu dick, zu vollgefüllt und vor allem die Notizen krankten immer daran, dass ich Dinge dann unter anderen Stichworten gesucht und eben nicht mehr rechtzeitig gefunden habe. Ausserdem ist es eine ungute Verknüpfung von ToDo und Terminen gewesen, denn die meisten ToDos sind eben nicht an Termine gebunden.
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• Das Superbuch. Ein kleines Notizbuch, gebunden, transportabel und immer einen Kuli dazu in der Handtasche. Ich habe viel notiert und wenig erledigt. Zwischen die To-Dos haben sich Ideenskizzen, eine Vortragsmitschrift und Infos zu Projekten eingeschlichen. Das Ende vom Lied: Ein heilloses Durcheinander, das ich auch nicht mit der Kapitelbildung durch Post-Its zähmen konnte.
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• Die Kontextlisten nach GTD. Irgendwie werden es einfach zuviele verschiedene Kontexte. Und dann fehlt auch ein ansprechendes anfassbares Papiergebundenes System, denn allein im PC ist es für mich nicht machbar. Und die vielen A4-Blätter, die ich mit To Dos in verscheidenen Kontexten beschriftet habe, waren ein ungeliebtes Instrument, ein Grab für die meisten Angelegenheiten. Ich bin nie an den Punkt gekommen, an dem ich mich entspannt zurücklehnen konnte und innerlich das Gefühl hatte: “So, jetzt ist alles geregelt, jetzt kann ich mit der Bearbeitung anfangen”.
  Vielleicht liegt es auch daran, dass ich mit meinen beiden Kids nie genug Zeit am Stück habe, um den chronisch vollen Eingangskorb wirklich leer zu bekommen. Nein, ehrlicherweise liegt es an meiner Schwäche, Entscheidungen zu bestimmten Themen treffen zu können. Ich hab den Fragemuskel noch nicht gut genug trainert: “Was brauche ich jetzt noch, um dies hier abschliessen zu können?” wäre eine solche gute Frage.
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• Karteikarten. GottseiDank habe ich diesen Test auf das Beschriften von zwei Karten beschränkt, dann war mir klar, dass ich kein Typ für den HipsterPDA bin. Auch wenn es gewiss seinen Reiz hat, einfach die heute zu erledigenden Karten auf den Tisch zu legen… Die Karteileiche ist bereits sprichwörtlich.

Das ist also die Ausgangssituation:

• ein zu voller Eingangskorb,
• ein ungeliebtes weil unsortiertes und überlastetes Organisationssystem
• und ständig das beklemmende Gefühl, irgendetwas vergessen zu haben
• und dazu in immer kürzer werdenden Zeitabständen der Gedanke im Kopf: “Oh Gott, oh Gott! Das hab ich auch vergessen, das muß ich auch noch erledigen!!!”

Witzigerweise ist genau dieser Satz der Schlüssel zur Lösung. Gott sei Dank hat mich Alexandra gestern auf ihren Beitrag “Selbstorganisation – Ihr täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste” hingewiesen. Und genau in diesem Beitrag ist mein Dilemma (und die Lösung) sehr gut beschrieben. Die Lösung – flugs umgesetzt- für mich lautet:

a) die Oh-Gott-oh-Gott-Liste

• Ich habe mein bereits zu den Akten gelegtes Zeitplanbuch abgestaubt, es mit einfachen Notizblättern gefüllt und ein vierteiliges Register eingeheftet. Zuoberst liegt jetzt die fortlaufend geführte “Oh-Gott-oh-Gott-Liste“, kurz OGOG.
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• Das zweite Kapitel sind Ideen. Da ich zu den Scannern gehöre, finde ich ständig irgendwelche Anregungen zu Dingen, die ich auch mal ausprobieren könnte… jetzt habe ich einen Ort, solche Anregungen einfach aufzunehmen.
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• Im dritten Kapitel sind Listen aller Art, also die Kontexte im klassischen Sinn. Besprechen mit…, Einkaufen in…, Ausgaben, interessante Bücher, Checklisten. Das ist ein überschaubarer Abschnitt und obwohl die Listen darin ungeordnet sind, finde ich sehr schnell, was ich suche. Einzige Ausnahme ist die aktuelle Einkaufsliste, die ist ganz vorne drin, weil ich da sehr oft etwas notiere (“Oh Gott, oh Gott, ich muss noch Eier einkaufen”)
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• und im letzten Abschnitt sind Informationen zu den aktuell laufenden Projekten und Aufträgen. Dieses Kapitel will ich noch durch eine Übersichtsliste ergänzen, aber vielleicht ist das auch gar nicht nötig, weil es trotzdem eine überschaubare Zahl von einzelnen Blättern ist.
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Eine schlichte, einfache und nicht allzu detaillierte Teilung.

Jetzt habe ich folgende Vorteile vereint:

• vom Superbuch: alles an einem Ort.
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• von GTD: eine Andeutung von Kontextbezogener Sortierung und alle Dinge, die ich “done” bekommen will, sind in diesem Buch schriftlich fixiert und somit aus dem Kopf.
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• vom HipsterPDA: Sehr mobil und leicht transportierbar. Alle Einträge sind wären einzeln entnehmbar und ich kann könnte wie mit Karteikarten einen großen Überblick auf dem Fußboden auslegen. (Vielleicht mach ich das mal mit den anstehenden Projekten)
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• vom Zeitplanbuch: edel, transportabel – und bei Bedarf auch mit Kalender und Adressen ergänzbar
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Mir reicht im Moment übrigens die grobe Sortierung meiner “Todos” in der OGOG-Liste, ich habe den Kontext durch ein Buchstabenkürzel am Zeilenende dazugeschrieben, das erleichtert das Auffinden gleichartiger Tätigkeiten. Meine Erfahrung ist jedoch eher, dass es kaum wirkliche Zeitblöcke gibt, in denen ich mal wirklich drei Telefonate am Stück erledigen könnte – daher übertreibe ich es jetzt nicht mehr mit den Kontextlisten, in Form der OGOG-Liste reicht es völlig aus.

Und zum Thema Erledigen gibt es noch ein feines Kürzel-System, das ich via Tool-Blog gefunden und sofort übernommen habe; siehe hier: A Simple Index Card GTD System
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b) das Thema des Tages, oder TT.

(Besser als Alexandra kann ich es auch nicht erklären, also bitte nochmal hier nachlesen).

Gestern war das Thema des Tages der Geburtstag meiner Freundin. Eine kreative Bastelei als Geschenk mußte fertig werden wollte ich ihr schenken…

Heute ist es der Blogartikel, der schon seit langem überfällig ist. Und ein paar Datenkopien auf CD, die ich am Wochenende brauche.

Und interessanterweise weiß man immer, was gerade wirklich das Thema des Tages ist, auch wenn es nur so etwas “Unbedeutendes” wie ein Geburtstagsgeschenk ist… - mehr fühlen, weniger beurteilen.

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Natürlich erledige ich noch mehr als “nur” das Thema des Tages – aber dieses eben auch! und damit fällt vor allem eines weg: das ständige Hin- und Herspringen wegen Unklarheit und einer nur im Kopf durchgemischten Oh-Gott-oh-Gott-Liste.

• Erkenntnis des Tages: Gefühlte Klarheit erhöht die Produktivität.

Tja, das Telefonieren per Internet ist eine unendliche Geschichte…

Heute habe ich die Einzelverbindungen der Oktober-Rechnung der Telekom geöffnet und bin fast aus allen Wolken gefallen: Seit einiger Zeit gehen alle Gespräche unbemerkt an der Flatrate vorbei direkt ins Festnetz und ich darf doppelt bezahlen: Die Flat für Voice-over-IP und die zusätzlichen Festnetzkosten.

Ursache? Tja, mutmaßlich ist irgendwann und unbemerkt die Erreichbarkeit zwischen meiner FritzBox und dem Gegenstück im Netz flöten gegangen…

Abhilfe? Die Schadensbegrenzung hat mich heute mehrere Telefonate mit meinem Provider und der netten Hotline gekostet. Die Hilfe hat genützt und ein einfaches Firmware-Update und ein Komplett-Reset haben mein Internet-Telefon wieder aktiviert. Gut, dass einem dann wenigstens geholfen werden kann

Die Moral von der Geschichte?

• Meine Fritzbox hängt jetzt sichtbar an der Wand. Ich werde einmal mehr kontrollieren, ob bei Telefonaten auch wirklich die Kontroll-Leuchte bei “Internet” leuchtet – und nicht bei “Festnetz”
  
• Ich werde das Rauschen im Hörer bei einer Telefonverbindung als Alarmsignal einstufen: das ist ein sicheres Zeichen, dass die Leitung übers Festnetz läuft
  
• Und ich werde ab sofort JEDE Telekom-Rechnung eingehend prüfen.
  
• Die Unterlagen zur Telefonie (Anleitungen zur Installation, Treiber-CD, Zugangskennung etc.) sind jetzt an einem Ort.

Schade, dass diese DSL-Flatrate-Telefonie-Geschichten immer so kompliziert sind. Warum gibt es da nicht mal was nettes durchschaubares und echt einfaches?

Erkenntnis des Tages: Kontrolle ist gut. Sichtbarkeit ist alles.

Was ist denn das schon wieder? (werden Sie vielleicht fragen…)

Es hat ganz viel mit Selbstorganisation und “Dinge geregelt kriegen” zu tun.

Jetzt habe ich endlich eine Möglichkeit gefunden, im Sinne von “Getting Things Done” (GTD) einen Überblick über meine Projekte zu behalten.

Eine einfache Liste in Excel war bei mir leider nie auf dem aktuellsten Stand, so dass es mir schon mal passiert ist, dass im Explorer plötzlich zwei Ordner die gleiche Nummer hatten.

Den Durchbruch habe ich mit folgender Methode erzielt:

Projekte nach Auftraggeber sortieren

Die bisher an den Jahren orientierten Projektnummern (z.B. 07-003) habe ich durch “Kunden-Nummern” ersetzt, die sich jetzt auf den Auftraggeber beziehen. Ich selbst bin mein größter Auftraggeber und alles, was Familie, Business oder Haushalt und Verwaltung desselbigen betrifft, bekommt jetzt die “Kundennummer” 001 vorangestellt. Nun kann ich auch endlich die verschiedenen Mehrfachaufträge oder die doch eher zahlreichen Gemeindeprojekte ordentlich im Laptop verstauen und mein Explorer sieht deutlich aufgeräumter aus.

Projekt-Datenblatt

Für jedes so in die Übersichts-Liste einsortierte Projekt erstelle ich eine Projektnotiz in Evernote (Tausend Dank an den Tool-Blog! – was habe ich nur früher ohne Evernote gemacht?) – In dieser Evernote-Projekt-Notiz stehen alle relevanten Daten zum Projekt, wie z.B.:

1. Start-Datum
2. nächste Schritte
3. Ablageort der verschiedenen Unterlagen
4. Ideen
5. Projektverlauf
6. und natürlich die Kunden-Projekt-Nummer! Spätestens über diese finde ich die Notiz dann auch wieder, denn die geniale Suchfunktion von Evernote hilft mir da ganz leicht beim Finden.

Aufgrund der chronologischen Struktur des Programms sind die Projekte natürlich erst mal zwischen all den anderen Notizen verteilt… Ein Glück, dass man in Evernote auch so feine Schlüsselbegriffe bzw. Kategorien vergeben kann, dann habe ich die Suchfunktion auf der einen Seite und den Strukturbaum auf der anderen Seite. Denn ein numerisches Sortieren wie bei Excel geht in Evernote leider nicht. Trotzdem sind bereits zwei wichtige Kriterien erfüllt: Wiederfindbarkeit und eindeutige Zuordnung.

Überblick behalten

Was ist jetzt diese ominöse Projektpumpe?
Ich habe mir auf einen Stapel (veralteter) Visitenkarten-Rückseiten die Projektnummer und den Titel geschrieben. Dieser Stapel wird jetzt nacheinander durchgeblättert, wie man es von Vokabel-Karteien kennt:

1. Oberstes Blatt anschauen, kurz reflektieren, ob dieses Projekt gerade akut ist.
2. Dann das Projekt-Datenblatt eventuell ergänzen
3. oder die Zuordnung diese Projektnotiz auf den GTD-Schritte-Listen verändern (sprich z.B. das Projekt von der “Telefonieren-Liste” auf die “Warten-auf-Liste” verschieben)
4. und schon bin ich mit jedem Projekt wieder up to date.

Die Schritte-Listen habe ich mir auch in Evernote angelegt, somit ist dieses Programm gerade mein ultimatives GTD-Werkzeug!

Praktische Anwendung

1. Diese Umwälzpumpe kann ich manchmal nur für 5 Minuten “einschalten”, dann komme ich halt nicht durch alle 40 (oder 100?) Karten durch, sondern nur durch drei. Aber ich komme einen Schritt voran. Ein andersfarbiges Trennblatt am Anfang signalisiert mir: Jetzt ist ein ganzer Durchlauf geschafft und der Zyklus beginnt von vorne.
2. Manchmal fliegt eine Karte heraus, weil das Projekt abgeschlossen ist. Die Projektnotiz aus Evernote wird in ein kurzes Resumée verwandelt (was habe ich gelernt? was kann ich besser machen? was ist optimal gelaufen? was sollte ich verändern? …) und alles wird ordentlich entrümpelt und archiviert und abgelegt. Dann noch ein Projektfest, juhu, fertig.
3. Man kann neue Karten superleicht einfach an eine x-belibigen Stelle einfügen, denn es ist völlig egal, ob die Projekte in einer alphanumerischen Reihenfolge abgearbeitet werden oder nicht.
4. Und der Stapel ist handlich. Zur Not passt er ins Reisegepäck und ich könnte zumindest gedanklich meine Projekte “durchpumpen“, denn so eine mehrtägige Abwesenheit hat mir bisher meistens ein Chaos beschert, was den Überblick über die Projekte angeht. Da waren dann meist einige Tage der Aufarbeitung nötig. Jetzt nehme ich den Stapel, klinke mich gedanklich kurz in das Projekt ein und ein eventueller Geistesblitz wandert dann nach der Rückkehr per Zettel und Eingangskorb spätestens beim wöchentlichen Routine-Check in die Projektbeschreibung. Die Idee, die “geistigen Schubladen” auch im Urlaub offen zu halten, stammt übrigens von Vera F. Birkenbihl…
5. Ein weiterer Vorteil der Karten: ich kann auch mal nach Prioritäten sortieren oder die Karten auf dem Fußboden verteilen, eine Mindmap oder einen Cluster legen, sie an eine Pinwand heften oder auf ein Flipchart kleben und mit der Digitalkamera eine kurze “Notiz” festhalten. (…irgendwann leiste ich mir auch die Kaufversion von Evernote, dann erkennt Evernote sogar den Text auf diesen Fotos!)
6. Noch eine weitere Anregung: Ziehen Sie aus dem Stapel ein x-beliebiges Projekt und tun Sie heute einen Schritt dafür (Wenn möglich, sollte man natürlich die hässlichste Kröte schlucken *grins*).

Für mich ist die Projekt-Pumpe eine faszinierende Lösung und ein weiterer Beweis, dass man mit ordentlichem Werkzeug (Evernote, GTD) auch gute Arbeit machen kann. Nochmals tausend Dank an die vielen Ideengeber und Helfer, die mich (manchmal auch unwissentlich) unterstützt haben, allen voran der Wissensagentur und dem Tool-Blog.

Hier war es in den letzten Tagen sehr ruhig. Ich habe mich mit einem Überblick über meine Finanzen beschäftigt. Es kam ganz ungeplant, weil ich beim Entrümpeln im Büro über meine Bank-Ordner gestolpert bin und es mich diesmal so sehr genervt hat, dass die Verwaltung der verschiedenen Konten bis jetzt so umständlich und ohne Überblick war.

Das hat mich an das Denkmodell von simplify your life erinnert: Die Basis und erste Stufe der “Lebenspyramide” sind die Dinge - wenn dort eine Schneise im Chaos in Form von Entrümpelung oder Vereinfachung geschlagen wurde, dann sind wir in der Lage, zur nächsthöheren Ebene aufzusteigen und dort Ordnung zu schaffen.

Die zweite Ebene beinhaltet die Finanzen. Alles, was sich um das liebe Geld dreht. (Bei simplify gibt es auch ein schönes Bild dieser Pyramide). Erst, wenn auch dort ein schmaler Trampelpfad der Ordnung angelegt wurde, wird es möglich sein, meine Zeit (die dritte Stufe) zu vereinfachen und zu strukturieren.

Soweit das Denkmodell der simplify-Pyramide. Es klingt aufwendig, aber es ist sehr tröstlich, dass man wirklich nur einen ganz kleinen Bereich der jeweiligen Stufe bearbeiten und vereinfachen muss, um dann gleich zu den anderen Stufen voranschreiten zu können.

Das deckt sich auch mit meiner Erfahrung – es ist nicht erforderlich, eine Stufe abschliessend und perfekt aufzuräumen und zu ordnen. Alles, was man überhaupt tut, wirkt als kleine, ansteckende Keimzelle der Ordnung

Nun zu den Finanzen. Ich habe da mal ein paar Fragen:

• Haben Sie einen Überblick über Ihre Konten?
• Wissen Sie, wo welches Geld angelegt ist und welche Rendite es erwirtschaftet?
• Wissen Sie, ob Ihre Freistellungsaufträge nach der Beinahe-Halbierung der Sparer-Freibeträge noch passen?
• Finden Sie auf Anhieb alle Zugangsdaten zu Online-Konten? PIN-Nummern, Passwörter, TAN-Listen? Sind diese an einem einzigen Ort griffbereit?
• Kennen Sie die Höhe der monatlichen Fixkosten? Wissen Sie, wieviel Geld Sie im Monat für Miete oder Kredittilgung, Nebenkosten, Versicherungen und so weiter benötigen?
• Wissen Sie, wofür Sie jeden Tag, jeden Monat und jedes Jahr Ihr Geld ausgeben? Gibt es in der Liste dieser Ausgaben unnötige Posten? Können Sie irgendwo einsparen? Vielleicht an überflüssigen Abonnements oder Mitgliedschaften?
• Gibt es überraschende Ausgaben, die ein immer wiederkehrendes Loch jedes Jahr zur gleichen Zeit in das Girokonto schlagen: ein Jahresbeitrag zur Kfz-Versicherung, die GEZ-Gebühr oder ein nur einmal jährlich fälliger Beitrag zu einer Lebensversicherung?
• Kennen Sie die Höhe Ihrer Schulden? Wissen Sie, wann diese abbezahlt sein werden?
• Haben Sie eine oder mehrere Kreditkarten? Haben Sie dort alles im Griff?

Das ist der Anfang. Diese Tatsachen zu kennen, verschafft ein unbezahlbar gutes Gefühl. Geld ist in unserer westlichen Gesellschaft ein Synonym für Energie. Nehmen Sie Ihre eigene Energie, Ihr eigenes Leben und Ihre Finanzen selbst in die Hand!

Nun Teil zwei:

• Haben Sie eine Vorstellung, was Sie mit Ihrem Geld machen möchten? Welche Wünsche soll es für Sie erfüllen? Möchten Sie ein Eigenheim? Eine sichere Altersvorsorge? Oder gar finanzielle Freiheit, so dass Sie von den Erträgen Ihres Vermögens leben können?
• Welches finanzielle Ziel haben Sie? Ist es erstrebenswert? Haben Sie sich auch mit den Risiken Ihrer Ziele auseinandergesetzt?
  Beispielsweise könnte die derzeit gängige Form der Altersvorsorge mit Fonds und Lebensversicherungen vielleicht nur eine Blase sein, die in einer Weltwirtschaftskrise leicht platzen könnte. Auch ein Eigenheim sollte nur der anstreben, der einen innigen und tiefen Wunsch nach den eigenen vier Wänden hat – billiger und flexibler ist es, zur Miete zu wohnen. Mit dem „eigenen Häuschen“ schafft man sich über Jahrzehnte Verbindlichkeiten.
• Können Sie Durststrecken oder unvorhergesehene Notfälle überstehen oder leben Sie „am Limit“? Diese Schicksalsschläge können von einer banalen Waschmaschinenreparatur über ein erforderliches neues Auto bis hin zur Arbeitslosigkeit reichen.
• Haben Sie eine finanzielle Schwimmweste oder vielleicht sogar ein Rettungsboot?
• Haben Sie einen Master-Plan für Ihre finanziellen Ziele? Können Sie beschreiben, auf welchem Konto welcher Betrag für welchen Zweck arbeitet?
  Sie könnten beispielsweise mehrere Online-Tagesgeld-Konten haben, für die verschiedenen Zwecke: Notfälle oder liquide Reserve, Urlaub und Reisen, Gesundheit und Wellness, Rücklagen für die Steuer (v.a. für Selbstständige!), Weiterbildung, finanzielle Freiheit. Von jedem Einkommen wird dann ein festgelegter Prozentsatz auf diese Konten verteilt.
• Haben Sie Ihre Geld-Anlage auf verschiedene Standbeine aufgeteilt? Ich habe seit längerem ein ungutes Gefühl, alles Geld nur in eine Anlageform, wie z.B. festverzinsliche Sparbriefe anzulegen. Es gibt Empfehlungen, sein Geld zu einem bestimmten Prozentsatz auch in Immobilien, Aktien oder Rohstoffen (beispielsweise Gold) anzulegen. Finden Sie eine für Sie passende Aufteilung!

Erkenntnis des Tages:

Noch nie waren Informationen so leicht zugänglich wie heute. Informieren Sie sich! Nehmen Sie Ihre Finanzen und Ihr Leben selbst in die Hand! Finanzen sind Chefsache!

Sie (und ich) tragen die Verantwortung selbst, das kann Ihnen kein Finanzmakler abnehmen. Zudem sind diese auch darauf angewiesen, eigene Interessen zu vertreten, die sich möglicherweise nicht mit Ihren Interessen decken.

• Lesen Sie, informieren Sie sich und glauben Sie nicht alles. Überprüfen Sie die Fakten und bilden Sie sich eine eigene Meinung. Vor allem: Denken Sie selbst und lassen Sie sich das NIE von jemandem abnehmen!

Ein sehr lesenswertes Buch ist beispielsweise Der Crash kommt von Max Otte. Er beschreibt sehr anschaulich und auch für wirtschaftswissenschaftliche Laien verständlich die Anzeichen, die für das Kommen einer Weltwirtschaftskrise sprechen.
Es gibt derzeit leider zu viele Parallelen zu der Zeit der „Goldenen Zwanziger Jahre“ des letzten Jahrhunderts. Trotz aller Schwarzmalerei zum Platzen der Globalisierungs-Blase gibt es im zweiten Teil des Buches auch Empfehlungen, sich eine finanzielle Schwimmweste oder ein Rettungsboot zu schaffen.

Weitere Buchempfehlungen:

• Das Konzept mit dem Masterplan stammt aus Spar Dich reich von Carol Keefe. Ein sehr lesenswertes Buch!
  

• George S. Clason hat Der reichste Mann von Babylon geschrieben, das anhand von Parabeln aus der reichsten Stadt des Altertums die Grundsätze des Umgangs mit Geld erklärt.
  

Befassen Sie sich mit diesem Thema selbst und überlassen Sie es nicht jemandem anderen, für Sie zu denken!

Für eine funktionierende Projektabwicklung im Sinne von “Getting Things Done” brauche ich eine Übersicht über alle Projekte.

Zur Erinnerung:
Projekt ist alles, was mehr als zwei Schritte erfordert und einen klar definierten Abschluss hat.

Beispiele:

• “Abnehmen” ist ein Projekt, wenn eine Ziel-Vorstellung vorhanden ist (“70kg wiegen” oder “5 kg abnehmen”)
• “Ernährung umstellen” ist eher ein Prozess. Ernähren tut man sich jeden Tag und insofern ist es schwer ein abschließendes Maß der Dinge zu finden, das einem signalisiert: “so – jetzt habe ich meine Ernährung umgestellt!” – hier sind Strategien gefragt, die helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren.

Zurück zu den Projekten und deren Handhabung im Alltag:

Bisher habe ich immer ein bisschen einen Knoten hineingebracht, weil ich die Nummerierung der Hängemappen als Projektnummer übernommen habe und auch im Explorer meines Computers diese Mappennummer verwendet habe. Das erzeugt Durcheinander, weil nicht alle Projekte im Explorer auftauchen und nicht alle Projekte in den Hängemappen sind.

Leider gibt es auch noch andere Projekte – solche die niemals im Computer bearbeitet werden und somit im Explorer keinen Platz brauchen. Oder Projekte, die für Hängemappen viel zu groß sind und an anderer Stelle gelagert werden müssen, etwa Hausapotheken, Bastelsachen-Schränke und so weiter…

Wie sieht nun eine mögliche Lösung aus?

Ich habe mir in Excel eine Datei gestrickt, die zu jedem neuen Projekt erst einmal eine Projektnummer vorsieht. Die Überschriften der ersten drei Spalten lauten: Projektnummer – Projektname – Ort.

• Projektnummer: ich finde eine Variante ganz praktisch, die das aktuelle Jahr beinhaltet: z.B. “07-001“
• Projektname: Einige wenige Schlagwörter zur Beschreibung, beispielsweise “Garten – Planung“
• Ort: Hier gibt es Kürzel für den jeweiligen Fundort der Projektunterlagen.
• Projekte, die NUR im Computer existieren erhalten ein Kürzel “E01″ (und natürlich fortlaufend nummeriert) – das E steht für Explorer.
• Projekte mit Schriftverkehr (hier fließt also reales, bedrucktes A4-Papier) lassen sich bis zu einem gewissen Umfang in Hängemappen einordnen.Ich habe lange mit dem System von Classei experimentiert und bin dann doch wieder zu der klassischen Hängemappe zurückgekehrt. Classei eignet sich meines Erachtens nicht für diese 20 Hängemappen, die immer wieder wechselnde Projekte aufnehmen sollen. (Classei eignet sich hervorragend für ein Archiv, das nur hin und wieder benutzt wird und dessen Inhalt einen gewissen Umfang pro Mappe nicht übersteigt).
  Die Hängemappen bezeichne ich mit z.B. “M01″ – dieses Kürzel also bei den entsprechenden Projekten in Spalte 3.
• Riesige Projekte, die soviel Papier beinhalten oder so sperrig sind, dass sie nur noch in irgendwelchen Kisten gelagert werden können, erhalten in der Spalte 3 ein Kürzel in der Form “K01″ – und die entsprechende Kiste einen entsprechenden Aufkleber. Das funktioniert auch mit Schuhschachteln oder Umzugskartons.

Für Perfektionisten können noch Spalten mit weiteren Informationen hinzukommen:

• Erledigungsdatum
• Rechnungsnummer (für Selbstständige)
• Projektart (privat oder beruflich)
• Status (erledigt, offen, …)
• Priorität (z.B A bis D)

Schön ist bei Excel die Möglichkeit, Zeilen mit erledigten Projekten auszublenden, so hat man auf einen Blick eine Übersicht über die anstehenden Projekte. Desweiteren kann man innerhalb der Spalten aufsteigend alphabetisch sortieren. Das bedeutet im Klartext, ich kann

• chronologisch nach der Projektnummer (z.B. 07-001)
• nach Fundort (z.B. E01 – M01 – K01)
• nach Priorität (A – D)

sortieren. Besonders spannend ist die Variante, jedem Projekt gefühlsmäßig und spontan eine Priorität zu geben und dann nochmal zu sortieren. Plötzlich sieht man schwarz auf weiß, welche Projekte wirklich wichtig sind und welche Projekte eher lustiger Zeitvertreib.

Meine Priorisierung bedeutet:

• A – wichtig, vielversprechend, ertragreich
• B – wichtig, hilfreich, jedoch nicht ganz so aussichtsreich. zweitrangig.
• C – wäre ganz schön, wenn ich das auf die Reihe kriege
• D – na ja, wenn es dieses Quartal nicht klappt, dann halt nächstes.

Die Einführung der Projektnummer mag auf den ersten Blick umständlich erscheinen. Mir jedoch hilft sie ungemein, Klarheit darüber zu gewinnen, was denn nun ein Projekt ist und was nicht. Allein der Eintrag in diese Liste ist eine Selbstverpflichtung oder eine Art Auftragserteilung.

Zudem erleichtert mir die Übersichtsliste in jeder Hinsicht die Arbeit, denn ich habe auf einem einzigen Blatt Papier alle wichtigen Aufgaben der nächsten Zeit sichtbar und parat.

Und darüberhinaus kann ich mit der Projektnummer endlich auch im Wiki (für fortschreitende GTD-ler) sinnvolle Seiten anlegen. Da steht und fällt ja alles mit einer sauberen Verlinkung.

Mein besonderer Dank gilt auch hier wieder mal der Wissensagentur, die mir schon vor einiger Zeit die Anfänge dieses Systems näher gebracht hat und mir auch heute wieder mit Rat und Tat für diese speziellen Fragen in punkto excel beigestanden ist

• Erkenntnis des Tages:
  Das war sauviel Arbeit – ein aufgeräumter Explorer ist jedoch Gold wert.