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Ich nehme aktuell am “Paperclutter”-Workshop von Aby Gravey teil – ja, ich hab es wirklich getan und einen englischsprachigen Workshop in Amerika gebucht! – und einen Workshop zu machen, ist ein immenser Unterschied.

Paperclutter. Ich beantrage, dieses Wort in die deutsche Sprache aufzunehmen, denn nur dieser Klang sagt adäquat, was sich hinter dem “Papierkram” wirklich verbirgt.

Welche Last und welches Gerümpel, welche Blockaden und welche Schuld- und Schamgefühle wie “clutter”, wie Kletten an einem kleben. Da hat die deutsche Sprache glaub ich gar keinen vergleichbaren Ausdruck dafür. “Kletten” ist auch nur klanglich ähnlich, clutter bedeutet “Durcheinander, Wirrwarr”.

Ich hatte genügend Zweifel, ob ich mit meinen Englischkenntnissen an einem amerikanischen Workshop mithalten kann, oder ob ich die erforderliche Zeit aktuell in meinen vollgefüllten Teminkalender unterbringen kann.

Vor einiger Zeit habe ich über das “Magische Experiment” berichtet. Ich habe sieben Wochen lang (fast) jeden Morgen über die Frage nachgedacht, wie mein ideales Leben den aussehen würde, wenn sich alles optimal entwickeln würde.
Eines Morgens habe ich mir selbst in den Füller diktiert, dass dieser Workshop den entscheidenden Unterschied ausmachen wird. Da war es dann nur noch Formsache, mich anzumelden.

Nun ist der Workshop fast vorbei und ich habe unglaublich viel gelernt. Ich weiß nicht, ob es in Deutschland irgendetwas Vergleichbares gibt, ich bin jedenfalls sehr zufrieden mit meiner Wahl.

Ich kann Abys Workshops nur empfehlen. Ich bin aufs Wärmste empfangen worden und das Forum dort ist voll von hilfsbereiten und freundlichen “Klassenkameraden”. Ein bisschen bin ich traurig, dass der Workshop am 24.11. seine virtuellen Türen schliesst, auch weil ich wegen Erkältung, gezogenem Zahn und einem Totalabsturz meines Computers nicht ganz Schritt halten konnte.

Doch ganz besonders zuversichtlich macht mich Abys Satz: “Jeder Schritt, den Du machst ist ein Fortschritt.” (in Englisch klingt das alles noch viel, viel schöner!). Ich werde einfach nach jedem Rückschlag, nach jedem Hindernis die Gangart wieder aufnehmen und meine Mini-mini-Schritte in die richtige Richtung machen, mich um meine “action-systems” kümmern und die aufgeschobenen Entscheidungen Stück für Stück fällen.

Vielleicht werde ich ja auch hier ein bisschen über meine Fortschritte berichten, denn trotz aller Vor-Kenntnisse von GTD und Kaizen und simplify und was-weiß-ich-nicht-alles und trotz aller bisherigen Versuche, mich selbst zu organisieren, haben mir erst einige Informationen in *diesem* Workshop die Augen richtig geöffnet.

edit: Gerade eben habe ich noch einen Bonus-Zusatzservice entdeckt. Wir bekommen das komplette Forum als PDF nach Hause geliefert. Ist das nicht toll? Also, ein Rundum-zufrieden-und-sorglos-Paket. Great!
(ich hatte schon überlegt, am letzten Workshop-Tag alle Inhalte in meine Evernote zu kopieren, aber der Computerabsturz vom Samstag hat mich eines Besseren belehrt: Alle Evernotes seit Juli sind mit abgestürzt…)

gefunden bei Mark Forster.

Für alle GTD-Junkies und für alle, die (wie ich) immer noch mit einer funktionierenden Selbstorganisation kämpfen (weil es immer noch nicht geklappt hat, GTD wirklich zum Laufen zu bringen…) habe ich hier ein Fundstück, das eine komplett andere Herangehensweise propagiert.

Es ist im Prinzip eine Super-Liste, wie dies auch aus dem Ansatz “Superbuch” bekannt ist. Genial finde ich aber hier den Ansatz, das Unbewusste oder die eher kreative rechte Gehirnhälfte oder die Intuition oder wie man es auch immer nennen will, in die Bewertung und Auswahl der Aufgaben einzubeziehen.

Eine deutschsprachige (!) Anleitung, wie es funktioniert findet sich HIER.

Ich habe jetzt schon länger keinen Beitrag mehr geschrieben und das hatte seinen Grund vor allem in der überquellenden Flut an To-Dos, die mich angesprungen und unter sich begraben haben.

Irgendwie war gefühlt mehr los als sonst – oder ich habe es weniger gut als sonst auf die Reihe gebracht.

Ich habe in den letzten Wochen aus akuter Notwendigkeit wieder intensiv verschiedene Systeme zur Selbstorganisation ausprobiert (allein das parallele Führen von drei oder mehr solchen Systemen ist ein Produktivitätskiller erster Güte!)

Was bisher nicht funktioniert hat:

• Das Zeitplanbuch im klassischen Sinne, mit Kalender, Adressen und A-Z Register für Notizen. Zu dick, zu vollgefüllt und vor allem die Notizen krankten immer daran, dass ich Dinge dann unter anderen Stichworten gesucht und eben nicht mehr rechtzeitig gefunden habe. Ausserdem ist es eine ungute Verknüpfung von ToDo und Terminen gewesen, denn die meisten ToDos sind eben nicht an Termine gebunden.
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• Das Superbuch. Ein kleines Notizbuch, gebunden, transportabel und immer einen Kuli dazu in der Handtasche. Ich habe viel notiert und wenig erledigt. Zwischen die To-Dos haben sich Ideenskizzen, eine Vortragsmitschrift und Infos zu Projekten eingeschlichen. Das Ende vom Lied: Ein heilloses Durcheinander, das ich auch nicht mit der Kapitelbildung durch Post-Its zähmen konnte.
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• Die Kontextlisten nach GTD. Irgendwie werden es einfach zuviele verschiedene Kontexte. Und dann fehlt auch ein ansprechendes anfassbares Papiergebundenes System, denn allein im PC ist es für mich nicht machbar. Und die vielen A4-Blätter, die ich mit To Dos in verscheidenen Kontexten beschriftet habe, waren ein ungeliebtes Instrument, ein Grab für die meisten Angelegenheiten. Ich bin nie an den Punkt gekommen, an dem ich mich entspannt zurücklehnen konnte und innerlich das Gefühl hatte: “So, jetzt ist alles geregelt, jetzt kann ich mit der Bearbeitung anfangen”.
  Vielleicht liegt es auch daran, dass ich mit meinen beiden Kids nie genug Zeit am Stück habe, um den chronisch vollen Eingangskorb wirklich leer zu bekommen. Nein, ehrlicherweise liegt es an meiner Schwäche, Entscheidungen zu bestimmten Themen treffen zu können. Ich hab den Fragemuskel noch nicht gut genug trainert: “Was brauche ich jetzt noch, um dies hier abschliessen zu können?” wäre eine solche gute Frage.
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• Karteikarten. GottseiDank habe ich diesen Test auf das Beschriften von zwei Karten beschränkt, dann war mir klar, dass ich kein Typ für den HipsterPDA bin. Auch wenn es gewiss seinen Reiz hat, einfach die heute zu erledigenden Karten auf den Tisch zu legen… Die Karteileiche ist bereits sprichwörtlich.

Das ist also die Ausgangssituation:

• ein zu voller Eingangskorb,
• ein ungeliebtes weil unsortiertes und überlastetes Organisationssystem
• und ständig das beklemmende Gefühl, irgendetwas vergessen zu haben
• und dazu in immer kürzer werdenden Zeitabständen der Gedanke im Kopf: “Oh Gott, oh Gott! Das hab ich auch vergessen, das muß ich auch noch erledigen!!!”

Witzigerweise ist genau dieser Satz der Schlüssel zur Lösung. Gott sei Dank hat mich Alexandra gestern auf ihren Beitrag “Selbstorganisation – Ihr täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste” hingewiesen. Und genau in diesem Beitrag ist mein Dilemma (und die Lösung) sehr gut beschrieben. Die Lösung – flugs umgesetzt- für mich lautet:

a) die Oh-Gott-oh-Gott-Liste

• Ich habe mein bereits zu den Akten gelegtes Zeitplanbuch abgestaubt, es mit einfachen Notizblättern gefüllt und ein vierteiliges Register eingeheftet. Zuoberst liegt jetzt die fortlaufend geführte “Oh-Gott-oh-Gott-Liste“, kurz OGOG.
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• Das zweite Kapitel sind Ideen. Da ich zu den Scannern gehöre, finde ich ständig irgendwelche Anregungen zu Dingen, die ich auch mal ausprobieren könnte… jetzt habe ich einen Ort, solche Anregungen einfach aufzunehmen.
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• Im dritten Kapitel sind Listen aller Art, also die Kontexte im klassischen Sinn. Besprechen mit…, Einkaufen in…, Ausgaben, interessante Bücher, Checklisten. Das ist ein überschaubarer Abschnitt und obwohl die Listen darin ungeordnet sind, finde ich sehr schnell, was ich suche. Einzige Ausnahme ist die aktuelle Einkaufsliste, die ist ganz vorne drin, weil ich da sehr oft etwas notiere (“Oh Gott, oh Gott, ich muss noch Eier einkaufen”)
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• und im letzten Abschnitt sind Informationen zu den aktuell laufenden Projekten und Aufträgen. Dieses Kapitel will ich noch durch eine Übersichtsliste ergänzen, aber vielleicht ist das auch gar nicht nötig, weil es trotzdem eine überschaubare Zahl von einzelnen Blättern ist.
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Eine schlichte, einfache und nicht allzu detaillierte Teilung.

Jetzt habe ich folgende Vorteile vereint:

• vom Superbuch: alles an einem Ort.
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• von GTD: eine Andeutung von Kontextbezogener Sortierung und alle Dinge, die ich “done” bekommen will, sind in diesem Buch schriftlich fixiert und somit aus dem Kopf.
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• vom HipsterPDA: Sehr mobil und leicht transportierbar. Alle Einträge sind wären einzeln entnehmbar und ich kann könnte wie mit Karteikarten einen großen Überblick auf dem Fußboden auslegen. (Vielleicht mach ich das mal mit den anstehenden Projekten)
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• vom Zeitplanbuch: edel, transportabel – und bei Bedarf auch mit Kalender und Adressen ergänzbar
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Mir reicht im Moment übrigens die grobe Sortierung meiner “Todos” in der OGOG-Liste, ich habe den Kontext durch ein Buchstabenkürzel am Zeilenende dazugeschrieben, das erleichtert das Auffinden gleichartiger Tätigkeiten. Meine Erfahrung ist jedoch eher, dass es kaum wirkliche Zeitblöcke gibt, in denen ich mal wirklich drei Telefonate am Stück erledigen könnte – daher übertreibe ich es jetzt nicht mehr mit den Kontextlisten, in Form der OGOG-Liste reicht es völlig aus.

Und zum Thema Erledigen gibt es noch ein feines Kürzel-System, das ich via Tool-Blog gefunden und sofort übernommen habe; siehe hier: A Simple Index Card GTD System
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b) das Thema des Tages, oder TT.

(Besser als Alexandra kann ich es auch nicht erklären, also bitte nochmal hier nachlesen).

Gestern war das Thema des Tages der Geburtstag meiner Freundin. Eine kreative Bastelei als Geschenk mußte fertig werden wollte ich ihr schenken…

Heute ist es der Blogartikel, der schon seit langem überfällig ist. Und ein paar Datenkopien auf CD, die ich am Wochenende brauche.

Und interessanterweise weiß man immer, was gerade wirklich das Thema des Tages ist, auch wenn es nur so etwas “Unbedeutendes” wie ein Geburtstagsgeschenk ist… - mehr fühlen, weniger beurteilen.

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Natürlich erledige ich noch mehr als “nur” das Thema des Tages – aber dieses eben auch! und damit fällt vor allem eines weg: das ständige Hin- und Herspringen wegen Unklarheit und einer nur im Kopf durchgemischten Oh-Gott-oh-Gott-Liste.

• Erkenntnis des Tages: Gefühlte Klarheit erhöht die Produktivität.

Tja, das Telefonieren per Internet ist eine unendliche Geschichte…

Heute habe ich die Einzelverbindungen der Oktober-Rechnung der Telekom geöffnet und bin fast aus allen Wolken gefallen: Seit einiger Zeit gehen alle Gespräche unbemerkt an der Flatrate vorbei direkt ins Festnetz und ich darf doppelt bezahlen: Die Flat für Voice-over-IP und die zusätzlichen Festnetzkosten.

Ursache? Tja, mutmaßlich ist irgendwann und unbemerkt die Erreichbarkeit zwischen meiner FritzBox und dem Gegenstück im Netz flöten gegangen…

Abhilfe? Die Schadensbegrenzung hat mich heute mehrere Telefonate mit meinem Provider und der netten Hotline gekostet. Die Hilfe hat genützt und ein einfaches Firmware-Update und ein Komplett-Reset haben mein Internet-Telefon wieder aktiviert. Gut, dass einem dann wenigstens geholfen werden kann

Die Moral von der Geschichte?

• Meine Fritzbox hängt jetzt sichtbar an der Wand. Ich werde einmal mehr kontrollieren, ob bei Telefonaten auch wirklich die Kontroll-Leuchte bei “Internet” leuchtet – und nicht bei “Festnetz”
  
• Ich werde das Rauschen im Hörer bei einer Telefonverbindung als Alarmsignal einstufen: das ist ein sicheres Zeichen, dass die Leitung übers Festnetz läuft
  
• Und ich werde ab sofort JEDE Telekom-Rechnung eingehend prüfen.
  
• Die Unterlagen zur Telefonie (Anleitungen zur Installation, Treiber-CD, Zugangskennung etc.) sind jetzt an einem Ort.

Schade, dass diese DSL-Flatrate-Telefonie-Geschichten immer so kompliziert sind. Warum gibt es da nicht mal was nettes durchschaubares und echt einfaches?

Erkenntnis des Tages: Kontrolle ist gut. Sichtbarkeit ist alles.

Eine große Arbeits-Erleichterung ist es, zu wissen, welche Projekte bevorzugt bearbeitet werden müssen. Der ein oder andere wird vielleicht bereits das Eisenhower-Prinzip kennen, das helfen soll, Prioritäten zu vergeben.

A, B, C, D bezeichnet die Rangfolge und geordnet werden die Projekte in einer Matrix mit den Achsen “unwichtig – wichtig” und “hat Zeit – dringend”. Auf methode.de gibt es eine ausführliche Beschreibung des Prinzips.

Diese Methode hat meiner Meinung nach zwei gravierende Nachteile:

Ich bin kein Präsident, somit kann ich Projekte nicht unbedingt delegieren und es gibt auch eine Menge Projekte, die ich nicht einfach in den Papierkorb fallen lassen kann, schließlich sind viele Dinge einfach wünschenswert, auch wenn ich sie nicht sofort umsetzen kann.

Hier habe ich jetzt mal ein Beispiel aus meinem Evernote, damit man es sich leichter vorstellen kann, wie ich die Projekte sortiere:

Evernote erlaubt es, einen Filter einzurichten, der z.B. alle Notizen nach der Flaggenfarbe sortiert.

Ich habe meine Projekte in vier Kategorien unterteilt:

• Dringend: Alles, was definitiv einen Termin hat. Wenn ich ein Projekt am 1. September abgeben muss, dann muss es in den nächsten 5 Wochen vor dem Urlaub einfach erledigt werden, oder eben nicht.
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• Wichtig: Meine sogenannten “VIP-Projekte“.
  Hier landen die Vorhaben, die mich definitiv weiter bringen, auch wenn mir niemand durch einen Termin von außen Druck macht. Wichtige Projekte eben.
  Diese “großen Steine” müssen ins Glas, bevor der Alltags-”Sand” dazugefüllt wird.
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• Demnächst: Hier landen die Projekte, die – wie der Name schon sagt – demnächst mal wichtig werden, aber derzeit noch nicht anbrennen. Es ist quasi im Moment noch egal, ob das Projekt nächste oder übernächste Woche erledigt wird; Hauptsache, es wird nicht vergessen!
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• Wünschenswert: Diese Liste ist stark verwandt mit der Liste Vielleicht/ Irgendwann. Es handelt sich hier um die berühmten ‘Ich sollte mals’ nach dem Muster: ‘Ich sollte mal den Keller entrümpeln’.
  Naturgemäß sind hier viele Dinge, die sich erst mal riesengroß anfühlen:
  - Eine Notfallmappe anlegen und alle Familiendokumente ordnen.
  - Die Ablage im Büro vereinfachen.
  - Die Wohnung renovieren.
  Der Trick ist, dass diese Projekte bereits jetzt eine Projektnummer haben und somit regelmäßig gedanklich durchgekaut werden. Irgendwann sind dann konkrete Ziele ermittelt und erste Teilprojekte abgeleitet, so dass einer Umsetzung nichts mehr im Wege steht.

Jetzt kommt die simple Anwendung:

• Jeden Tag die dringenden Projekte durchschauen und sich mindestens einen Schritt vorknöpfen.
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• Jeden Tag auch die wichtigen Projekte durchsehen und entscheiden, ob es einen ‘großen Stein’ gibt, der ‘ins Glas’ gelegt werden kann.
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• Jede Woche die beiden anderen Listen Demnächst und Wünschenswert durchsehen, Notizen ergänzen, Ideen festhalten und bei Bedarf die Farbe der Flagge auf ‘Dringend’ oder ‘Wichtig’ ändern.

Da alle Projekte in Evernote auch der Reihe nach in der Rubrik ‘Projekte’ stehen, besteht natürlich auch die einfache Möglichkeit, sich diese Kategorie völlig unsortiert als Ganzes vorzunehmen. Auf diese Weise behält man auch leicht den kompletten Überblick über alle anstehenden Projekte, z.B. per Ausdruck oder Liste.
So sieht der Ausschnitt aus der Projekt-Kategorie aus:

Was ist denn das schon wieder? (werden Sie vielleicht fragen…)

Es hat ganz viel mit Selbstorganisation und “Dinge geregelt kriegen” zu tun.

Jetzt habe ich endlich eine Möglichkeit gefunden, im Sinne von “Getting Things Done” (GTD) einen Überblick über meine Projekte zu behalten.

Eine einfache Liste in Excel war bei mir leider nie auf dem aktuellsten Stand, so dass es mir schon mal passiert ist, dass im Explorer plötzlich zwei Ordner die gleiche Nummer hatten.

Den Durchbruch habe ich mit folgender Methode erzielt:

Projekte nach Auftraggeber sortieren

Die bisher an den Jahren orientierten Projektnummern (z.B. 07-003) habe ich durch “Kunden-Nummern” ersetzt, die sich jetzt auf den Auftraggeber beziehen. Ich selbst bin mein größter Auftraggeber und alles, was Familie, Business oder Haushalt und Verwaltung desselbigen betrifft, bekommt jetzt die “Kundennummer” 001 vorangestellt. Nun kann ich auch endlich die verschiedenen Mehrfachaufträge oder die doch eher zahlreichen Gemeindeprojekte ordentlich im Laptop verstauen und mein Explorer sieht deutlich aufgeräumter aus.

Projekt-Datenblatt

Für jedes so in die Übersichts-Liste einsortierte Projekt erstelle ich eine Projektnotiz in Evernote (Tausend Dank an den Tool-Blog! – was habe ich nur früher ohne Evernote gemacht?) – In dieser Evernote-Projekt-Notiz stehen alle relevanten Daten zum Projekt, wie z.B.:

1. Start-Datum
2. nächste Schritte
3. Ablageort der verschiedenen Unterlagen
4. Ideen
5. Projektverlauf
6. und natürlich die Kunden-Projekt-Nummer! Spätestens über diese finde ich die Notiz dann auch wieder, denn die geniale Suchfunktion von Evernote hilft mir da ganz leicht beim Finden.

Aufgrund der chronologischen Struktur des Programms sind die Projekte natürlich erst mal zwischen all den anderen Notizen verteilt… Ein Glück, dass man in Evernote auch so feine Schlüsselbegriffe bzw. Kategorien vergeben kann, dann habe ich die Suchfunktion auf der einen Seite und den Strukturbaum auf der anderen Seite. Denn ein numerisches Sortieren wie bei Excel geht in Evernote leider nicht. Trotzdem sind bereits zwei wichtige Kriterien erfüllt: Wiederfindbarkeit und eindeutige Zuordnung.

Überblick behalten

Was ist jetzt diese ominöse Projektpumpe?
Ich habe mir auf einen Stapel (veralteter) Visitenkarten-Rückseiten die Projektnummer und den Titel geschrieben. Dieser Stapel wird jetzt nacheinander durchgeblättert, wie man es von Vokabel-Karteien kennt:

1. Oberstes Blatt anschauen, kurz reflektieren, ob dieses Projekt gerade akut ist.
2. Dann das Projekt-Datenblatt eventuell ergänzen
3. oder die Zuordnung diese Projektnotiz auf den GTD-Schritte-Listen verändern (sprich z.B. das Projekt von der “Telefonieren-Liste” auf die “Warten-auf-Liste” verschieben)
4. und schon bin ich mit jedem Projekt wieder up to date.

Die Schritte-Listen habe ich mir auch in Evernote angelegt, somit ist dieses Programm gerade mein ultimatives GTD-Werkzeug!

Praktische Anwendung

1. Diese Umwälzpumpe kann ich manchmal nur für 5 Minuten “einschalten”, dann komme ich halt nicht durch alle 40 (oder 100?) Karten durch, sondern nur durch drei. Aber ich komme einen Schritt voran. Ein andersfarbiges Trennblatt am Anfang signalisiert mir: Jetzt ist ein ganzer Durchlauf geschafft und der Zyklus beginnt von vorne.
2. Manchmal fliegt eine Karte heraus, weil das Projekt abgeschlossen ist. Die Projektnotiz aus Evernote wird in ein kurzes Resumée verwandelt (was habe ich gelernt? was kann ich besser machen? was ist optimal gelaufen? was sollte ich verändern? …) und alles wird ordentlich entrümpelt und archiviert und abgelegt. Dann noch ein Projektfest, juhu, fertig.
3. Man kann neue Karten superleicht einfach an eine x-belibigen Stelle einfügen, denn es ist völlig egal, ob die Projekte in einer alphanumerischen Reihenfolge abgearbeitet werden oder nicht.
4. Und der Stapel ist handlich. Zur Not passt er ins Reisegepäck und ich könnte zumindest gedanklich meine Projekte “durchpumpen“, denn so eine mehrtägige Abwesenheit hat mir bisher meistens ein Chaos beschert, was den Überblick über die Projekte angeht. Da waren dann meist einige Tage der Aufarbeitung nötig. Jetzt nehme ich den Stapel, klinke mich gedanklich kurz in das Projekt ein und ein eventueller Geistesblitz wandert dann nach der Rückkehr per Zettel und Eingangskorb spätestens beim wöchentlichen Routine-Check in die Projektbeschreibung. Die Idee, die “geistigen Schubladen” auch im Urlaub offen zu halten, stammt übrigens von Vera F. Birkenbihl…
5. Ein weiterer Vorteil der Karten: ich kann auch mal nach Prioritäten sortieren oder die Karten auf dem Fußboden verteilen, eine Mindmap oder einen Cluster legen, sie an eine Pinwand heften oder auf ein Flipchart kleben und mit der Digitalkamera eine kurze “Notiz” festhalten. (…irgendwann leiste ich mir auch die Kaufversion von Evernote, dann erkennt Evernote sogar den Text auf diesen Fotos!)
6. Noch eine weitere Anregung: Ziehen Sie aus dem Stapel ein x-beliebiges Projekt und tun Sie heute einen Schritt dafür (Wenn möglich, sollte man natürlich die hässlichste Kröte schlucken *grins*).

Für mich ist die Projekt-Pumpe eine faszinierende Lösung und ein weiterer Beweis, dass man mit ordentlichem Werkzeug (Evernote, GTD) auch gute Arbeit machen kann. Nochmals tausend Dank an die vielen Ideengeber und Helfer, die mich (manchmal auch unwissentlich) unterstützt haben, allen voran der Wissensagentur und dem Tool-Blog.