Für eine funktionierende Projektabwicklung im Sinne von “Getting Things Done” brauche ich eine Übersicht über alle Projekte.

Zur Erinnerung:
Projekt ist alles, was mehr als zwei Schritte erfordert und einen klar definierten Abschluss hat.

Beispiele:

• “Abnehmen” ist ein Projekt, wenn eine Ziel-Vorstellung vorhanden ist (“70kg wiegen” oder “5 kg abnehmen”)
• “Ernährung umstellen” ist eher ein Prozess. Ernähren tut man sich jeden Tag und insofern ist es schwer ein abschließendes Maß der Dinge zu finden, das einem signalisiert: “so – jetzt habe ich meine Ernährung umgestellt!” – hier sind Strategien gefragt, die helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren.

Zurück zu den Projekten und deren Handhabung im Alltag:

Bisher habe ich immer ein bisschen einen Knoten hineingebracht, weil ich die Nummerierung der Hängemappen als Projektnummer übernommen habe und auch im Explorer meines Computers diese Mappennummer verwendet habe. Das erzeugt Durcheinander, weil nicht alle Projekte im Explorer auftauchen und nicht alle Projekte in den Hängemappen sind.

Leider gibt es auch noch andere Projekte – solche die niemals im Computer bearbeitet werden und somit im Explorer keinen Platz brauchen. Oder Projekte, die für Hängemappen viel zu groß sind und an anderer Stelle gelagert werden müssen, etwa Hausapotheken, Bastelsachen-Schränke und so weiter…

Wie sieht nun eine mögliche Lösung aus?

Ich habe mir in Excel eine Datei gestrickt, die zu jedem neuen Projekt erst einmal eine Projektnummer vorsieht. Die Überschriften der ersten drei Spalten lauten: Projektnummer – Projektname – Ort.

• Projektnummer: ich finde eine Variante ganz praktisch, die das aktuelle Jahr beinhaltet: z.B. “07-001“
• Projektname: Einige wenige Schlagwörter zur Beschreibung, beispielsweise “Garten – Planung“
• Ort: Hier gibt es Kürzel für den jeweiligen Fundort der Projektunterlagen.
• Projekte, die NUR im Computer existieren erhalten ein Kürzel “E01″ (und natürlich fortlaufend nummeriert) – das E steht für Explorer.
• Projekte mit Schriftverkehr (hier fließt also reales, bedrucktes A4-Papier) lassen sich bis zu einem gewissen Umfang in Hängemappen einordnen.Ich habe lange mit dem System von Classei experimentiert und bin dann doch wieder zu der klassischen Hängemappe zurückgekehrt. Classei eignet sich meines Erachtens nicht für diese 20 Hängemappen, die immer wieder wechselnde Projekte aufnehmen sollen. (Classei eignet sich hervorragend für ein Archiv, das nur hin und wieder benutzt wird und dessen Inhalt einen gewissen Umfang pro Mappe nicht übersteigt).
  Die Hängemappen bezeichne ich mit z.B. “M01″ – dieses Kürzel also bei den entsprechenden Projekten in Spalte 3.
• Riesige Projekte, die soviel Papier beinhalten oder so sperrig sind, dass sie nur noch in irgendwelchen Kisten gelagert werden können, erhalten in der Spalte 3 ein Kürzel in der Form “K01″ – und die entsprechende Kiste einen entsprechenden Aufkleber. Das funktioniert auch mit Schuhschachteln oder Umzugskartons.

Für Perfektionisten können noch Spalten mit weiteren Informationen hinzukommen:

• Erledigungsdatum
• Rechnungsnummer (für Selbstständige)
• Projektart (privat oder beruflich)
• Status (erledigt, offen, …)
• Priorität (z.B A bis D)

Schön ist bei Excel die Möglichkeit, Zeilen mit erledigten Projekten auszublenden, so hat man auf einen Blick eine Übersicht über die anstehenden Projekte. Desweiteren kann man innerhalb der Spalten aufsteigend alphabetisch sortieren. Das bedeutet im Klartext, ich kann

• chronologisch nach der Projektnummer (z.B. 07-001)
• nach Fundort (z.B. E01 – M01 – K01)
• nach Priorität (A – D)

sortieren. Besonders spannend ist die Variante, jedem Projekt gefühlsmäßig und spontan eine Priorität zu geben und dann nochmal zu sortieren. Plötzlich sieht man schwarz auf weiß, welche Projekte wirklich wichtig sind und welche Projekte eher lustiger Zeitvertreib.

Meine Priorisierung bedeutet:

• A – wichtig, vielversprechend, ertragreich
• B – wichtig, hilfreich, jedoch nicht ganz so aussichtsreich. zweitrangig.
• C – wäre ganz schön, wenn ich das auf die Reihe kriege
• D – na ja, wenn es dieses Quartal nicht klappt, dann halt nächstes.

Die Einführung der Projektnummer mag auf den ersten Blick umständlich erscheinen. Mir jedoch hilft sie ungemein, Klarheit darüber zu gewinnen, was denn nun ein Projekt ist und was nicht. Allein der Eintrag in diese Liste ist eine Selbstverpflichtung oder eine Art Auftragserteilung.

Zudem erleichtert mir die Übersichtsliste in jeder Hinsicht die Arbeit, denn ich habe auf einem einzigen Blatt Papier alle wichtigen Aufgaben der nächsten Zeit sichtbar und parat.

Und darüberhinaus kann ich mit der Projektnummer endlich auch im Wiki (für fortschreitende GTD-ler) sinnvolle Seiten anlegen. Da steht und fällt ja alles mit einer sauberen Verlinkung.

Mein besonderer Dank gilt auch hier wieder mal der Wissensagentur, die mir schon vor einiger Zeit die Anfänge dieses Systems näher gebracht hat und mir auch heute wieder mit Rat und Tat für diese speziellen Fragen in punkto excel beigestanden ist

• Erkenntnis des Tages:
  Das war sauviel Arbeit – ein aufgeräumter Explorer ist jedoch Gold wert.

Geht es Ihnen auch so: “Alles ein wenig hektisch grad?”

Bereits im Oktober hatte ich über das Weihnachts-Kontroll-Journal geschrieben.

Wie so oft setze ich solche guten Ideen auch nicht immer um. Dieses Mal habe ich es getan. Zwar nicht im Oktober, wo es richtig sinnvoll gewesen wäre – aber immerhin jetzt im Dezember.

Immer dann, wenn mich in dieser Adventszeit Ereignisse überrascht haben (“Waaas? am 6. Dezember kommt der Nikolaus?”) habe ich mir meinen Block geschnappt und notiert:

• Anfang Dezember kommt dieses,
• dann kommt jenes und
• es haben folgende Personen auch noch im Dezember Geburtstag…
• und, und, und.

Auch die Liste mit den Weihnachtsgeschenken habe ich angelegt. Nachdem ich sie alle gekauft hatte. Sinnvoller ist es freilich, sie vorher anzulegen

Immerhin habe ich sie jetzt und das Beste ist: ich habe sie nächstes Jahr immer noch.

Eine vollständige Liste mit allen Neffen und Nichten und Patenkindern, dann überrascht es mich nicht mehr, dass meine Schwester immer noch ihre Söhne hat *grins*.

Jetzt der Praxistipp: Schreiben Sie doch jetzt noch vor oder an Weihnachten auf, was sie dieses Jahr gut gelöst haben, was Sie nächstes Jahr wieder so oder anders machen möchten.

Darauf können Sie im nächsten Jahr aufbauen. Vielleicht bereits im Oktober, wenn Weihnachten wieder vor der Tür steht.

Ich werde nächstes Jahr den Christbaum für unsere Familie bereits Anfang Dezember kaufen. Ich habe mir nämlich eine gute Idee bei meinem Schwager abgeschaut: Der Christbaum kann drei oder vier Wochen mit einer Außen-Lichterkette auf der Terrasse stehen und dort schon ein bisschen Weihnachtszauber verbreiten. Dann sind es nicht nur die paar Tage im Wohnzimmer, bis dann wieder das schwedische “Knut-Fest” kommt. (Hier gibt es übrigens auch einen schwedischen Wikipedia-Eintrag dazu *grins*)

Kommen Sie gut durch die Feiertage und ins neue Jahr hinüber

Eine Kollegin meines Mannes hat von ihrem Amerika-Aufenthalt erzählt. Insbesondere der kleine Nebensatz hat es mir angetan, in dem sie sagte, ihre dortige Freundin hatte einen kleinen Post-It am Bildschirm – mit der Aufschrift “Get Things Done!”.
Der allerorten zu beobachtende Trend “Getting Things Done” nach David Allen beschreibt die Möglichkeiten, sich selbst und seine Projekte besser zu organisieren.

Auch die Englische Sprache kann verräterisch sein:

Getting ist die Verlaufsform von get und wird gebildet durch das Anhängen von -ing an das Verb.
Man erinnere sich noch dunkel an den Schulunterricht, dort wird ziemlich viel zur Verlaufsform des Präsens gearbeitet, auch bekannt als “Present Continuous“.
Diese sprachliche Form gibt es im Deutschen nicht.

• Das Englische betont mit dieser grammatikalischen Konstruktion den Ablauf einer Handlung in der Gegenwart. Mit dem Present Continuous werden im Englischen Handlungen ausgedrückt, die im Moment des Sprechens passieren bzw. nur für einen kurzen Zeitraum andauern. Auch für sich ändernde Situationen und bereits vereinbarte Handlungen für die Zukunft wird das Present Continuos genutzt.

• Somit beschreibt “Getting Things Done” einen kurz andauernden Prozess in der Gegenwart, der mir/uns/Ihnen hilft, die Dinge (besser) geregelt zu kriegen.

Dieser Prozess ist nötig und sehr hilfreich, will man nicht in Stapeln von Unerledigtem ersticken. Es ist auch sehr schön, eine bessere Selbstorganisation einzuführen – nur: es besteht die Gefahr, sich in den Verläufen dieses Prozesses zu verheddern.

Auch ich bin doch tatsächlich wieder mal in diese Pefektionismus-Falle getappt: Vor lauter Gedanken darüber, wie ich denn dieses System mit den Listen noch besser organisieren könnte, habe ich völlig übersehen, dass es zu “Getting Things Done” auch noch die oben erwähnte ganz schlichte sprachliche Form gibt – und die lautet:

“Get Things Done!” (ohne -ing!)

- zu deutsch: “Krieg die Dinge geregelt” oder auch einfach “Tu die Dinge jetzt!”

Das beschreibt dann keinen Prozess sondern eine akute aktuelle Handlung im absoluten Hier und Jetzt.

• Ich habe daraus gelernt, dass es keinen Sinn macht, sich zu sehr in der Organisation des Organisierens verlieren.

• Hin und wieder muss ich auch einfach mal die Dinge wirklich erledigen, die gerade anstehen.

Hier ist das Konzept in Buchform beschrieben:

und bei der Wissensagentur gibt es eine Beschreibung der Umsetzung in die Praxis:

• GTD Part 1
• GTD Part 2
• GTD Part 3

Der Begriff “Kaizen” beschreibt in der einschlägigen Literatur die Erhöhung der Effizienz; z.B. im Büro. Vereinfachung von Arbeitsabläufen, Standardisierung der Büroorganisation, Erhöhung von Ordnung und Sauberkeit
Reduzierung von Suchzeiten, das sind so die Schlagworte.

So richtig vorstellen kann ich mir das ja hier in meinem Büro nicht, wenn auch der Wunsch nach einer richtig guten Organisation des ganzen Verwaltungskrams schon sehr stark ist.
Naja, und gestern erhielt ich die Anregung zu einem recht unkonventionellen ersten Schritt: Es wurde nach der Posaunenchorprobe noch etwas spät… ich habe mit J über die universellen Gesetze geredet, eines davon lautet: Deine Gedanken erschaffen die Realität.

Ich habe mir also heute früh meine Gedanken über mein Büro angeschaut und festgestellt, dass da eine ziemliche Nörgelei abgeht:

Ich bin unordentlich. Ich schaffe es nicht, meine Projekte durchzuziehen. Alles ist so chaotisch. Mir fehlt ein Ordnungssystem. Ich habe soviele “Offene Enden”. Mich erdrücken diese Projekte. Ich sollte mal die Fotos einkleben. Da liegen soviele unerledigte Sachen…. Und so weiter.

Jetzt will ich diese Gedanken ändern. Mir ist nicht zu jedem Satz die genaue positive Entsprechung eingefallen, jedoch kann sich die Ausbeute durchaus sehen lassen:

Ich darf Ordnung herstellen. Ich finde ein System, das mir hilft, Ordnung zu halten. Ich kann heute eine Aufgabe abschliessen. Ich kann heute einen Schritt in einem Projekt erledigen. Ich darf einen anderen Weg wählen. Ich kann meine Ideen speichern, aufheben und filtern und setze die wichtigsten um. Ich darf aus den Projekten auswählen. Ich kannn die Fülle der Aufgaben begrenzen. Mein Schreibtisch darf leer sein.

Ich weiss noch nicht, ob das jetzt ein durchschlagender Schritt ist, endlich mal “die Dinge geregelt zu kriegen”, wenn es jedoch wirklich stimmt, dass allein meine Gedanken darüber entscheiden, wie meine Realität um mich herum aussieht (*noch irgendwelche Zweifler hier?*), dann finde ich die zweite Variante der Gedanken jedenfalls um einiges kraftvoller.
Wer weiß? Vielleicht wird ja dadurch diese Entrümpelungs- und Umstrukturierungs-Aktion etwas beschleunigt und unterstützt, das zieht sich nämlich immer ganz schön hin, wenn es nur in Babysteps ablaufen kann.