Artikel-Schlagworte: „Ordnung“

Hier war es in den letzten Tagen sehr ruhig. Ich habe mich mit einem Überblick über meine Finanzen beschäftigt. Es kam ganz ungeplant, weil ich beim Entrümpeln im Büro über meine Bank-Ordner gestolpert bin und es mich diesmal so sehr genervt hat, dass die Verwaltung der verschiedenen Konten bis jetzt so umständlich und ohne Überblick war.

Das hat mich an das Denkmodell von simplify your life erinnert: Die Basis und erste Stufe der “Lebenspyramide” sind die Dinge - wenn dort eine Schneise im Chaos in Form von Entrümpelung oder Vereinfachung geschlagen wurde, dann sind wir in der Lage, zur nächsthöheren Ebene aufzusteigen und dort Ordnung zu schaffen.

Die zweite Ebene beinhaltet die Finanzen. Alles, was sich um das liebe Geld dreht. (Bei simplify gibt es auch ein schönes Bild dieser Pyramide). Erst, wenn auch dort ein schmaler Trampelpfad der Ordnung angelegt wurde, wird es möglich sein, meine Zeit (die dritte Stufe) zu vereinfachen und zu strukturieren.

Soweit das Denkmodell der simplify-Pyramide. Es klingt aufwendig, aber es ist sehr tröstlich, dass man wirklich nur einen ganz kleinen Bereich der jeweiligen Stufe bearbeiten und vereinfachen muss, um dann gleich zu den anderen Stufen voranschreiten zu können.

Das deckt sich auch mit meiner Erfahrung – es ist nicht erforderlich, eine Stufe abschliessend und perfekt aufzuräumen und zu ordnen. Alles, was man überhaupt tut, wirkt als kleine, ansteckende Keimzelle der Ordnung

Nun zu den Finanzen. Ich habe da mal ein paar Fragen:

• Haben Sie einen Überblick über Ihre Konten?
• Wissen Sie, wo welches Geld angelegt ist und welche Rendite es erwirtschaftet?
• Wissen Sie, ob Ihre Freistellungsaufträge nach der Beinahe-Halbierung der Sparer-Freibeträge noch passen?
• Finden Sie auf Anhieb alle Zugangsdaten zu Online-Konten? PIN-Nummern, Passwörter, TAN-Listen? Sind diese an einem einzigen Ort griffbereit?
• Kennen Sie die Höhe der monatlichen Fixkosten? Wissen Sie, wieviel Geld Sie im Monat für Miete oder Kredittilgung, Nebenkosten, Versicherungen und so weiter benötigen?
• Wissen Sie, wofür Sie jeden Tag, jeden Monat und jedes Jahr Ihr Geld ausgeben? Gibt es in der Liste dieser Ausgaben unnötige Posten? Können Sie irgendwo einsparen? Vielleicht an überflüssigen Abonnements oder Mitgliedschaften?
• Gibt es überraschende Ausgaben, die ein immer wiederkehrendes Loch jedes Jahr zur gleichen Zeit in das Girokonto schlagen: ein Jahresbeitrag zur Kfz-Versicherung, die GEZ-Gebühr oder ein nur einmal jährlich fälliger Beitrag zu einer Lebensversicherung?
• Kennen Sie die Höhe Ihrer Schulden? Wissen Sie, wann diese abbezahlt sein werden?
• Haben Sie eine oder mehrere Kreditkarten? Haben Sie dort alles im Griff?

Das ist der Anfang. Diese Tatsachen zu kennen, verschafft ein unbezahlbar gutes Gefühl. Geld ist in unserer westlichen Gesellschaft ein Synonym für Energie. Nehmen Sie Ihre eigene Energie, Ihr eigenes Leben und Ihre Finanzen selbst in die Hand!

Nun Teil zwei:

• Haben Sie eine Vorstellung, was Sie mit Ihrem Geld machen möchten? Welche Wünsche soll es für Sie erfüllen? Möchten Sie ein Eigenheim? Eine sichere Altersvorsorge? Oder gar finanzielle Freiheit, so dass Sie von den Erträgen Ihres Vermögens leben können?
• Welches finanzielle Ziel haben Sie? Ist es erstrebenswert? Haben Sie sich auch mit den Risiken Ihrer Ziele auseinandergesetzt?
  Beispielsweise könnte die derzeit gängige Form der Altersvorsorge mit Fonds und Lebensversicherungen vielleicht nur eine Blase sein, die in einer Weltwirtschaftskrise leicht platzen könnte. Auch ein Eigenheim sollte nur der anstreben, der einen innigen und tiefen Wunsch nach den eigenen vier Wänden hat – billiger und flexibler ist es, zur Miete zu wohnen. Mit dem „eigenen Häuschen“ schafft man sich über Jahrzehnte Verbindlichkeiten.
• Können Sie Durststrecken oder unvorhergesehene Notfälle überstehen oder leben Sie „am Limit“? Diese Schicksalsschläge können von einer banalen Waschmaschinenreparatur über ein erforderliches neues Auto bis hin zur Arbeitslosigkeit reichen.
• Haben Sie eine finanzielle Schwimmweste oder vielleicht sogar ein Rettungsboot?
• Haben Sie einen Master-Plan für Ihre finanziellen Ziele? Können Sie beschreiben, auf welchem Konto welcher Betrag für welchen Zweck arbeitet?
  Sie könnten beispielsweise mehrere Online-Tagesgeld-Konten haben, für die verschiedenen Zwecke: Notfälle oder liquide Reserve, Urlaub und Reisen, Gesundheit und Wellness, Rücklagen für die Steuer (v.a. für Selbstständige!), Weiterbildung, finanzielle Freiheit. Von jedem Einkommen wird dann ein festgelegter Prozentsatz auf diese Konten verteilt.
• Haben Sie Ihre Geld-Anlage auf verschiedene Standbeine aufgeteilt? Ich habe seit längerem ein ungutes Gefühl, alles Geld nur in eine Anlageform, wie z.B. festverzinsliche Sparbriefe anzulegen. Es gibt Empfehlungen, sein Geld zu einem bestimmten Prozentsatz auch in Immobilien, Aktien oder Rohstoffen (beispielsweise Gold) anzulegen. Finden Sie eine für Sie passende Aufteilung!

Erkenntnis des Tages:

Noch nie waren Informationen so leicht zugänglich wie heute. Informieren Sie sich! Nehmen Sie Ihre Finanzen und Ihr Leben selbst in die Hand! Finanzen sind Chefsache!

Sie (und ich) tragen die Verantwortung selbst, das kann Ihnen kein Finanzmakler abnehmen. Zudem sind diese auch darauf angewiesen, eigene Interessen zu vertreten, die sich möglicherweise nicht mit Ihren Interessen decken.

• Lesen Sie, informieren Sie sich und glauben Sie nicht alles. Überprüfen Sie die Fakten und bilden Sie sich eine eigene Meinung. Vor allem: Denken Sie selbst und lassen Sie sich das NIE von jemandem abnehmen!

Ein sehr lesenswertes Buch ist beispielsweise Der Crash kommt von Max Otte. Er beschreibt sehr anschaulich und auch für wirtschaftswissenschaftliche Laien verständlich die Anzeichen, die für das Kommen einer Weltwirtschaftskrise sprechen.
Es gibt derzeit leider zu viele Parallelen zu der Zeit der „Goldenen Zwanziger Jahre“ des letzten Jahrhunderts. Trotz aller Schwarzmalerei zum Platzen der Globalisierungs-Blase gibt es im zweiten Teil des Buches auch Empfehlungen, sich eine finanzielle Schwimmweste oder ein Rettungsboot zu schaffen.

Weitere Buchempfehlungen:

• Das Konzept mit dem Masterplan stammt aus Spar Dich reich von Carol Keefe. Ein sehr lesenswertes Buch!
  

• George S. Clason hat Der reichste Mann von Babylon geschrieben, das anhand von Parabeln aus der reichsten Stadt des Altertums die Grundsätze des Umgangs mit Geld erklärt.
  

Befassen Sie sich mit diesem Thema selbst und überlassen Sie es nicht jemandem anderen, für Sie zu denken!

Für eine funktionierende Projektabwicklung im Sinne von “Getting Things Done” brauche ich eine Übersicht über alle Projekte.

Zur Erinnerung:
Projekt ist alles, was mehr als zwei Schritte erfordert und einen klar definierten Abschluss hat.

Beispiele:

• “Abnehmen” ist ein Projekt, wenn eine Ziel-Vorstellung vorhanden ist (“70kg wiegen” oder “5 kg abnehmen”)
• “Ernährung umstellen” ist eher ein Prozess. Ernähren tut man sich jeden Tag und insofern ist es schwer ein abschließendes Maß der Dinge zu finden, das einem signalisiert: “so – jetzt habe ich meine Ernährung umgestellt!” – hier sind Strategien gefragt, die helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren.

Zurück zu den Projekten und deren Handhabung im Alltag:

Bisher habe ich immer ein bisschen einen Knoten hineingebracht, weil ich die Nummerierung der Hängemappen als Projektnummer übernommen habe und auch im Explorer meines Computers diese Mappennummer verwendet habe. Das erzeugt Durcheinander, weil nicht alle Projekte im Explorer auftauchen und nicht alle Projekte in den Hängemappen sind.

Leider gibt es auch noch andere Projekte – solche die niemals im Computer bearbeitet werden und somit im Explorer keinen Platz brauchen. Oder Projekte, die für Hängemappen viel zu groß sind und an anderer Stelle gelagert werden müssen, etwa Hausapotheken, Bastelsachen-Schränke und so weiter…

Wie sieht nun eine mögliche Lösung aus?

Ich habe mir in Excel eine Datei gestrickt, die zu jedem neuen Projekt erst einmal eine Projektnummer vorsieht. Die Überschriften der ersten drei Spalten lauten: Projektnummer – Projektname – Ort.

• Projektnummer: ich finde eine Variante ganz praktisch, die das aktuelle Jahr beinhaltet: z.B. “07-001“
• Projektname: Einige wenige Schlagwörter zur Beschreibung, beispielsweise “Garten – Planung“
• Ort: Hier gibt es Kürzel für den jeweiligen Fundort der Projektunterlagen.
• Projekte, die NUR im Computer existieren erhalten ein Kürzel “E01″ (und natürlich fortlaufend nummeriert) – das E steht für Explorer.
• Projekte mit Schriftverkehr (hier fließt also reales, bedrucktes A4-Papier) lassen sich bis zu einem gewissen Umfang in Hängemappen einordnen.Ich habe lange mit dem System von Classei experimentiert und bin dann doch wieder zu der klassischen Hängemappe zurückgekehrt. Classei eignet sich meines Erachtens nicht für diese 20 Hängemappen, die immer wieder wechselnde Projekte aufnehmen sollen. (Classei eignet sich hervorragend für ein Archiv, das nur hin und wieder benutzt wird und dessen Inhalt einen gewissen Umfang pro Mappe nicht übersteigt).
  Die Hängemappen bezeichne ich mit z.B. “M01″ – dieses Kürzel also bei den entsprechenden Projekten in Spalte 3.
• Riesige Projekte, die soviel Papier beinhalten oder so sperrig sind, dass sie nur noch in irgendwelchen Kisten gelagert werden können, erhalten in der Spalte 3 ein Kürzel in der Form “K01″ – und die entsprechende Kiste einen entsprechenden Aufkleber. Das funktioniert auch mit Schuhschachteln oder Umzugskartons.

Für Perfektionisten können noch Spalten mit weiteren Informationen hinzukommen:

• Erledigungsdatum
• Rechnungsnummer (für Selbstständige)
• Projektart (privat oder beruflich)
• Status (erledigt, offen, …)
• Priorität (z.B A bis D)

Schön ist bei Excel die Möglichkeit, Zeilen mit erledigten Projekten auszublenden, so hat man auf einen Blick eine Übersicht über die anstehenden Projekte. Desweiteren kann man innerhalb der Spalten aufsteigend alphabetisch sortieren. Das bedeutet im Klartext, ich kann

• chronologisch nach der Projektnummer (z.B. 07-001)
• nach Fundort (z.B. E01 – M01 – K01)
• nach Priorität (A – D)

sortieren. Besonders spannend ist die Variante, jedem Projekt gefühlsmäßig und spontan eine Priorität zu geben und dann nochmal zu sortieren. Plötzlich sieht man schwarz auf weiß, welche Projekte wirklich wichtig sind und welche Projekte eher lustiger Zeitvertreib.

Meine Priorisierung bedeutet:

• A – wichtig, vielversprechend, ertragreich
• B – wichtig, hilfreich, jedoch nicht ganz so aussichtsreich. zweitrangig.
• C – wäre ganz schön, wenn ich das auf die Reihe kriege
• D – na ja, wenn es dieses Quartal nicht klappt, dann halt nächstes.

Die Einführung der Projektnummer mag auf den ersten Blick umständlich erscheinen. Mir jedoch hilft sie ungemein, Klarheit darüber zu gewinnen, was denn nun ein Projekt ist und was nicht. Allein der Eintrag in diese Liste ist eine Selbstverpflichtung oder eine Art Auftragserteilung.

Zudem erleichtert mir die Übersichtsliste in jeder Hinsicht die Arbeit, denn ich habe auf einem einzigen Blatt Papier alle wichtigen Aufgaben der nächsten Zeit sichtbar und parat.

Und darüberhinaus kann ich mit der Projektnummer endlich auch im Wiki (für fortschreitende GTD-ler) sinnvolle Seiten anlegen. Da steht und fällt ja alles mit einer sauberen Verlinkung.

Mein besonderer Dank gilt auch hier wieder mal der Wissensagentur, die mir schon vor einiger Zeit die Anfänge dieses Systems näher gebracht hat und mir auch heute wieder mit Rat und Tat für diese speziellen Fragen in punkto excel beigestanden ist

• Erkenntnis des Tages:
  Das war sauviel Arbeit – ein aufgeräumter Explorer ist jedoch Gold wert.

Irgendwie bedrückt mich das vorweihnachtliche Chaos ein wenig. In meinem Büro schaut es ziemlich furchtbar aus und die Chancen, dass alles Entrümpeln und Aufräumen wieder mal zu einem Silvester-Vorsatz wird, stehen gut. Warum nur ist es so schwer, Überflüssiges los zu lassen?

Gerade vor Weihnachten vervielfacht sich der Stress und es steht 1 zu 12, dass auch noch irgendein lieber Mensch ausgerechnet im Advent Geburtstag hat. Chaos, fehlender Überblick, Druck und Streß prägen (bei mir) die “stade” Zeit.

Ein Telefonat mit der Wissensagentur hat mir wieder einmal eine Tatsache von “Getting Things Done” ins Gedächtnis gerufen, die ich schon seit einiger Zeit verdrängt hatte. David Allen schreibt in “Wie ich die Dinge geregelt kriege”, das die Startbahn frei sein muss, wenn man mit dem Flugzeug fliegen will.

Schon damals habe ich beim Lesen des Buches eine Zeichnung dazu angefertigt… die habe ich mir jetzt wieder herausgesucht.

Außerdem habe ich gestern meinen Schreibtisch b l i t z e b l a n k aufgeräumt. Es ist NIX mehr drauf.

Und jetzt stellt sich so langsam das Gefühl ein, ich könnte ja diese eine Mappe auf den Schreibtisch legen und durchsehen und verschlanken… oder diese Kiste mit den CD`s für den Computer… mal gucken, welche Datensicherung noch wichtig ist….

Mit der freien Startbahn habe ich endlich Platz, um so ein Projekt zu starten. Dann finde ich auch die nötigen 15 Minuten.

Ich war zu lange gedanklich auf der Ebene 2, ohne mich um den Zustand meines Rollfeldes zu kümmern.

Ich bin beim Entrümpeln meines Büros auf große innere Widerstände gestoßen. Immer wieder habe ich einen Anlauf genommen, um dem Chaos Herr zu werden. Doch immer, wenn ich das überquellende Regal voller “clutter” (Gerümpel) gesehen habe, bin ich wie Frau Lot zur Salzsäule erstarrt.

Nicht einmal das Flylady-Tool “You can do everything in 15 minutes” hat mir geholfen, denn beim Anblick des Regals war ich wie gelähmt und konnte keinen Timer mehr in die Hand nehmen.

Was hier einzig und allein geholfen hat, ist fremde Hilfe. Eine liebe Freundin oder sogar ein professioneller Aufräum- und Organisationsdienst kann in solchen schweren Fällen das Anfangen erleichtern.

Es ist eine ganze Kette von Entscheidungen notwendig, das macht es so schwer. An vielen Dingen klebt eine Erinnerung, eine Geschichte und die Summe dieser (meistens nicht so tollen) Energien verursachen dieses Verharren und den Stillstand. Viel Schuld und Selbstvorwürfe und Perfektionismus klebt in so einem gordischen Knoten.

Ich habe gestern in fünf Stunden (!) diesen gordischen Knoten entwirren können.
Dabei haben wir allen in diesem Regal gelagerten Gegenständen wieder Kategorien zugeordnet und alles konnte in der Wohnung an einen angestammten Platz gebracht werden.

Für einige Dinge wurde endlich erstmals ein angestammter Platz gefunden. Und das ist das Geheimnis der Ordnung:

• Alle Dinge an ihrem Platz
• für alles einen Platz finden.
• Und was wirklich Gerümpel ist, wandert in den Müll.

Flylady sagt hier:

You can´t organize clutter, you can only get rid of it!
(Du kannst Gerümpel nicht organisieren, Du kannst es nur loswerden!)

Wir haben es alle verdient, dass unser Leben wieder in Fluss kommt. Da darf man auch einmal um Hilfe bitten.

Ich schufte heute schon wie wild an meinem Wiki, es ist so genial. Dank Alexandras Anstoß zu mehr Projektmanagement in dieser netten Büro-Kaizen-Aktion (nicht zu verwechseln mit Büro-Harakiri, gerät ja so leicht durcheinander, das asiatische Zeugs) habe ich jetzt bereits eine wunderbare Liste meiner Projekte, in vielen ist sogar schon der nächste Schritt definiert.
Ganz wichtig ist die Trennung in berufliche und private Projekte gewesen, die ich ohne externen Rat so nicht vollzogen hätte, es macht jedoch Sinn: Die beruflichen Projekte sind jetzt überschaubar, gebündelt, auch alphanumerisch durch das “P” von den anderen, privaten Projekten getrennt. Dumm, dass Privat auch mit P anfängt, so habe ich die Privaten oder individuellen Projekte eben mit A01 usw. durchnummeriert. Die beruflichen Projekte sind jetzt auch räumlich in ein und derselben Kiste beisammen, da muss ich nicht erst ein Meer von Mappen durchwühlen, um an die relevanten Mappen zu kommen.
Berufliches Projekt ist alles, was Einkommen bringt oder der Vorbereitung desselben dient, also nach außen orientiert ist.

Meine privaten Projekte sind zum Beispiel meine beiden Patenkinder, denn da lassen sich eine ganze Menge verschiedener Schritte festmachen (das wären eigentlich fast Unterprojekte): Taufkerzen, Geldanlagen, Geschenkideen, …

Privatprojekt sind auch Geldanlageprojekte, Bildersortier- und Nachbestell-Aktionen oder die Zahnsanierung …

Mit zunehmender Leerung meines Eingangskorbes (jetzt neu: Serientermin im Outlook jede Woche) gewinne ich auch immer besser die Übersicht und die Sicherheit in der Unterscheidung:

• Ist es ein Projekt?
• Ist es privat oder beruflich?
• was ist der nächste Schritt?
• Kann ich es in zwei Minuten erledigen?
• An welche Stelle gehört dieses verd.. Papier, das da an meiner linken Hand klebt?
• …

Wenn ich noch mehr Fragen-komma-gute finde, dann werde ich sie nachreichen, ansonsten wenden Sie sich bitte vertrauensvoll an die Wissensagentur.

In den Kinderzimmern habe ich gerade Möbel gerückt. Bei Sohnemann schaut das jetzt richtig gut aus. Irgendwie viel klarer als vorher.

Das Zimmer meines Mädels ist ziemlich widerspenstig. Ich hab kein gutes Gefühl, das Bett zu verrutschen, irgendwie höre ich da bereits den Protest meiner Tochter….vielleicht steht´s ja bereits an der richtigen Stelle?
Naja. Mein brilliantes Söhnlein wird sicher auch erst mal maulen, schließlich sind Veränderungen etwas ganz Furchtbares für Kinder.
Für mich sind aber diese andauernden Störungen meiner Nachtruhe ganz furchtbar und wenn die Kids in den umgestellten Betten dann besser schlafen, lohnt es sich, das Experiment zu wagen.
Ich bin gespannt.

Nachtrag:
Mein Söhnlein Brilliant sagte: “Das hast Du gut gemacht, Mama”
- er war vollständig begeistert und hat sich zum Mittagsschlaf mit einem Jauchzer in das neu positionierte Bett geworfen. So kann man sich täuschen.

Und: jetzt ist die Basis gelegt zur endgültigen Möblierung und endlich auch Dekoration… so kahl wie bisher soll es nicht bleiben. Ich mache mich jetzt auf die Suche nach Baggerbildern im Internet… Sohn liebt Baufahrzeuge (wie alle Söhne der Welt?)