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Eine große Arbeits-Erleichterung ist es, zu wissen, welche Projekte bevorzugt bearbeitet werden müssen. Der ein oder andere wird vielleicht bereits das Eisenhower-Prinzip kennen, das helfen soll, Prioritäten zu vergeben.

A, B, C, D bezeichnet die Rangfolge und geordnet werden die Projekte in einer Matrix mit den Achsen “unwichtig – wichtig” und “hat Zeit – dringend”. Auf methode.de gibt es eine ausführliche Beschreibung des Prinzips.

Diese Methode hat meiner Meinung nach zwei gravierende Nachteile:

Ich bin kein Präsident, somit kann ich Projekte nicht unbedingt delegieren und es gibt auch eine Menge Projekte, die ich nicht einfach in den Papierkorb fallen lassen kann, schließlich sind viele Dinge einfach wünschenswert, auch wenn ich sie nicht sofort umsetzen kann.

Hier habe ich jetzt mal ein Beispiel aus meinem Evernote, damit man es sich leichter vorstellen kann, wie ich die Projekte sortiere:

Evernote erlaubt es, einen Filter einzurichten, der z.B. alle Notizen nach der Flaggenfarbe sortiert.

Ich habe meine Projekte in vier Kategorien unterteilt:

• Dringend: Alles, was definitiv einen Termin hat. Wenn ich ein Projekt am 1. September abgeben muss, dann muss es in den nächsten 5 Wochen vor dem Urlaub einfach erledigt werden, oder eben nicht.
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• Wichtig: Meine sogenannten “VIP-Projekte“.
  Hier landen die Vorhaben, die mich definitiv weiter bringen, auch wenn mir niemand durch einen Termin von außen Druck macht. Wichtige Projekte eben.
  Diese “großen Steine” müssen ins Glas, bevor der Alltags-”Sand” dazugefüllt wird.
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• Demnächst: Hier landen die Projekte, die – wie der Name schon sagt – demnächst mal wichtig werden, aber derzeit noch nicht anbrennen. Es ist quasi im Moment noch egal, ob das Projekt nächste oder übernächste Woche erledigt wird; Hauptsache, es wird nicht vergessen!
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• Wünschenswert: Diese Liste ist stark verwandt mit der Liste Vielleicht/ Irgendwann. Es handelt sich hier um die berühmten ‘Ich sollte mals’ nach dem Muster: ‘Ich sollte mal den Keller entrümpeln’.
  Naturgemäß sind hier viele Dinge, die sich erst mal riesengroß anfühlen:
  - Eine Notfallmappe anlegen und alle Familiendokumente ordnen.
  - Die Ablage im Büro vereinfachen.
  - Die Wohnung renovieren.
  Der Trick ist, dass diese Projekte bereits jetzt eine Projektnummer haben und somit regelmäßig gedanklich durchgekaut werden. Irgendwann sind dann konkrete Ziele ermittelt und erste Teilprojekte abgeleitet, so dass einer Umsetzung nichts mehr im Wege steht.

Jetzt kommt die simple Anwendung:

• Jeden Tag die dringenden Projekte durchschauen und sich mindestens einen Schritt vorknöpfen.
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• Jeden Tag auch die wichtigen Projekte durchsehen und entscheiden, ob es einen ‘großen Stein’ gibt, der ‘ins Glas’ gelegt werden kann.
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• Jede Woche die beiden anderen Listen Demnächst und Wünschenswert durchsehen, Notizen ergänzen, Ideen festhalten und bei Bedarf die Farbe der Flagge auf ‘Dringend’ oder ‘Wichtig’ ändern.

Da alle Projekte in Evernote auch der Reihe nach in der Rubrik ‘Projekte’ stehen, besteht natürlich auch die einfache Möglichkeit, sich diese Kategorie völlig unsortiert als Ganzes vorzunehmen. Auf diese Weise behält man auch leicht den kompletten Überblick über alle anstehenden Projekte, z.B. per Ausdruck oder Liste.
So sieht der Ausschnitt aus der Projekt-Kategorie aus: