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Die Organisation anstehender Projekte ist ein leidiges, weil nahezu unendliches Thema. Jedes Projekt verlangt, eine gewisse Zahl an Schriftstücken, Ideen, Notizen und Referenzmaterial zusammen zu halten. Bei den unterschiedlichen Projekten ist das oft sehr bunt gemischt.

Ich habe es lange mit Hängemappen versucht. Die simplify-Idee vom “gedrehten Stapel” ist sehr einleuchtend. Das schaut dann so aus:

Wie man sieht, sieht man nichts.

Für mich als Augentierchen ist das ein gravierender Nachteil: ich brauche hier eine zusätzliche Liste, um zu wissen, was in welcher Mappe lagert. Fazit: Wenig praxistauglich.

Auch die Umstellung auf das Classei-System war kein echter Fortschritt. Die Hängemappen sind lediglich dünner, man spart wirklich Platz, aber das grundsätzliche Problem ist das gleiche. Nicht-Sichtbarkeit des Inhaltes.

Das habe ich gemerkt, als ich bei einer längeren Suche ein bestimmtes Thema in drei verschiedenen Mappen gefunden habe, jeweils mit einem anderen Stichwort, das jedesmal für mich total zutreffend war, jedoch ein halbes Jahr später habe ich eben ein anderes Schlagwort benutzt… Fazit: die Wiederfindbarkeit ist ebenfalls sehr begrenzt.

Auch eine Schlagwortkartei in Evernote oder der Versuch, meine Projekte mittels Nummern zu sortieren, ist nur von begrenztem Erfolg. Das merke ich jedesmal, wenn mehr als eine Woche zwischen den echten Arbeitsprozessen verstrichen ist und ich wieder mal bei Null angefangen habe.

Immer das gleiche Problem: Alle Verzeichnisse und Listen und Sortierkriteren sind entweder Wörter oder Nummern gewesen. Nix für die Augen…

Das taugt mir als visuell orientiertem Menschen nicht. Ich brauche Bilder.
Meine Lösung sieht jetzt so aus:

Ich habe transluzente Clip-Mappen gefunden.
Darin ist jeweils EIN Projekt hineingeklemmt.
Manche haben noch einen “Umschlag” aus einem gefalteten A3 oder A4-Blatt, das ein Titelbild trägt. Ganz fix skizziert oder ein für das Projekt typisches Bildchen ausgedruckt.

Oder wenigstens der Name/Titel in großen bunten Buchstaben auf dem Titelblatt. Vielleicht auch als Birkenbihl`sches KAWA…

Abgeschaut habe ich mir diese Idee in dem Architekturbüro, in dem ich seinerzeit mein Praxissemester hatte: Dort wurden alle Unterlagen zu einer Planung in einer Papp-Mappe gesammelt – und weil man in einem Architekturbüro immer wenigstens eine Skizze eines Bauvorhabens hat, war als Titelblatt eben eine Kopie des Entwurfes mit einer charakteristischen Ansicht des Häuschens auf die Mappe draufgeklebt. Manche Mappen waren so dick, dass der Inhalt mit großformatigen Gummiringen zusammengehalten werden musste. Die schicken Clipmappen gab es damals noch gar nicht.

Übrigens tut es der Umschlag aus einem gefalteten Papier auch ohne die Clipmappe, ich mag lediglich sehr gerne die schönen Farben der Clips und die Tatsache, dass alles wirklich fest beieinander klemmt. Und wenn die Mappe zu voll ist, dann muss eben ausgemistet werden… oder in Teilprojekte zerlegt werden….

Viel Spass bei der visuellen Ablage!

Die Mappen gibt es übrigens günstig bei Aldi, Mc Geiz oder sogar bei amazon:

Zeit die wir uns nehmen, ist Zeit, die uns etwas gibt.

Ernst Ferstl

Wofür können Sie sich heute Zeit nehmen?

Ich habe mir heute seit langem wieder Zeit genommen für zwei Flylady-Schritte.

• Den Timer auf 5 Minuten gestellt und ein Five-minute-room-rescue durchgeführt.
• Dann den Timer auf 15 Minuten und genauso lange “decluttert” – ausgemistet. Am dringendsten nötig war es beim Papierberg im Büro-Eingangskorb. Und siehe da: er ist nur noch halb so hoch.

Ich habe jetzt in nur 20 Minuten ein fast ordentliches Wohnzimmer (ich sage nur: Lego!) und das Gefühl, dass sich mit dem Papierkram wirklich was vorwärts bewegt hat. In 15 Minuten kann man ungalublich viel erledigen oder einen Schritt vorwärts bringen oder endgültig ablegen bzw. abhaken.

Irgendwie bedrückt mich das vorweihnachtliche Chaos ein wenig. In meinem Büro schaut es ziemlich furchtbar aus und die Chancen, dass alles Entrümpeln und Aufräumen wieder mal zu einem Silvester-Vorsatz wird, stehen gut. Warum nur ist es so schwer, Überflüssiges los zu lassen?

Gerade vor Weihnachten vervielfacht sich der Stress und es steht 1 zu 12, dass auch noch irgendein lieber Mensch ausgerechnet im Advent Geburtstag hat. Chaos, fehlender Überblick, Druck und Streß prägen (bei mir) die “stade” Zeit.

Ein Telefonat mit der Wissensagentur hat mir wieder einmal eine Tatsache von “Getting Things Done” ins Gedächtnis gerufen, die ich schon seit einiger Zeit verdrängt hatte. David Allen schreibt in “Wie ich die Dinge geregelt kriege”, das die Startbahn frei sein muss, wenn man mit dem Flugzeug fliegen will.

Schon damals habe ich beim Lesen des Buches eine Zeichnung dazu angefertigt… die habe ich mir jetzt wieder herausgesucht.

Außerdem habe ich gestern meinen Schreibtisch b l i t z e b l a n k aufgeräumt. Es ist NIX mehr drauf.

Und jetzt stellt sich so langsam das Gefühl ein, ich könnte ja diese eine Mappe auf den Schreibtisch legen und durchsehen und verschlanken… oder diese Kiste mit den CD`s für den Computer… mal gucken, welche Datensicherung noch wichtig ist….

Mit der freien Startbahn habe ich endlich Platz, um so ein Projekt zu starten. Dann finde ich auch die nötigen 15 Minuten.

Ich war zu lange gedanklich auf der Ebene 2, ohne mich um den Zustand meines Rollfeldes zu kümmern.

Gestern abend habe ich ein längeres Telefonat mit Alexandra geführt, das bei mir so einige Knoten in Punkto Büro-Organisation platzen ließ. Seitdem bin ich hochmotiviert, endlich Ordnung und System in die Ablage zu bringen! (Dafür sind gleich nachher die nächsten 15 Minuten fällig!)
Auf ihrer Seite gibt es auch einen wunderschönen Aufruf, seine Methoden beizutragen, wie “man so die Dinge geregelt kriegt”.
Das werde ich in Kürze auch mal schreiben, denn jetzt habe ich endlich einen Überblick über meine Methoden *grins*
Zentrales Werkzeug ist das Wiki - aber hier ist ja nur die Vorankündigung… der Timer ruft!