Archiv für die Kategorie „Selbstorganisation“

Im Web exisiteren eine ganze Menge sehr hilfreicher Blogs und Beiträge. Eine Artikelserie zu Steven R. Coveys “7 Wege zur Effektivität” habe ich beispielsweise bei Evomend gefunden.

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Der neueste Beitrag beschreibt, wie man das Wichtigste zuerst tun kann und gibt eine hervorragende Einführung in das Konzept, in Rollen zu denken. Insofern passt das aufs Genaueste zu meinem letzten Eintrag ‘Wieviel Planung ist gesund?’

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Sehr gut gefällt mir jeweils der persönliche Kommentar (“Mein Eindruck”) am Ende des Artikels – und lesenswert sind sie alle…
Hier gibt es einen Überblick über die ganze Artikelserie:

www.evomend.net

Momentan sind bereits vier von geplanten 8 Beiträgen erschienen.

Und hier gibt es das Original in ungekürzter Fassung :

Planung ist was Feines. Man kann ja sein ganzes Leben mit Plänen, Wünschen und guten Vorsätzen verbringen. Im ganzen Hin und Her rund um den Jahreswechsel und im Dickicht der Blogartikel zu den guten Vorsätzen und der Zielsetzungen für 2008 habe ich darüber hinaus auch noch einen sehr radikalen Rat bekommen:

• Entplanen! – Das bedeutet: Aufhören, sich irgendetwas vorzunehmen, irgendetwas zu planen und irgendetwas zu wünschen. Und das geht nur wenn man es von jetzt auf nachher bleiben lässt, quasi wie beim Rauchen aufhören.

Zuerst war ich verunsichert. Nichts mehr planen, sich nur noch ganz dem Augenblick hingeben, mich nur noch den Menschen um mich herum widmen, das Leben fließen lassen… Das klang für mich auch nach einem sehr weisen Rat, der im Kern möglicherweise richtig ist. Doch irgendetwas nagte in mir und sagte, dass es für mich nicht passt. Bin ich noch nicht reif für das Leben im Hier und Jetzt?

Einige gute Gespräche später wusste ich, was nicht zu mir gepasst hat: Der Ratschlag stammte von einer Person, die in ihrem Leben vermutlich sehr viele Enttäuschungen hinnehmen musste, so dass die Überlebensstrategie, die derjenige entwickelt hatte, alles Wünschen und Wollen abgeschnitten hat, um weitere Enttäuschungen zu vermeiden.

So habe ich diesen radikalen Rat guten Gewissens wieder über Bord geworfen und mich erneut dem Planen zugewendet. Die Kunst besteht ja in der richtigen Dosis der Planung, denn ein Zuviel kann einen ja buchstäblich festnageln und unflexibel machen.

Leben ist das, was dir passiert, während du andere Pläne machst.

John Lennon

Mit Lennons Spruch im Ohr habe ich mir jetzt eine neue Art der Planung ausgesucht und praktiziere seit zwei Wochen die Wochenplanung, die Stephen R. Covey in seinen Büchern empfiehlt. Und zwar in einer von der Wissensagentur abgewandelten Fassung, die Sie hier als Excel-Datei herunterladen können: covey-wochenblatt.xls
Um Coveys Prinzipien zu verstehen, können Sie sich evtl. mit seinen Büchern befassen: unter anderem mit “Der Weg zum Wesentlichen” (hier mit einer Rezension via Wissensagentur) und “Die 7 Wege zur Effektivität. Prinzipien für persönlichen und beruflichen Erfolg“. Für mich war eine Hörbuchfassung ideal, das verkürzt lange Autofahrten.

Mir sind vor allem zwei Geschichten im Gedächtnis geblieben, die sehr gut illustrieren, um was es geht:

1. Die Säge schärfen

Auf einer Lichtung im Wald arbeitet ein Holzfäller, sichtlich angestrengt, der Schweiß rinnt ihm in Strömen übers Gesicht. Auf die Frage, warum er denn nicht einen Moment Pause mache, um seine Säge zu schärfen, antwortet der erschöpfte Waldarbeiter: “Keine Zeit! Ich muß sägen.”

Das “Schärfen der eigenen Säge” beinhaltet, sich um sein…

• körperliches,
• geistiges,
• seelisches und
• emotional-soziales Wohlbefinden
  …zu kümmern.

Damit ist auch auf einen Schlag klar, dass Sport, Bewegung, Meditation, Lernen oder gesunde Ernährung nicht irgendein Projekt mit der Nummer XY sein können, zu erledigen, wann auch immer vielleicht dieser eine geeignete Tag kommen mag…

Nein, diese Dinge “schärfen die Säge” und machen mich mit meinem Körper, meinem Verstand und meinen Gefühlen überhaupt erst handlungsfähig. Vernachlässige ich dies, habe ich einen hohen Preis zu zahlen.
Die gute Nachricht ist: Mit dem Wochenplan kann ich kleinste Schritte in diesen Bereichen planen und mein bisheriger Praxistest zeigt: auch umsetzen. Mehr jedenfalls als in den Zeiten, wo dieser Prozess noch ein “Projekt” war.

Die folgende Geschichte kenne ich schon sehr lange und sie ist mir in Coveys Hörbuch erneut begegnet:

2. Das Wichtige zuerst

Der alte Professor nahm unter dem Tisch, der ihn von den Studenten trennte, ein riesiges Glas hervor und stellte es auf den Tisch. Danach nahm er ein Dutzend Steine, ungefähr so groß wie Tennisbälle, und legte sie vorsichtig einer nach dem anderen in das große Glas. Als das Glas gefüllt war und es unmöglich war, noch einen zusätzlichen Stein hinzuzufügen, blickte der alte Professor zu seinem Publikum und fragte: „Ist das Glas voll?”

Alle antworteten: „Ja!” Er wartete noch ein paar Sekunden und fügte hinzu: „Wirklich?”
Er beugte sich dann nochmals und nahm unter dem Tisch einen Behälter voll Kies hervor. Mit Sorgfalt kippte er diesen Kies auf die großen Steine und schüttelte dabei leicht sein Glas. Der Kies rieselte zwischen den Steinen bis zum Glasboden.

Der alte Professor blickte nochmals auf sein Publikum und fragte wieder: „Ist dieses Glas voll?” Dieses Mal durchschauten die Schüler sein Spielchen. Einer davon antwortete: „Sehr wahrscheinlich nicht!” „Gut” antwortete der alte Professor.

Er beugte sich wieder und dieses Mal nahm er unter dem Tisch einen Kessel voll Sand hervor. Vorsichtig kippte er den Sand in das Glas. Der Sand füllte die Löcher zwischen den Steinen und dem Kies. Er fragte noch einmal: „Ist das Glas jetzt voll?”
Jetzt hatten die Studenten begriffen und ohne zu zögern riefen sie: „Nein!”

„Gut!” antwortete der alte Professor. Und wie es zu erwarten war, nahm der alte Professor einen Wasserkrug und füllte das Glas bis zum oberen Rand. Er blickte dann auf seine Gruppe und fragte: “Was lernen wir daraus?”

Ein Teilnehmer antwortete: „Das beweist, dass wenn man auch glaubt, der Tagesplan sei vollständig voll, man immer noch etwas in die Lücken quetschen kann, wenn man wirklich will.”

„Nein!” antwortete der alte Professor. „Es ist nicht das. Es beweist, dass wir die großen Steine nicht untergebracht hätten, wenn wir sie nicht als erstes hineingelegt hätten.”

Die großen Steine sind natürlich eine Methapher für die wirklich wichtigen “Dinge” im Leben: die Menschen, die man liebt, die Familie, die Freunde, die eigene Gesundheit, die Lebensfreude, der Lebenssinn.

Einen Teil dieser wichtigen Dinge kann man bereits in das gedachte Glas legen, wenn man sich um das Schärfen der eigenen Säge kümmert.
Die weiteren wichtigen und großen Steine findet man, wenn man sich mit den Rollen auseinandersetzt, die man so im Laufe der Zeit angenommen hat: Vater/Mutter, Ehemann/Ehefrau, Familienmitglied, Kind, Schüler, Student, Ehrenamt, Beruf, Karriere, Verein, Freunde… und, und, und.

In Coveys Wochenplanung ist eine Liste mit den 7 wesentlichen Rollen vorgesehen und daraus entwickelt man eine Liste mit den wichtigsten Zielen für diese Rollen in dieser Woche. Es müssen auch nicht in jeder Woche alle Rollen mit Zielen versehen werden, über die Zeit merkt man dann schon, in welcher Rolle es hakt…

Der wichtigste Schritt neben dem Aufstellen des Wochenplans ist die Überprüfung der Ergebnisse. In der letzten Spalte können die erledigten Dinge abgehakt werden.

Ganz wichtig: man notiert sich, warum man etwas eben nicht erledigt hat, wenn es unerledigt blieb. Das fördert Blockaden und Hindernisse zutage: Liegt es an fehlender Motivation? Fehlt eine Information? Fehlt ein vorangehender notwendiger Schritt? Oder ist es etwa ein Ziel, das nicht mein eigenes ist – ein “Ich-sollte-mal-Ziel”?

In der überarbeiteten Fassung des Wochenplan-Formulars fehlt die detaillierte Liste mit Tagen und Uhrzeiten, die bei Covey noch Bestandteil ist. Das würde schon wieder eine Fixierung auf Termine bedeuten und gerade die Freiheit, eine wichtige Aufgabe dann zu erledigen, wenn es gerade hineinpasst, finde ich sehr reizvoll. Es ist ja doch der Plan da – und wenn etwas unerledigt bleibt, merke ich das in der Überprüfung und dann kann ich für die Folgewoche einen realen Termin im Kalender freischaufeln… wenn es denn WIRKLICH wichtig ist.

Kurzanleitung:

• Säge schärfen
• Rollen identifizieren
• Ziele für jede Rolle definieren
• die Woche laufen lassen
• Überprüfung

Ich schreibe in den freien Raum unten auf der Seite auch noch ein Wochenfazit und für die Überprüfung nehme ich die Farben der Ampel: Grün für “hochzufrieden”, Gelb für “verbesserungswürdig” und Rot für “Auweia! – hier hakt es”.

Probieren Sie die Wochenplanung und staunen Sie bereits in der ersten Woche über die Ergebnisse.

edit: Die Excel-Datei passt bei mir auf eine DinA4-Seite. Bitte passen Sie die Seitenränder in der Seitenansicht oder mittels der Seitenumbruch-Vorschau passend für Ihren Drucker an.

Die Organisation anstehender Projekte ist ein leidiges, weil nahezu unendliches Thema. Jedes Projekt verlangt, eine gewisse Zahl an Schriftstücken, Ideen, Notizen und Referenzmaterial zusammen zu halten. Bei den unterschiedlichen Projekten ist das oft sehr bunt gemischt.

Ich habe es lange mit Hängemappen versucht. Die simplify-Idee vom “gedrehten Stapel” ist sehr einleuchtend. Das schaut dann so aus:

Wie man sieht, sieht man nichts.

Für mich als Augentierchen ist das ein gravierender Nachteil: ich brauche hier eine zusätzliche Liste, um zu wissen, was in welcher Mappe lagert. Fazit: Wenig praxistauglich.

Auch die Umstellung auf das Classei-System war kein echter Fortschritt. Die Hängemappen sind lediglich dünner, man spart wirklich Platz, aber das grundsätzliche Problem ist das gleiche. Nicht-Sichtbarkeit des Inhaltes.

Das habe ich gemerkt, als ich bei einer längeren Suche ein bestimmtes Thema in drei verschiedenen Mappen gefunden habe, jeweils mit einem anderen Stichwort, das jedesmal für mich total zutreffend war, jedoch ein halbes Jahr später habe ich eben ein anderes Schlagwort benutzt… Fazit: die Wiederfindbarkeit ist ebenfalls sehr begrenzt.

Auch eine Schlagwortkartei in Evernote oder der Versuch, meine Projekte mittels Nummern zu sortieren, ist nur von begrenztem Erfolg. Das merke ich jedesmal, wenn mehr als eine Woche zwischen den echten Arbeitsprozessen verstrichen ist und ich wieder mal bei Null angefangen habe.

Immer das gleiche Problem: Alle Verzeichnisse und Listen und Sortierkriteren sind entweder Wörter oder Nummern gewesen. Nix für die Augen…

Das taugt mir als visuell orientiertem Menschen nicht. Ich brauche Bilder.
Meine Lösung sieht jetzt so aus:

Ich habe transluzente Clip-Mappen gefunden.
Darin ist jeweils EIN Projekt hineingeklemmt.
Manche haben noch einen “Umschlag” aus einem gefalteten A3 oder A4-Blatt, das ein Titelbild trägt. Ganz fix skizziert oder ein für das Projekt typisches Bildchen ausgedruckt.

Oder wenigstens der Name/Titel in großen bunten Buchstaben auf dem Titelblatt. Vielleicht auch als Birkenbihl`sches KAWA…

Abgeschaut habe ich mir diese Idee in dem Architekturbüro, in dem ich seinerzeit mein Praxissemester hatte: Dort wurden alle Unterlagen zu einer Planung in einer Papp-Mappe gesammelt – und weil man in einem Architekturbüro immer wenigstens eine Skizze eines Bauvorhabens hat, war als Titelblatt eben eine Kopie des Entwurfes mit einer charakteristischen Ansicht des Häuschens auf die Mappe draufgeklebt. Manche Mappen waren so dick, dass der Inhalt mit großformatigen Gummiringen zusammengehalten werden musste. Die schicken Clipmappen gab es damals noch gar nicht.

Übrigens tut es der Umschlag aus einem gefalteten Papier auch ohne die Clipmappe, ich mag lediglich sehr gerne die schönen Farben der Clips und die Tatsache, dass alles wirklich fest beieinander klemmt. Und wenn die Mappe zu voll ist, dann muss eben ausgemistet werden… oder in Teilprojekte zerlegt werden….

Viel Spass bei der visuellen Ablage!

Die Mappen gibt es übrigens günstig bei Aldi, Mc Geiz oder sogar bei amazon:

Tja, das Telefonieren per Internet ist eine unendliche Geschichte…

Heute habe ich die Einzelverbindungen der Oktober-Rechnung der Telekom geöffnet und bin fast aus allen Wolken gefallen: Seit einiger Zeit gehen alle Gespräche unbemerkt an der Flatrate vorbei direkt ins Festnetz und ich darf doppelt bezahlen: Die Flat für Voice-over-IP und die zusätzlichen Festnetzkosten.

Ursache? Tja, mutmaßlich ist irgendwann und unbemerkt die Erreichbarkeit zwischen meiner FritzBox und dem Gegenstück im Netz flöten gegangen…

Abhilfe? Die Schadensbegrenzung hat mich heute mehrere Telefonate mit meinem Provider und der netten Hotline gekostet. Die Hilfe hat genützt und ein einfaches Firmware-Update und ein Komplett-Reset haben mein Internet-Telefon wieder aktiviert. Gut, dass einem dann wenigstens geholfen werden kann

Die Moral von der Geschichte?

• Meine Fritzbox hängt jetzt sichtbar an der Wand. Ich werde einmal mehr kontrollieren, ob bei Telefonaten auch wirklich die Kontroll-Leuchte bei “Internet” leuchtet – und nicht bei “Festnetz”
  
• Ich werde das Rauschen im Hörer bei einer Telefonverbindung als Alarmsignal einstufen: das ist ein sicheres Zeichen, dass die Leitung übers Festnetz läuft
  
• Und ich werde ab sofort JEDE Telekom-Rechnung eingehend prüfen.
  
• Die Unterlagen zur Telefonie (Anleitungen zur Installation, Treiber-CD, Zugangskennung etc.) sind jetzt an einem Ort.

Schade, dass diese DSL-Flatrate-Telefonie-Geschichten immer so kompliziert sind. Warum gibt es da nicht mal was nettes durchschaubares und echt einfaches?

Erkenntnis des Tages: Kontrolle ist gut. Sichtbarkeit ist alles.

Derzeit schreibe ich jeden Morgen für 15 Minuten die sogenannten “Morgenseiten”. Die Idee ist ja schon bekannt, die stammt aus dem Buch “Der Weg des Künstlers”. Weil es dort relativ starre Regeln gibt, ist es wieder in der Versenkung verschwunden und erst durch das Buch “Geniale Momente” habe ich selbst die Freiheit wiedergefunden, jeden Morgen für “nur 15 Minuten” zu schreiben.

Nur, was mache ich mit den Perlen der Erkenntnis?

Es ergeben sich ja beim Schreiben immer wieder tolle Ideen oder wertvolle Erkenntnisse, sie ja auch für eine gewisse Lebens-Strategie nützlich sind (oder auch für eine Berufs-Strategie).

Bewährt hat sich bei mir im Moment folgendes Prozedere:

• 15 Minuten Schreiben
• Den Text nochmal durchlesen -
  und die drei oder vier wichtigsten To Dos oder Erkenntnisse sofort als Stichpunktliste oder in knappen Sätzen hintendran hängen. So besteht die Chance, die Perlen der Erkenntnis auch später wiederzufinden – sie sind dann optisch schon mal als Zusammenfassung zu erkennen.

Weil sich aber im chronologischen Verlauf des täglichen Schreibens die Notizbücher oder College-Blocks schnell füllen, verschwinden viele Ideen einfach in den Untiefen der beschrifteten Seiten. Was also tun?

Ich schreibe mir also diese Stichworte/Sätze noch in mein Evernote, dort gibt es eine Rubrik “Ergebnisse von Genialen Momenten” und diese einzelnen Notizen kann ich dann den weiteren Rubriken aus GTD zuordnen, so kommen die guten Ideen, für die eine schnelle Umsetzung wünschenswert ist, automatisch schon mal auf die “Schritte-Listen”.

Je nach “Fachbereich” kann so eine einzelne Notiz auch noch mit einem weiteren Etikett versehen werden, z.B flylady, simplify, Business-Strategie, Marketing-Idee, Web-Recherche, und, und, und,…

Das erhöht die Chance, die Idee a) wiederzufinden und b) auch zu verwirklichen.

Vielleicht ist das eine Anregung, um die “Morgenseiten” erst mal überhaupt auszuprobieren oder wieder aufzunehmen und die dann entstehenden verwertbaren Ideen auch gleich in ein GTD-System einzupflegen.

• Erkenntnis des Tages: Ich finde, die Verbindung der beiden Ideen Morgenseiten und GTD macht sehr viel Sinn. Könnte zu Synergie-Effekten führen

Die Sommerzeit rückt näher und im Rahmen meiner eigenen Urlaubsvorbereitungen bin ich im Web auf eine interessante Seite gestoßen, die eine wirklich UMFASSENDE Reise-Checkliste anbietet, da ist für jeden Bedarf etwas dabei: Alfs Reisecheckliste.

Direkt zum Download geht es hier, es gibt Word-, pdf- und zip-Versionen. Sehr komfortabel, sehr brauchbar.

Und eine Checkliste der besonderen Art findet sich dort auch:

Ein – wie soll ich sagen – “Ultra-Camper” hat eine über die Jahre gewachsene Biwak-Checkliste für das Leben in der freien Natur geschrieben. Für alle, die mit einem “nackigen” Ford Transit gerne nach Südfrankreich fahren oder von solchen Abenteuern träumen. Auf jeden Fall lesenswert.

Schönen Urlaub allen, die bald fahren können!