Irgendwie war gefühlt mehr los als sonst – oder ich habe es weniger gut als sonst auf die Reihe gebracht.

Ich habe in den letzten Wochen aus akuter Notwendigkeit wieder intensiv verschiedene Systeme zur Selbstorganisation ausprobiert (allein das parallele Führen von drei oder mehr solchen Systemen ist ein Produktivitätskiller erster Güte!)

Was bisher nicht funktioniert hat:

• Das Zeitplanbuch im klassischen Sinne, mit Kalender, Adressen und A-Z Register für Notizen. Zu dick, zu vollgefüllt und vor allem die Notizen krankten immer daran, dass ich Dinge dann unter anderen Stichworten gesucht und eben nicht mehr rechtzeitig gefunden habe. Ausserdem ist es eine ungute Verknüpfung von ToDo und Terminen gewesen, denn die meisten ToDos sind eben nicht an Termine gebunden.
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• Das Superbuch. Ein kleines Notizbuch, gebunden, transportabel und immer einen Kuli dazu in der Handtasche. Ich habe viel notiert und wenig erledigt. Zwischen die To-Dos haben sich Ideenskizzen, eine Vortragsmitschrift und Infos zu Projekten eingeschlichen. Das Ende vom Lied: Ein heilloses Durcheinander, das ich auch nicht mit der Kapitelbildung durch Post-Its zähmen konnte.
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• Die Kontextlisten nach GTD. Irgendwie werden es einfach zuviele verschiedene Kontexte. Und dann fehlt auch ein ansprechendes anfassbares Papiergebundenes System, denn allein im PC ist es für mich nicht machbar. Und die vielen A4-Blätter, die ich mit To Dos in verscheidenen Kontexten beschriftet habe, waren ein ungeliebtes Instrument, ein Grab für die meisten Angelegenheiten. Ich bin nie an den Punkt gekommen, an dem ich mich entspannt zurücklehnen konnte und innerlich das Gefühl hatte: “So, jetzt ist alles geregelt, jetzt kann ich mit der Bearbeitung anfangen”.
  Vielleicht liegt es auch daran, dass ich mit meinen beiden Kids nie genug Zeit am Stück habe, um den chronisch vollen Eingangskorb wirklich leer zu bekommen. Nein, ehrlicherweise liegt es an meiner Schwäche, Entscheidungen zu bestimmten Themen treffen zu können. Ich hab den Fragemuskel noch nicht gut genug trainert: “Was brauche ich jetzt noch, um dies hier abschliessen zu können?” wäre eine solche gute Frage.
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• Karteikarten. GottseiDank habe ich diesen Test auf das Beschriften von zwei Karten beschränkt, dann war mir klar, dass ich kein Typ für den HipsterPDA bin. Auch wenn es gewiss seinen Reiz hat, einfach die heute zu erledigenden Karten auf den Tisch zu legen… Die Karteileiche ist bereits sprichwörtlich.

Das ist also die Ausgangssituation:

• ein zu voller Eingangskorb,
• ein ungeliebtes weil unsortiertes und überlastetes Organisationssystem
• und ständig das beklemmende Gefühl, irgendetwas vergessen zu haben
• und dazu in immer kürzer werdenden Zeitabständen der Gedanke im Kopf: “Oh Gott, oh Gott! Das hab ich auch vergessen, das muß ich auch noch erledigen!!!”

Witzigerweise ist genau dieser Satz der Schlüssel zur Lösung. Gott sei Dank hat mich Alexandra gestern auf ihren Beitrag “Selbstorganisation – Ihr täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste” hingewiesen. Und genau in diesem Beitrag ist mein Dilemma (und die Lösung) sehr gut beschrieben. Die Lösung – flugs umgesetzt- für mich lautet:

a) die Oh-Gott-oh-Gott-Liste

• Ich habe mein bereits zu den Akten gelegtes Zeitplanbuch abgestaubt, es mit einfachen Notizblättern gefüllt und ein vierteiliges Register eingeheftet. Zuoberst liegt jetzt die fortlaufend geführte “Oh-Gott-oh-Gott-Liste“, kurz OGOG.
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• Das zweite Kapitel sind Ideen. Da ich zu den Scannern gehöre, finde ich ständig irgendwelche Anregungen zu Dingen, die ich auch mal ausprobieren könnte… jetzt habe ich einen Ort, solche Anregungen einfach aufzunehmen.
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• Im dritten Kapitel sind Listen aller Art, also die Kontexte im klassischen Sinn. Besprechen mit…, Einkaufen in…, Ausgaben, interessante Bücher, Checklisten. Das ist ein überschaubarer Abschnitt und obwohl die Listen darin ungeordnet sind, finde ich sehr schnell, was ich suche. Einzige Ausnahme ist die aktuelle Einkaufsliste, die ist ganz vorne drin, weil ich da sehr oft etwas notiere (“Oh Gott, oh Gott, ich muss noch Eier einkaufen”)
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• und im letzten Abschnitt sind Informationen zu den aktuell laufenden Projekten und Aufträgen. Dieses Kapitel will ich noch durch eine Übersichtsliste ergänzen, aber vielleicht ist das auch gar nicht nötig, weil es trotzdem eine überschaubare Zahl von einzelnen Blättern ist.
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Eine schlichte, einfache und nicht allzu detaillierte Teilung.

Jetzt habe ich folgende Vorteile vereint:

• vom Superbuch: alles an einem Ort.
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• von GTD: eine Andeutung von Kontextbezogener Sortierung und alle Dinge, die ich “done” bekommen will, sind in diesem Buch schriftlich fixiert und somit aus dem Kopf.
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• vom HipsterPDA: Sehr mobil und leicht transportierbar. Alle Einträge sind wären einzeln entnehmbar und ich kann könnte wie mit Karteikarten einen großen Überblick auf dem Fußboden auslegen. (Vielleicht mach ich das mal mit den anstehenden Projekten)
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• vom Zeitplanbuch: edel, transportabel – und bei Bedarf auch mit Kalender und Adressen ergänzbar
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Mir reicht im Moment übrigens die grobe Sortierung meiner “Todos” in der OGOG-Liste, ich habe den Kontext durch ein Buchstabenkürzel am Zeilenende dazugeschrieben, das erleichtert das Auffinden gleichartiger Tätigkeiten. Meine Erfahrung ist jedoch eher, dass es kaum wirkliche Zeitblöcke gibt, in denen ich mal wirklich drei Telefonate am Stück erledigen könnte – daher übertreibe ich es jetzt nicht mehr mit den Kontextlisten, in Form der OGOG-Liste reicht es völlig aus.

Und zum Thema Erledigen gibt es noch ein feines Kürzel-System, das ich via Tool-Blog gefunden und sofort übernommen habe; siehe hier: A Simple Index Card GTD System
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b) das Thema des Tages, oder TT.

(Besser als Alexandra kann ich es auch nicht erklären, also bitte nochmal hier nachlesen).

Gestern war das Thema des Tages der Geburtstag meiner Freundin. Eine kreative Bastelei als Geschenk mußte fertig werden wollte ich ihr schenken…

Heute ist es der Blogartikel, der schon seit langem überfällig ist. Und ein paar Datenkopien auf CD, die ich am Wochenende brauche.

Und interessanterweise weiß man immer, was gerade wirklich das Thema des Tages ist, auch wenn es nur so etwas “Unbedeutendes” wie ein Geburtstagsgeschenk ist… - mehr fühlen, weniger beurteilen.

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Natürlich erledige ich noch mehr als “nur” das Thema des Tages – aber dieses eben auch! und damit fällt vor allem eines weg: das ständige Hin- und Herspringen wegen Unklarheit und einer nur im Kopf durchgemischten Oh-Gott-oh-Gott-Liste.

• Erkenntnis des Tages: Gefühlte Klarheit erhöht die Produktivität.

Ein Teil der älteren Fotos lagert auf einer externen Festplatte, jedoch auch nicht alle und irgendwie beschleicht mich immer wieder das ungute Gefühl, dass da was verloren gehen könnte, zumal eben die glänzenden Scheiben auch nicht das ewige Leben haben.
Einige Digitalfoto-Sicherungen sind jetzt durchaus schon 6 oder 7 Jahre alt und somit erreicht das Speichermedium schon bald das Ende seiner prognostizierten Lebensdauer. Was also tun? Es herrscht ein gewisses Chaos und die Menge der Bilder ist schier unüberschaubar.

Zudem gibt es hier einen sehr lesenswerten Artikel zum Thema “Archivieren”, in dem genau auch die Problematik kompatibler Formate, begrenzter Lebensdauer von Speichermedien und fortschreitender technischer Entwicklung (ich sage nur Floppy Disk Drei-ein-viertel-Zoll!) diskutiert wird. Der hat mich sehr nachdenklich gemacht.
Wußten Sie, dass die NASA ganze Lagerhallen voller uralter Computer hat, nur weil diese Geräte die einzigen in der Welt sind, die heute noch die Daten der Mondlandung 1969 lesen können? Das schafft kein BlueRay-Laufwerk heute!

Zurück zu meiner umfangreichen Digitalbild-Sammlung: Die einzige sinnvolle Lösung ist, alles an einem Ort zu vereinen und von diesem Ort aus adäquate Sicherungskopien zu machen. Vor diesem Sortier- und Kopier-Kram habe ich mich wohlweislich lange gedrückt. Eine echte Unlust-Aufgabe.

Wie so oft kommt der Anstoß zum Handeln dann aus einer ganz unerwarteten Richtung. Meine Freundin erzählte mir, dass sie sich mit Picasa, dem kostenlosen Bildverwaltungsprogramm von Google eine Collage gemacht hat. Picasa kannte ich von früher, hatte es aber nicht mehr installiert. Das habe ich nachgeholt und seither darf ich staunen, wo überall auf meinem Rechner sich noch Bilder verstecken!

Es macht zusehends Spass, die alten CDs wieder auf eine speziell angelegte “Foto-” Partition meiner Festplatte aufzuspielen und zuzusehen, wie Picasa alles ver-indext (ich will jetzt nicht “indizieren” sagen – das hat grad so um den Jahrestag der Bücherverbrennungen herum so einen Beigeschmack).

Die einzelnen Schritte:

• Eine Partition auf der Festplatte nur für Fotos erstellen – möglichst groß
• Ordner für die einzelnen Jahre anlegen (die reichen bei mir zurück bis ins Jahr 2000, der Jungsteinzeit der Digitalfotografie)
• Alle CDs und DVDs werden in der Wohnung zusammengesucht und an einem Ort gesammelt
• Eine Karteikarte trennt schon kopierte von noch nicht kopierten Datenträgern…
• Ein durchgängiges Ordnungssystem für die Dateien ist sehr hilfreich, ich benenne die Ordner mit den Fotos grundsätzlich nach dem Schema “Jahr-Monat-Tag der Aufnahme“, evtl. ergänzt durch ein Stichwort, das den Inhalt beschreibt. So wird eine chronologische Sortierung möglich. Wenn Sie das bisher nicht hatten, können Sie die Daten ja ab jetzt so abspeichern, für ältere Daten reicht es sicher, diese grob in Monatsordner zu sortieren.

Jetzt geht es ans kopieren. Picasa erkennt automatisch Duplikate, sehr fein.
Wenn alles geschafft ist, darf geschwelgt werden – Picasa hat eine Zeitstrahl-Funktion, so kann man sehr leicht ein bestimmtes Zeitfenster anwählen (huch, klingt ein wenig wie Stargate *gg*)

Man kann auch chronologisch die einzelnen Ordner anschauen und jetzt kommt der eigentliche Vorteil von Picasa: Ich kann beliebeig viele Alben anlegen und nach Themen sortieren: Mein Heimatort, meine Kinder, Meine Wohnung, Interessantes für den Blog, Blumen, Tiere, Gebäude, Fundsachen, Urlaub hier und Urlaub dort…. alles ist endlich sortierbar und einzelnen Themen zuordenbar.

Die einzelnen Dateien bleiben dabei an Ort und Stelle, aber im Album habe ich trotzdem unmittelbaren Zugriff auf alle zugehörigen Fotos. Und es ist wesentlich weniger aufwendig, als alle Fotos mit “tags” zu versehen, auch wenn “Tag2find” eine fantastische Idee ist…

…mit Picasa geht es für meine Zwecke völlig ausreichend und vor allem schneller. Immerhin spreche ich hier von momentan etwa 22.000 Bilddateien…(und ich bin leider doch noch nicht ganz fertig mit dem Zusammensammeln, weil die Partition doch schneller als erwartet voll geworden ist…)
Mir gefallen auch an Picasa die vielen netten Möglichkeiten, gerade bei der schnellen Bildbearbeitung: schiefe Fotos geraderücken, zuschneiden, drucken, …alles viel schneller und anwenderfreundlicher als z.B. mit dem Micros*ft Picture Manager.

• Warum kann ich mich nicht für “die eine Sache” entscheiden?
• Was ist meine Berufung?
• Werde ich meine “Mission” auf Erden je erfüllen können?
• Werde ich meine Talente, meine Begabung je nutzen können?
• Warum finde ich keine Leidenschaft/ keinen Beruf, der mich total ausfüllt?
• Bin ich entscheidungsschwach/ undiszipliniert/ ein Versager? Bin ich dumm?
• Warum kann ich nichts zu Ende bringen?
• Habe ich eine Aufmerksamkeitsstörung?

Die Antwort lautet: Sie sind (möglicherweise) ein “Scanner” und es ist alles in Ordnung mit Ihnen. “Scanner” sind kluge, multitalentierte Menschen, die lediglich an einer sehr komplexen Verstrickung aus Desorganisation und Fehlbewertung durch die Umgebung leiden.

Ich kann Ihnen sagen, dass es DEN entscheidenden Unterschied macht, diese Verstrickung zu erkennen und dazu auch noch ein ganzes Paket von wirklich umsetzbaren Lösungsstrategien zu bekommen.
Der Knoten im Kopf und im Gefühl (und damit im Selbstwert) löst sich und gleichzeitig gibt es jede Menge von praktischen Übungen, die wirklich Spaß machen und dazu auch noch geeignet sind, ein neues Selbstbild von sich zu entwerfen (und aus dem Schlamassel herauszukommen).

Schon in der typischen Alltagssituation einer Scannerin im Kapitel Eins hätte man einfach nur meinen Namen einsetzen müssen… Ich habe dieses Gefühl, dass Barbara Sher mich ganz genau kennt und ich kann mir eigentlich nicht erklären, wann sie mich besucht hat und meine Situation, meine Wohnung, meine Pläne, meine Projekte und meine verzweifelten Versuche, mich zu organisieren bobachtet hat.
Es ist mir ein Rätsel, wie eine Buchautorin mein Leben so in allen Details kennen kann…

Doch darin liegt die Chance! Ich bin nicht allein und Sie sind nicht alleine und es gibt sogar eine Strategie, endlich aus dem ganzen Chaos herauszukommen!

Im ersten Teil des Buches erfahren Sie alles über “den Scanner”:

• Wer ein Scanner ist und wer nicht.
• das Dilemma, von der Gesellschaft verkannt zu werden…
• die ganz besonderen Begabungen von “Scannern”…
• das System von Aktivitätsspanne und Belohnung…
• die Ängste und die Panik und die daraus resultierenden Hindernisse von “Scannern”…
• die Furcht vor Verbindlichkeit, die Furcht sich festzulegen…
• warum Sie möglicherweise nichts anfangen können oder…
• warum Sie möglicherweise nichts zu Ende bringen können.

und vor allem: was Sie konkret unternehmen können, um diese Situation zu ändern.

Hier eine Auswahl an genialen Strategien:
Ein Projektbuch – einen Werkstattplan – eine Aktivitätenliste – ein ganz besonderer Kalender – der Mini-Nervenzusammenbruch – die Große Liste – das Scanner-Finish, und noch vieles mehr! Ich habe noch nie an den Übungen in einem Ratgeber-Buch soviel Vergnügen gehabt.

Damit nicht genug, im zweiten Teil findet sich eine sehr detaillierte Beschreibung von verschiedenen Scanner-Typen. Für jeden Typ gibt es besonders gut geeignete Werkzeuge und Techniken, einen Entwurf für ein geeignetes Lebens-Design-Modell und eine Liste mit besonders geeigneten Berufen.
Sind Sie vielleicht ein zyklischer Scanner? Ein Tellerjongleur? Ein Sequenz-Scanner? Ein Serienspezialist, ein Wanderer oder ein Universalist? Oder (sehr wahrscheinlich) eine Mischung aus mehreren Typen? Sie werden auf jeden Fall unglaublich gute Ideen für Ihren Lebensentwurf finden.

Barbara Shers Leistung liegt hier insbesondere darin, dass sie es schafft, diesem noch so unbekannten psychologischen Phänomen eine Struktur und eine Definition zu geben.

Damit wird es möglich, unmittelbar die ganze Energie, die bisher für Selbstzweifel, für die Abwehr von ablehnender Kritik und für die verzweifelten Organisationsversuche draufgegangen sind, in eine neue, produktive Richtung zu lenken.

Ihre Leistung liegt überdies darin, die Scanner auch noch nach den jeweiligen Stärken und Schwachpunkten zu “typisieren”. So gelingt es ihr, für alle Facetten eines Scanner-Lebens einen Plan für einen neuen Lebens-Rhythmus mit jeweils geeigneten Lebensdesign-Modellen, “Spezialausrüstung” und Berufsvorschlägen zu entwerfen.

Sie hat ein wirklich umfassendes Handbuch zur Lebensgestaltung erschaffen.

Ein Glückstag, der mich an dieses Buch geführt hat. Ich bedauere nur, dass es nicht möglich ist, zehn Sterne zu vergeben.