Archiv für die Kategorie „GTD“

Im Blog Wohlfühlen von Nati bin ich auf den Beitrag “Mein Prinzip der Selbstorganisation” gestoßen – ein willkommener Anlass, wieder einmal Bilanz zu ziehen bei den Dingen, die bei mir funktionieren:

Ich gehöre auch zu denen, die alles Mögliche ausprobiert haben – den größten Fehlgriff habe ich mit dem “Super-Buch” getan: In einer gebundenen Kladde wird einfach alles gesammelt, was so anfällt. Das schaut dann nach einiger Zeit richtig gruselig aus. Auf jeder Seite drei Viertel Durchgestrichenes, restliche wichtige Infos eingekringelt oder angemarkert – letztlich funktioniert es nicht.

Ein Zeitplanbuch ist schon besser, jedoch ist es ebenfalls schwierig, die Übersicht über die nicht-termingebundenen Dinge zu behalten, weil die abseits vom Termin-Kalender wieder in irgendeiner Listen-Kategorie am Rande landen und dort nicht regelmäßig aktualisiert werden.

Jedes der beiden Systeme hat einen gewissen Charme – beim Superbuch sind endlich alle Informationen an einem Ort und das “ver-ZETTEL-n” hat ein Ende. Letztlich scheitert es an der statischen Struktur einer gebundenen Kladde.
Das Zeitplanbuch ist hochflexibel und mobil - es scheitert an den fehlenden Routinen zur Überprüfung.

Damit bin ich bei dem, was bei mir zur Zeit am besten funktioniert: Tatsächlich ist es das GTD-Konzept von David Allen – in Verbindung mit Konzepten von Flylady.

• Ich habe eine Unterscheidung getroffen (mit externer Hilfe von Alexandra/ Wissensagentur) in berufliche und private Projekte. Projekt ist alles, was mehr als zwei Schritte zur Erledigung bedarf. Beruflich ist ein Projekt, wenn ich damit Geld verdiene oder Einkommen vorbereite. Das ist eine ganz wesentliche Unterscheidung gewesen! Damit habe ich nämlich viele private Projekte als Wunschdenken und “Ich-sollte-mals” überhaupt erst erkannt und konnte sie dann ruhigen Gewissens in eine Vielleicht-Irgendwann- Kategorie stecken.

• Also ergibt sich eine klare Dreiteilung: Berufliche Projekte – wichtige Privatprojekte – Vielleicht-Projekte (oder auch Themenspeicher). Damit habe ich eine Liste meiner Projekte und die Unterlagen dazu in jeweils einer Hängemappe. P01 bis P18 sind die Berufsprojekte, A01 bis A11 die Privaten Projekte. Beleibig erweiterbar.

• Wenn ein Projekt fertig ist, wird die Mappe geleert, Nötiges archiviert, ein Projektfest gefeiert und es ist Platz für Neues

• Für jedes Projekt habe ich einen oder mehrere “Nächste Schritte” und die werden nach Kategorien gesammelt: Telefonieren, Briefpost, Mail, Internet-Recherche, Besorgung in der Stadt, Besprechen mit B.

• Aus dieser Projekt-Sammlung ergibt sich eine Reihenfolge der Wichtigkeit und Dringlichkeit. Es gibt einfach drei, vier besonders wichtige, ergiebige oder vielversprechende Projekte – und so kann ich einen festen Termin im Kalender eintragen: Montag, 9 Uhr Termin mit Projekt P05, Dauer 1 Stunde. Dann ist sichergestellt, dass ich auf jeden Fall an diesem Projekt weiterarbeite. Wenn dieser Termin verstrichen ist, kommt gleich ein Nachfolge-Termin in den Kalender. Damit sind jetzt nicht nur Termine mit Personen, sondern auch Termine mit der eigentlichen Arbeit im Kalender verankert – und diesen schaut man ja noch am ehesten jeden Tag an.

Jetzt kommt Flylady ins Spiel.

“You can do anything for 15 Minutes”

Ich kann alles für 15 Minuten tun. Walking, Staubsaugen, eine Unlust-Aufgabe oder einen unangenehmen Schritt eines Projektes, der ansonsten liegen bleiben würde, erledigen – oder zumindest anfangen. Ein sehr guter Schweinehund-Überlister.



Das eigentlich Wesentliche beim “Dinge erledigen” ist, eine Routine zu haben: Jede Woche einmal in den Eingangskorb zu schauen, diesen abzuarbeiten dann quillt er nicht mehr so leicht über (und es sind doch alle wichtigen Dinge an einem Platz!). Jeden Freitag 5 Minuten Ablage, jeden Montag Blumen gießen, Jeden Abend die Klamotten für Morgen herauslegen.

Das ist das Konzept von Flylady. Routinen etablieren und “you can do ANYTHING for 15 minutes!”. Seit ich es anwende, habe ich eine sprichwörtliche Explosion der erledigten Dinge. Diese beiden Konzepte GTD und Flylady in Kombination sind die wirksamen Werkzeuge, die genau meine Schwachpunkte überlisten.

Und mit deren Hilfe kann ich die “Sparschweinchen-Zeiten” nutzen, die einfach so irgendwo dazwischen liegen. Noch 20 Minuten bis zum Kindergarten-Abholen? Das sind fünf zusammengelegte T-Shirts. Nicht der ganze Wäschekorb, aber fünf Teile mehr, die in Ordnung sind. Baby-Steps. Die Philosophie der kleinen Schritte – oder wie Alexandra sagt:

• Auch Elefanten isst man scheibchenweise.

Unabhängig davon, ob man es gut findet oder nicht, dass die Regale der Supermärkte bereits Ende September mit Lebkuchen vollgestopft werden und was man auch immer über Advent und die ruhige Fastenzeit denken mag, die so kommerzialisiert ausgedeht wird – Weihnachten steht vor der Tür.

In meinem aktuellen Flylady-Mail, das ich gestern endlich wieder mal gelesen habe, gibt es eine Mission, sich ein Feiertags-Kontroll-Journal anzulegen. Das halte ich für eine gute Idee. (den Originaltext der Mission habe ich unten eingefügt)

Besonders tröstlich sind für mich immer die Bemerkungen dieser Art: “Mach es nicht perfekt, nimm einfach einen gebrauchten Karoblock, reisse die beschriebenen Seiten heraus und nutz die restlichen Seiten. Klebe oder klammere einen Briefumschlag hinein, dann kann man lose Zettel darin aufbewahren.”

In diesem Ideen-Journal werden die Weihnachtstage und Ferien geplant.

Damit es so wird, wie ich es gerne hätte – und ich nicht an Heilig Abend feststelle: “Hoppla, der ganze Adventsstreß hat mir leider keine Zeit zum Nachdenken gelassen”.

Das Schöne ist: Ich kann jetzt einen Block A5 nehmen, oder auch kleiner, kann ihn in die Handtasche stopfen und mir immer dann, wenn ich eine Idee zum Thema habe, diese dann dort notieren. Immer dabei. Ich kann dann und wann 5 Minuten nehmen und nachdenken. Ich kann kleine Babysteps machen. Bereits jetzt.

Menü, Gäste, Geschenke, Verreisen, Dekoration, Katalogbestellungen, Gottesdienstzeiten. Natürlich braucht nicht JEDER ALLES – Aber: Es werden Themen kommen! Kinder, Schwiegerfamilie, Partner, Geschenke, Patenkinder, Weihnachtsgrußkarten, “Weihnachten im Schuhkarton“, Briefe, Plätzchen backen, Spenden…. jeder von uns hat “Verstrickungen” irgendwelcher Art in seinem sozialen Umfeld.

Ich kann mir jetzt darüber Klarheit verschaffen, welche Fäden noch wichtig sind, welche ich abschneiden kann, welche mir von aussen angeknotet werden und welche ich eigentlich gar nicht möchte.

Und dieses Jahr wird Weihnachten so wie ich es mir vorstelle. Wenn ich mir darüber im Klaren bin, kann ich auch mit der Familie über deren Vorstellungen reden. Dann können wir gemeinsam planen.

Und wenn das für jemanden bedeutet, dem Trubel und der Weihnachtshektik komplett zu entfliehen, dann kann auch dieses mit dem “Holiday-Planer” angedacht werden.

Holiday heißt schließlich Ferien aber auch “Heiliger” Tag – Feiertag. Ich denke, es ist eine gute Idee, sich über beides Gedanken zu machen.

Hier ist der Link zur Flylady-Seite, wo die Idee mit dem Holiday-Journal ausführlich erklärt wird. In der rechten Spalte findet man dort auch noch Links für gerümpelfreie Geschenk-Ideen für Women, Men, Children, Grandparents und Those Other Special People Who Touch Your Lives.
Stöbern und lesen lohnt sich!

Leider ist das ganze geniale Flylady-Konzept nur auf Englisch zu haben und es gibt meines Wissens keine annähernd erfolgreiche Methode im deutschsprachigen Raum. Für die, die des Englischen mächtig sind, ist es ein wunderbares Konzept, seine Dinge in den Griff zu bekommen.
Original-Text aus dem Flylady-Mail:

Tue Oct 17, 2006 7:19 am (PST)

Zurzeit ist meine Zeitplanung von zwei großen Prioritäten beherrscht. Da gibt es wenigstens Klarheit darüber, welche Aufgaben wirklich wichtig und dringend sind. So fällt die Auswahl der Tätigkeiten nicht ganz so schwer. Schön, aber Luxus (?), wenn dann noch eine gepflegte Übersicht dazukommt.

Für mich als freischaffende Selbstständige und Mutter bedeutet Alltag vor allem das Handling von Unvorhergesehenem. Da bleibt nur wenig qulitativ hochwertige Arbeitszeit übrig, in der wirklich Projekte und Aufträge vorangebracht werden können. Und allzuleicht kommt dann noch ein innerer Schweinehund vorbei und plagt mich mit Übersprungshandlungen.

Sehr hilfreich ist es in dieser Situation übrigens, sich wirklich einen festen Termin zum Arbeiten zu setzen und diesen dann einzuhalten. Seit ich tatsächlich in meinem Kalender stehen habe: „P01 – Layout“ oder „P05 – Folien machen“, habe ich um ein Vielfaches mehr gebacken bekommen, als nur mit der Liste, was als nächstes dran ist.

Zu der Frage „Was ist der nächste Schritt?“ gesellt sich untrennbar die Frage: „und wann mache ich diesen Schritt?“ Das darf dann auch morgen sein. Oder eben erst nächste Woche, wenn es anders nicht geht. Der nächste Schritt steht als Termin im Kalender und das ist wichtig. Jetzt muss er nur noch umgesetzt werden, doch die Chancen dafür sind besser, als wenn der nächste Schritt nur auf einer To-Do-Liste stünde.

Was muss ich als nächstes tun und wann tue ich es?

…eines computergestützen Wikis ist: Alles an einem Ort und keine zweihundert Zettel zum Durchblättern. Durch die Verlinkung der Seiten kann ich an die jeweils relevanten Stellen springen und ausdrucken werde ich mir wahrscheinlich nur die reinen GTD-Listen, wenn überhaupt…
Also, hoffentlich funktioniert meine neue Internet-Seite bald, dann kann ich das Wiki online verwalten und der Systemadministrator kann mir zusammengeschossenen Wikis dann auch wieder reparieren.
*freu*

Alexandra hat einen wunderbaren Artikel zum Thema GTD verfasst, just, als ich mich auch wieder mit der Thematik des Listen-schreibens auseinandersetz(t)e.
Besonders gut gefällt mir die Idee mit dem Merkblatt bzw. dem Ideenzettel. Gerade gestern ist mir nämlich eine Einladung (bzw. eine Broschüre) zum Familienkongress in Nürnberg ins Haus geschneit. Der nächste Schritt heißt: mal drüber nachdenken, ob ich da hinwill. Jetzt habe ich noch keine explizite Liste “Nachdenken über…” (und das ist auch gut so, denn die fällt eindeutig in die Kategorie “erledigen, später, weiterleiten”) und da kommt das Merkblatt wie gerufen. Da steht jetzt: “Familienkongress in Nürnberg – ja/nein? – Termin 7./8. Oktober – Blackbox R” … somit werde ich jede Woche auf dem Merkblatt lesen, dass da noch eine Entscheidung ansteht und dass die zugehörigen Unterlagen in meinem Pultordner A-Z (meine Black Box) im Fach “R” lagern.
Was ich mir zusätzlich einrichten will, und das nennt Alexandra gleich als zweite Idee: eine Checkliste. In meinem Fall ist das als erstes die GTD-Getting-Things-Done-Checkliste. Die automatisch jeden Dienstag Abend aufpoppt und mich an die Leerung des Eingangskorbes erinnert und daran, alle Listen und einmal im Monat auch das Archiv bzw. meine “Black Box” durchzusehen. So werde ich liegengebliebene und verwaiste Zettel und Ideen wiederfinden, das Archiv ist dann auch keine tote Kiste, sondern wird monatlich durchgecheckt:

• Ist da etwas drin, das jetzt aktuell wird?
• Gibt es etwas, was ich demnächst verwirklichen möchte?
• Gibt es etwas, was ich nicht mehr brauche, nicht mehr machen will und was demnach entsorgt werden kann?

Denn das A und O an dem ganzen schönen und wirksamen System von “Wie ich die Dinge geregelt kriege” ist, eine Routine zu haben, bei der ich auch regelmäßig damit arbeite, sonst funktioniert es nicht.
Seit dem Wochenende bin ich auch damit beschäftigt, die Projekte in Handarbeit in GTD einzupflegen, denn mein Wiki ist momentan defekt. Was ich jetzt nicht sooo schlimm finde, weil es mich auch wieder zum darüber Nachdenken gebracht hat, welchen Vorteil es eigentlich hat, alles elektronisch und verlinkt zu verwalten. Es funktioniert auch mit ganz schlichten A4-Blättern. Und Papier hat den Vorteil, nicht “abstürzen” zu können – das ist immer noch der massive Nachteil der computergestützten Arbeit. Eines Tages können die Daten futsch sein.
Natürlich kann und muss ich mir die Seiten aus dem Wiki auch ausdrucken, zumindest einige davon, aber ich bin ernsthaft am Überlegen, denn die Schreibarbeit bleibt identisch.
Falls jemand dazu Argumente hat, bin ich sehr dankbar, diese zu hören, denn es ist schon aufwendig, ein Wiki zu erstellen.

Ich erlebe hier gerade eine klassische Vermeidungs-Strategie. Das Gefühl: leer, ausgepumpt, lustlos, antriebslos. Am liebsten würde ich schlafen. Der komplette (perfekte?) Überblick läßt auf sich warten.
Zeit ist knapp und immer wenn ich mal eine wertvolle halbe Stunde habe, in der die Kinder gut betreut sind, dann weiß ich nicht, wo ich anfangen soll. Ein riesiger Berg an Aufgaben, To Do´s, Wünschen, Plänen und “ich sollte mal´s” steht vor mir, bedroht mich mit seinem Schatten, ich bin ganz winzig. Fühle mich wie das Kaninchen vor der Schlange. Dann kommen mir als “Hilfe” noch immer neue Ideen dazu, z.B.: wie da meine aktuelle Gewichtszunahme (19,5kg to go) dazu passt – als Schutzpanzer? Und dass ich hier ja auch ansetzen müsste, mit Ernährung (endlich mal geregelte und vernünftige Mahlzeiten) und Bewegung (seit Wochen nicht mehr beim Walken gewesen).
Dann versuche ich, an einer Ecke im Wiki weiter zu stricken, was die Gesamtübersicht über die Dinge, die ich geregelt kriegen will, nur unwesentlich verbessert, dafür aber immer gleich meine ganze wertvolle Zeit mit einem Haps verspeist.
Mich frustrieren diese winzigen Schritte an allen möglichen Enden. Mir fehlt eine klare Stoßrichtung. Eine riesige überdeutliche Priorität 1: “Hier anfangen, Zähne zusammenbeißen, weitermachen”. Mich frustriert das ständige Anschwellen der Dinge, die ich gerne geregelt kriegen würde und mich frustriert, dass ich keinen Arbeitstag dafür zur Verfügung habe, sondern nur mühsam abgesparte Viertelstunden und halbe Stunden – in denen ich dann meistens auch noch unterbrochen werde. Telefon: “Guten Tag, hier ist die norddeutsche Klassenlotterie” Agghh!

Mein Plan: Zeitplanung. Mein Telefonjokercoach Alexandra hat mir geraten, Monatspläne zu machen. Meine Wünsche, meine freie Zeit und Pläne darin unterbringen. Termine setzen. Es könnte so banal einfach sein, wenn man es machen würde. Ihr zweiter Sofort-Tipp war: “You can do everything in 15 minutes” (da hat sie sogar mich bzw. Flylady zitiert – wie konnte ich diese geniale Strategie nur vergessen?) Wir haben das Telefonat unterbrochen und ich habe sofort 15 Minuten an einem Projekt gearbeitet, das im Moment tierisch steckenbleibt. Nachdem die Liste der nächsten Schritte geschrieben war, konnte ich sogar sofort sagen, welcher Schritt der wichtigste ist und als erstes umgesetzt werden soll!
Es ist nur das Beginnen. Vorher waren alle diese Schritte ein diffuses Durcheinander in der Nordwand meines AufgabenBerges. Jetzt habe ich einen ausgeschilderten, begehbaren und mit Seilen gesicherten Klettersteig. Und das alles in 15 Minuten!
Danke, Alexandra!