Bei Zeit zu leben, eine meiner Lieblingsseiten, habe ich eine wunderbare Erklärung des GTD-Systems gefunden: Getting Things Done. Es ist eine sehr gute Beschreibung des Prinzips mit einigen praktischen Beispielen. Gut, um mal einzusteigen.

Bei den Links ganz unten gibt es ein Plugin für den Firefox-Browser, mit dem man das GTD-Prinzip in Googlemail installieren kann. Näheres dazu folgt nach dem Praxis-Test

Für eine funktionierende Projektabwicklung im Sinne von “Getting Things Done” brauche ich eine Übersicht über alle Projekte.

Zur Erinnerung:
Projekt ist alles, was mehr als zwei Schritte erfordert und einen klar definierten Abschluss hat.

Beispiele:

• “Abnehmen” ist ein Projekt, wenn eine Ziel-Vorstellung vorhanden ist (“70kg wiegen” oder “5 kg abnehmen”)
• “Ernährung umstellen” ist eher ein Prozess. Ernähren tut man sich jeden Tag und insofern ist es schwer ein abschließendes Maß der Dinge zu finden, das einem signalisiert: “so – jetzt habe ich meine Ernährung umgestellt!” – hier sind Strategien gefragt, die helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren.

Zurück zu den Projekten und deren Handhabung im Alltag:

Bisher habe ich immer ein bisschen einen Knoten hineingebracht, weil ich die Nummerierung der Hängemappen als Projektnummer übernommen habe und auch im Explorer meines Computers diese Mappennummer verwendet habe. Das erzeugt Durcheinander, weil nicht alle Projekte im Explorer auftauchen und nicht alle Projekte in den Hängemappen sind.

Leider gibt es auch noch andere Projekte – solche die niemals im Computer bearbeitet werden und somit im Explorer keinen Platz brauchen. Oder Projekte, die für Hängemappen viel zu groß sind und an anderer Stelle gelagert werden müssen, etwa Hausapotheken, Bastelsachen-Schränke und so weiter…

Wie sieht nun eine mögliche Lösung aus?

Ich habe mir in Excel eine Datei gestrickt, die zu jedem neuen Projekt erst einmal eine Projektnummer vorsieht. Die Überschriften der ersten drei Spalten lauten: Projektnummer – Projektname – Ort.

• Projektnummer: ich finde eine Variante ganz praktisch, die das aktuelle Jahr beinhaltet: z.B. “07-001“
• Projektname: Einige wenige Schlagwörter zur Beschreibung, beispielsweise “Garten – Planung“
• Ort: Hier gibt es Kürzel für den jeweiligen Fundort der Projektunterlagen.
• Projekte, die NUR im Computer existieren erhalten ein Kürzel “E01″ (und natürlich fortlaufend nummeriert) – das E steht für Explorer.
• Projekte mit Schriftverkehr (hier fließt also reales, bedrucktes A4-Papier) lassen sich bis zu einem gewissen Umfang in Hängemappen einordnen.Ich habe lange mit dem System von Classei experimentiert und bin dann doch wieder zu der klassischen Hängemappe zurückgekehrt. Classei eignet sich meines Erachtens nicht für diese 20 Hängemappen, die immer wieder wechselnde Projekte aufnehmen sollen. (Classei eignet sich hervorragend für ein Archiv, das nur hin und wieder benutzt wird und dessen Inhalt einen gewissen Umfang pro Mappe nicht übersteigt).
  Die Hängemappen bezeichne ich mit z.B. “M01″ – dieses Kürzel also bei den entsprechenden Projekten in Spalte 3.
• Riesige Projekte, die soviel Papier beinhalten oder so sperrig sind, dass sie nur noch in irgendwelchen Kisten gelagert werden können, erhalten in der Spalte 3 ein Kürzel in der Form “K01″ – und die entsprechende Kiste einen entsprechenden Aufkleber. Das funktioniert auch mit Schuhschachteln oder Umzugskartons.

Für Perfektionisten können noch Spalten mit weiteren Informationen hinzukommen:

• Erledigungsdatum
• Rechnungsnummer (für Selbstständige)
• Projektart (privat oder beruflich)
• Status (erledigt, offen, …)
• Priorität (z.B A bis D)

Schön ist bei Excel die Möglichkeit, Zeilen mit erledigten Projekten auszublenden, so hat man auf einen Blick eine Übersicht über die anstehenden Projekte. Desweiteren kann man innerhalb der Spalten aufsteigend alphabetisch sortieren. Das bedeutet im Klartext, ich kann

• chronologisch nach der Projektnummer (z.B. 07-001)
• nach Fundort (z.B. E01 – M01 – K01)
• nach Priorität (A – D)

sortieren. Besonders spannend ist die Variante, jedem Projekt gefühlsmäßig und spontan eine Priorität zu geben und dann nochmal zu sortieren. Plötzlich sieht man schwarz auf weiß, welche Projekte wirklich wichtig sind und welche Projekte eher lustiger Zeitvertreib.

Meine Priorisierung bedeutet:

• A – wichtig, vielversprechend, ertragreich
• B – wichtig, hilfreich, jedoch nicht ganz so aussichtsreich. zweitrangig.
• C – wäre ganz schön, wenn ich das auf die Reihe kriege
• D – na ja, wenn es dieses Quartal nicht klappt, dann halt nächstes.

Die Einführung der Projektnummer mag auf den ersten Blick umständlich erscheinen. Mir jedoch hilft sie ungemein, Klarheit darüber zu gewinnen, was denn nun ein Projekt ist und was nicht. Allein der Eintrag in diese Liste ist eine Selbstverpflichtung oder eine Art Auftragserteilung.

Zudem erleichtert mir die Übersichtsliste in jeder Hinsicht die Arbeit, denn ich habe auf einem einzigen Blatt Papier alle wichtigen Aufgaben der nächsten Zeit sichtbar und parat.

Und darüberhinaus kann ich mit der Projektnummer endlich auch im Wiki (für fortschreitende GTD-ler) sinnvolle Seiten anlegen. Da steht und fällt ja alles mit einer sauberen Verlinkung.

Mein besonderer Dank gilt auch hier wieder mal der Wissensagentur, die mir schon vor einiger Zeit die Anfänge dieses Systems näher gebracht hat und mir auch heute wieder mit Rat und Tat für diese speziellen Fragen in punkto excel beigestanden ist

• Erkenntnis des Tages:
  Das war sauviel Arbeit – ein aufgeräumter Explorer ist jedoch Gold wert.

Irgendwie bedrückt mich das vorweihnachtliche Chaos ein wenig. In meinem Büro schaut es ziemlich furchtbar aus und die Chancen, dass alles Entrümpeln und Aufräumen wieder mal zu einem Silvester-Vorsatz wird, stehen gut. Warum nur ist es so schwer, Überflüssiges los zu lassen?

Gerade vor Weihnachten vervielfacht sich der Stress und es steht 1 zu 12, dass auch noch irgendein lieber Mensch ausgerechnet im Advent Geburtstag hat. Chaos, fehlender Überblick, Druck und Streß prägen (bei mir) die “stade” Zeit.

Ein Telefonat mit der Wissensagentur hat mir wieder einmal eine Tatsache von “Getting Things Done” ins Gedächtnis gerufen, die ich schon seit einiger Zeit verdrängt hatte. David Allen schreibt in “Wie ich die Dinge geregelt kriege”, das die Startbahn frei sein muss, wenn man mit dem Flugzeug fliegen will.

Schon damals habe ich beim Lesen des Buches eine Zeichnung dazu angefertigt… die habe ich mir jetzt wieder herausgesucht.

Außerdem habe ich gestern meinen Schreibtisch b l i t z e b l a n k aufgeräumt. Es ist NIX mehr drauf.

Und jetzt stellt sich so langsam das Gefühl ein, ich könnte ja diese eine Mappe auf den Schreibtisch legen und durchsehen und verschlanken… oder diese Kiste mit den CD`s für den Computer… mal gucken, welche Datensicherung noch wichtig ist….

Mit der freien Startbahn habe ich endlich Platz, um so ein Projekt zu starten. Dann finde ich auch die nötigen 15 Minuten.

Ich war zu lange gedanklich auf der Ebene 2, ohne mich um den Zustand meines Rollfeldes zu kümmern.

Eine Kollegin meines Mannes hat von ihrem Amerika-Aufenthalt erzählt. Insbesondere der kleine Nebensatz hat es mir angetan, in dem sie sagte, ihre dortige Freundin hatte einen kleinen Post-It am Bildschirm – mit der Aufschrift “Get Things Done!”.
Der allerorten zu beobachtende Trend “Getting Things Done” nach David Allen beschreibt die Möglichkeiten, sich selbst und seine Projekte besser zu organisieren.

Auch die Englische Sprache kann verräterisch sein:

Getting ist die Verlaufsform von get und wird gebildet durch das Anhängen von -ing an das Verb.
Man erinnere sich noch dunkel an den Schulunterricht, dort wird ziemlich viel zur Verlaufsform des Präsens gearbeitet, auch bekannt als “Present Continuous“.
Diese sprachliche Form gibt es im Deutschen nicht.

• Das Englische betont mit dieser grammatikalischen Konstruktion den Ablauf einer Handlung in der Gegenwart. Mit dem Present Continuous werden im Englischen Handlungen ausgedrückt, die im Moment des Sprechens passieren bzw. nur für einen kurzen Zeitraum andauern. Auch für sich ändernde Situationen und bereits vereinbarte Handlungen für die Zukunft wird das Present Continuos genutzt.

• Somit beschreibt “Getting Things Done” einen kurz andauernden Prozess in der Gegenwart, der mir/uns/Ihnen hilft, die Dinge (besser) geregelt zu kriegen.

Dieser Prozess ist nötig und sehr hilfreich, will man nicht in Stapeln von Unerledigtem ersticken. Es ist auch sehr schön, eine bessere Selbstorganisation einzuführen – nur: es besteht die Gefahr, sich in den Verläufen dieses Prozesses zu verheddern.

Auch ich bin doch tatsächlich wieder mal in diese Pefektionismus-Falle getappt: Vor lauter Gedanken darüber, wie ich denn dieses System mit den Listen noch besser organisieren könnte, habe ich völlig übersehen, dass es zu “Getting Things Done” auch noch die oben erwähnte ganz schlichte sprachliche Form gibt – und die lautet:

“Get Things Done!” (ohne -ing!)

- zu deutsch: “Krieg die Dinge geregelt” oder auch einfach “Tu die Dinge jetzt!”

Das beschreibt dann keinen Prozess sondern eine akute aktuelle Handlung im absoluten Hier und Jetzt.

• Ich habe daraus gelernt, dass es keinen Sinn macht, sich zu sehr in der Organisation des Organisierens verlieren.

• Hin und wieder muss ich auch einfach mal die Dinge wirklich erledigen, die gerade anstehen.

Hier ist das Konzept in Buchform beschrieben:

und bei der Wissensagentur gibt es eine Beschreibung der Umsetzung in die Praxis:

• GTD Part 1
• GTD Part 2
• GTD Part 3

Dieses Blog hat ja primär das Thema Feng Shui und Fünf Elemente zum Thema, einfach, weil dies auch mein Beruf ist.

In der letzten Zeit habe ich nur sehr wenig zum Thema Feng Shui veröffentlicht. Mit Erstaunen habe ich heute bemerkt, dass sich der Schwerpunkt meiner Berichte auf Themen der Selbstorganisation verlagert hat.

Ich glaube, dass das Thema Selbstorganisation sehr viel mit Feng Shui zu tun hat, denn das Ziel von Feng Shui ist es, mit kleinen Eingriffen oder Maßnahmen die Umgebung oder das Umfeld zu verbessern.

Feng Shui stützt sich dabei auf die sehr subtile Wirkung der Maßnahmen, die eigentlich schon in eine eher homöopathische Ebene gehört und mit dem Wort “energetisch” vielleicht ganz gut umschrieben werden kann.
Wenn Feng Shui nun geeignet ist, mittels feiner Energien das Umfeld zu verbessern, um wie viel mehr ist es dann erst hilfreich, solche massiven Blockaden aus dem Weg zu räumen, die sich bei z.B. mangelhafter Selbstorganisation in das ganz persönliche Umfeld - die Psyche und das Unterbewußtsein hängen!
Unerledigte Dinge kleben förmlich an einem und ziehen Energie, Lebenskraft ab. Es ist aufwendig und schmerzhaft, an Unerledigtem festzuhalten.

Auswege sind zum Beispiel: Entrümpeln oder Routinen… Daher gibt es soviele Beiträge, die sich mit dem Erledigen von Dingen und mit der persönlichen Selbstorganisation befassen.

Alles was das persönliche Umfeld verbessert - sei es das Unterbewußtsein, die Gefühle oder das Zuhause – ist für mich “gutes Feng Shui”.