Ich nehme aktuell am “Paperclutter”-Workshop von Aby Gravey teil – ja, ich hab es wirklich getan und einen englischsprachigen Workshop in Amerika gebucht! – und einen Workshop zu machen, ist ein immenser Unterschied.

Paperclutter. Ich beantrage, dieses Wort in die deutsche Sprache aufzunehmen, denn nur dieser Klang sagt adäquat, was sich hinter dem “Papierkram” wirklich verbirgt.

Welche Last und welches Gerümpel, welche Blockaden und welche Schuld- und Schamgefühle wie “clutter”, wie Kletten an einem kleben. Da hat die deutsche Sprache glaub ich gar keinen vergleichbaren Ausdruck dafür. “Kletten” ist auch nur klanglich ähnlich, clutter bedeutet “Durcheinander, Wirrwarr”.

Ich hatte genügend Zweifel, ob ich mit meinen Englischkenntnissen an einem amerikanischen Workshop mithalten kann, oder ob ich die erforderliche Zeit aktuell in meinen vollgefüllten Teminkalender unterbringen kann.

Vor einiger Zeit habe ich über das “Magische Experiment” berichtet. Ich habe sieben Wochen lang (fast) jeden Morgen über die Frage nachgedacht, wie mein ideales Leben den aussehen würde, wenn sich alles optimal entwickeln würde.
Eines Morgens habe ich mir selbst in den Füller diktiert, dass dieser Workshop den entscheidenden Unterschied ausmachen wird. Da war es dann nur noch Formsache, mich anzumelden.

Nun ist der Workshop fast vorbei und ich habe unglaublich viel gelernt. Ich weiß nicht, ob es in Deutschland irgendetwas Vergleichbares gibt, ich bin jedenfalls sehr zufrieden mit meiner Wahl.

Ich kann Abys Workshops nur empfehlen. Ich bin aufs Wärmste empfangen worden und das Forum dort ist voll von hilfsbereiten und freundlichen “Klassenkameraden”. Ein bisschen bin ich traurig, dass der Workshop am 24.11. seine virtuellen Türen schliesst, auch weil ich wegen Erkältung, gezogenem Zahn und einem Totalabsturz meines Computers nicht ganz Schritt halten konnte.

Doch ganz besonders zuversichtlich macht mich Abys Satz: “Jeder Schritt, den Du machst ist ein Fortschritt.” (in Englisch klingt das alles noch viel, viel schöner!). Ich werde einfach nach jedem Rückschlag, nach jedem Hindernis die Gangart wieder aufnehmen und meine Mini-mini-Schritte in die richtige Richtung machen, mich um meine “action-systems” kümmern und die aufgeschobenen Entscheidungen Stück für Stück fällen.

Vielleicht werde ich ja auch hier ein bisschen über meine Fortschritte berichten, denn trotz aller Vor-Kenntnisse von GTD und Kaizen und simplify und was-weiß-ich-nicht-alles und trotz aller bisherigen Versuche, mich selbst zu organisieren, haben mir erst einige Informationen in *diesem* Workshop die Augen richtig geöffnet.

edit: Gerade eben habe ich noch einen Bonus-Zusatzservice entdeckt. Wir bekommen das komplette Forum als PDF nach Hause geliefert. Ist das nicht toll? Also, ein Rundum-zufrieden-und-sorglos-Paket. Great!
(ich hatte schon überlegt, am letzten Workshop-Tag alle Inhalte in meine Evernote zu kopieren, aber der Computerabsturz vom Samstag hat mich eines Besseren belehrt: Alle Evernotes seit Juli sind mit abgestürzt…)

gefunden bei Mark Forster.

Für alle GTD-Junkies und für alle, die (wie ich) immer noch mit einer funktionierenden Selbstorganisation kämpfen (weil es immer noch nicht geklappt hat, GTD wirklich zum Laufen zu bringen…) habe ich hier ein Fundstück, das eine komplett andere Herangehensweise propagiert.

Es ist im Prinzip eine Super-Liste, wie dies auch aus dem Ansatz “Superbuch” bekannt ist. Genial finde ich aber hier den Ansatz, das Unbewusste oder die eher kreative rechte Gehirnhälfte oder die Intuition oder wie man es auch immer nennen will, in die Bewertung und Auswahl der Aufgaben einzubeziehen.

Eine deutschsprachige (!) Anleitung, wie es funktioniert findet sich HIER.

Im Web exisiteren eine ganze Menge sehr hilfreicher Blogs und Beiträge. Eine Artikelserie zu Steven R. Coveys “7 Wege zur Effektivität” habe ich beispielsweise bei Evomend gefunden.

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Der neueste Beitrag beschreibt, wie man das Wichtigste zuerst tun kann und gibt eine hervorragende Einführung in das Konzept, in Rollen zu denken. Insofern passt das aufs Genaueste zu meinem letzten Eintrag ‘Wieviel Planung ist gesund?’

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Sehr gut gefällt mir jeweils der persönliche Kommentar (”Mein Eindruck”) am Ende des Artikels – und lesenswert sind sie alle…
Hier gibt es einen Überblick über die ganze Artikelserie:

www.evomend.net

Momentan sind bereits vier von geplanten 8 Beiträgen erschienen.

Und hier gibt es das Original in ungekürzter Fassung :

Die Organisation anstehender Projekte ist ein leidiges, weil nahezu unendliches Thema. Jedes Projekt verlangt, eine gewisse Zahl an Schriftstücken, Ideen, Notizen und Referenzmaterial zusammen zu halten. Bei den unterschiedlichen Projekten ist das oft sehr bunt gemischt.

Ich habe es lange mit Hängemappen versucht. Die simplify-Idee vom “gedrehten Stapel” ist sehr einleuchtend. Das schaut dann so aus:

Wie man sieht, sieht man nichts.

Für mich als Augentierchen ist das ein gravierender Nachteil: ich brauche hier eine zusätzliche Liste, um zu wissen, was in welcher Mappe lagert. Fazit: Wenig praxistauglich.

Auch die Umstellung auf das Classei-System war kein echter Fortschritt. Die Hängemappen sind lediglich dünner, man spart wirklich Platz, aber das grundsätzliche Problem ist das gleiche. Nicht-Sichtbarkeit des Inhaltes.

Das habe ich gemerkt, als ich bei einer längeren Suche ein bestimmtes Thema in drei verschiedenen Mappen gefunden habe, jeweils mit einem anderen Stichwort, das jedesmal für mich total zutreffend war, jedoch ein halbes Jahr später habe ich eben ein anderes Schlagwort benutzt… Fazit: die Wiederfindbarkeit ist ebenfalls sehr begrenzt.

Auch eine Schlagwortkartei in Evernote oder der Versuch, meine Projekte mittels Nummern zu sortieren, ist nur von begrenztem Erfolg. Das merke ich jedesmal, wenn mehr als eine Woche zwischen den echten Arbeitsprozessen verstrichen ist und ich wieder mal bei Null angefangen habe.

Immer das gleiche Problem: Alle Verzeichnisse und Listen und Sortierkriteren sind entweder Wörter oder Nummern gewesen. Nix für die Augen…

Das taugt mir als visuell orientiertem Menschen nicht. Ich brauche Bilder.
Meine Lösung sieht jetzt so aus:

Ich habe transluzente Clip-Mappen gefunden.
Darin ist jeweils EIN Projekt hineingeklemmt.
Manche haben noch einen “Umschlag” aus einem gefalteten A3 oder A4-Blatt, das ein Titelbild trägt. Ganz fix skizziert oder ein für das Projekt typisches Bildchen ausgedruckt.

Oder wenigstens der Name/Titel in großen bunten Buchstaben auf dem Titelblatt. Vielleicht auch als Birkenbihl`sches KAWA…

Abgeschaut habe ich mir diese Idee in dem Architekturbüro, in dem ich seinerzeit mein Praxissemester hatte: Dort wurden alle Unterlagen zu einer Planung in einer Papp-Mappe gesammelt – und weil man in einem Architekturbüro immer wenigstens eine Skizze eines Bauvorhabens hat, war als Titelblatt eben eine Kopie des Entwurfes mit einer charakteristischen Ansicht des Häuschens auf die Mappe draufgeklebt. Manche Mappen waren so dick, dass der Inhalt mit großformatigen Gummiringen zusammengehalten werden musste. Die schicken Clipmappen gab es damals noch gar nicht.

Übrigens tut es der Umschlag aus einem gefalteten Papier auch ohne die Clipmappe, ich mag lediglich sehr gerne die schönen Farben der Clips und die Tatsache, dass alles wirklich fest beieinander klemmt. Und wenn die Mappe zu voll ist, dann muss eben ausgemistet werden… oder in Teilprojekte zerlegt werden….

Viel Spass bei der visuellen Ablage!

Die Mappen gibt es übrigens günstig bei Aldi, Mc Geiz oder sogar bei amazon:

Eine große Arbeits-Erleichterung ist es, zu wissen, welche Projekte bevorzugt bearbeitet werden müssen. Der ein oder andere wird vielleicht bereits das Eisenhower-Prinzip kennen, das helfen soll, Prioritäten zu vergeben.

A, B, C, D bezeichnet die Rangfolge und geordnet werden die Projekte in einer Matrix mit den Achsen “unwichtig – wichtig” und “hat Zeit – dringend”. Auf methode.de gibt es eine ausführliche Beschreibung des Prinzips.

Diese Methode hat meiner Meinung nach zwei gravierende Nachteile:

Ich bin kein Präsident, somit kann ich Projekte nicht unbedingt delegieren und es gibt auch eine Menge Projekte, die ich nicht einfach in den Papierkorb fallen lassen kann, schließlich sind viele Dinge einfach wünschenswert, auch wenn ich sie nicht sofort umsetzen kann.

Hier habe ich jetzt mal ein Beispiel aus meinem Evernote, damit man es sich leichter vorstellen kann, wie ich die Projekte sortiere:

Evernote erlaubt es, einen Filter einzurichten, der z.B. alle Notizen nach der Flaggenfarbe sortiert.

Ich habe meine Projekte in vier Kategorien unterteilt:

• Dringend: Alles, was definitiv einen Termin hat. Wenn ich ein Projekt am 1. September abgeben muss, dann muss es in den nächsten 5 Wochen vor dem Urlaub einfach erledigt werden, oder eben nicht.
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• Wichtig: Meine sogenannten “VIP-Projekte“.
  Hier landen die Vorhaben, die mich definitiv weiter bringen, auch wenn mir niemand durch einen Termin von außen Druck macht. Wichtige Projekte eben.
  Diese “großen Steine” müssen ins Glas, bevor der Alltags-”Sand” dazugefüllt wird.
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• Demnächst: Hier landen die Projekte, die – wie der Name schon sagt – demnächst mal wichtig werden, aber derzeit noch nicht anbrennen. Es ist quasi im Moment noch egal, ob das Projekt nächste oder übernächste Woche erledigt wird; Hauptsache, es wird nicht vergessen!
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• Wünschenswert: Diese Liste ist stark verwandt mit der Liste Vielleicht/ Irgendwann. Es handelt sich hier um die berühmten ‘Ich sollte mals’ nach dem Muster: ‘Ich sollte mal den Keller entrümpeln’.
  Naturgemäß sind hier viele Dinge, die sich erst mal riesengroß anfühlen:
  - Eine Notfallmappe anlegen und alle Familiendokumente ordnen.
  - Die Ablage im Büro vereinfachen.
  - Die Wohnung renovieren.
  Der Trick ist, dass diese Projekte bereits jetzt eine Projektnummer haben und somit regelmäßig gedanklich durchgekaut werden. Irgendwann sind dann konkrete Ziele ermittelt und erste Teilprojekte abgeleitet, so dass einer Umsetzung nichts mehr im Wege steht.

Jetzt kommt die simple Anwendung:

• Jeden Tag die dringenden Projekte durchschauen und sich mindestens einen Schritt vorknöpfen.
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• Jeden Tag auch die wichtigen Projekte durchsehen und entscheiden, ob es einen ‘großen Stein’ gibt, der ‘ins Glas’ gelegt werden kann.
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• Jede Woche die beiden anderen Listen Demnächst und Wünschenswert durchsehen, Notizen ergänzen, Ideen festhalten und bei Bedarf die Farbe der Flagge auf ‘Dringend’ oder ‘Wichtig’ ändern.

Da alle Projekte in Evernote auch der Reihe nach in der Rubrik ‘Projekte’ stehen, besteht natürlich auch die einfache Möglichkeit, sich diese Kategorie völlig unsortiert als Ganzes vorzunehmen. Auf diese Weise behält man auch leicht den kompletten Überblick über alle anstehenden Projekte, z.B. per Ausdruck oder Liste.
So sieht der Ausschnitt aus der Projekt-Kategorie aus:

Was ist denn das schon wieder? (werden Sie vielleicht fragen…)

Es hat ganz viel mit Selbstorganisation und “Dinge geregelt kriegen” zu tun.

Jetzt habe ich endlich eine Möglichkeit gefunden, im Sinne von “Getting Things Done” (GTD) einen Überblick über meine Projekte zu behalten.

Eine einfache Liste in Excel war bei mir leider nie auf dem aktuellsten Stand, so dass es mir schon mal passiert ist, dass im Explorer plötzlich zwei Ordner die gleiche Nummer hatten.

Den Durchbruch habe ich mit folgender Methode erzielt:

Projekte nach Auftraggeber sortieren

Die bisher an den Jahren orientierten Projektnummern (z.B. 07-003) habe ich durch “Kunden-Nummern” ersetzt, die sich jetzt auf den Auftraggeber beziehen. Ich selbst bin mein größter Auftraggeber und alles, was Familie, Business oder Haushalt und Verwaltung desselbigen betrifft, bekommt jetzt die “Kundennummer” 001 vorangestellt. Nun kann ich auch endlich die verschiedenen Mehrfachaufträge oder die doch eher zahlreichen Gemeindeprojekte ordentlich im Laptop verstauen und mein Explorer sieht deutlich aufgeräumter aus.

Projekt-Datenblatt

Für jedes so in die Übersichts-Liste einsortierte Projekt erstelle ich eine Projektnotiz in Evernote (Tausend Dank an den Tool-Blog! – was habe ich nur früher ohne Evernote gemacht?) – In dieser Evernote-Projekt-Notiz stehen alle relevanten Daten zum Projekt, wie z.B.:

1. Start-Datum
2. nächste Schritte
3. Ablageort der verschiedenen Unterlagen
4. Ideen
5. Projektverlauf
6. und natürlich die Kunden-Projekt-Nummer! Spätestens über diese finde ich die Notiz dann auch wieder, denn die geniale Suchfunktion von Evernote hilft mir da ganz leicht beim Finden.

Aufgrund der chronologischen Struktur des Programms sind die Projekte natürlich erst mal zwischen all den anderen Notizen verteilt… Ein Glück, dass man in Evernote auch so feine Schlüsselbegriffe bzw. Kategorien vergeben kann, dann habe ich die Suchfunktion auf der einen Seite und den Strukturbaum auf der anderen Seite. Denn ein numerisches Sortieren wie bei Excel geht in Evernote leider nicht. Trotzdem sind bereits zwei wichtige Kriterien erfüllt: Wiederfindbarkeit und eindeutige Zuordnung.

Überblick behalten

Was ist jetzt diese ominöse Projektpumpe?
Ich habe mir auf einen Stapel (veralteter) Visitenkarten-Rückseiten die Projektnummer und den Titel geschrieben. Dieser Stapel wird jetzt nacheinander durchgeblättert, wie man es von Vokabel-Karteien kennt:

1. Oberstes Blatt anschauen, kurz reflektieren, ob dieses Projekt gerade akut ist.
2. Dann das Projekt-Datenblatt eventuell ergänzen
3. oder die Zuordnung diese Projektnotiz auf den GTD-Schritte-Listen verändern (sprich z.B. das Projekt von der “Telefonieren-Liste” auf die “Warten-auf-Liste” verschieben)
4. und schon bin ich mit jedem Projekt wieder up to date.

Die Schritte-Listen habe ich mir auch in Evernote angelegt, somit ist dieses Programm gerade mein ultimatives GTD-Werkzeug!

Praktische Anwendung

1. Diese Umwälzpumpe kann ich manchmal nur für 5 Minuten “einschalten”, dann komme ich halt nicht durch alle 40 (oder 100?) Karten durch, sondern nur durch drei. Aber ich komme einen Schritt voran. Ein andersfarbiges Trennblatt am Anfang signalisiert mir: Jetzt ist ein ganzer Durchlauf geschafft und der Zyklus beginnt von vorne.
2. Manchmal fliegt eine Karte heraus, weil das Projekt abgeschlossen ist. Die Projektnotiz aus Evernote wird in ein kurzes Resumée verwandelt (was habe ich gelernt? was kann ich besser machen? was ist optimal gelaufen? was sollte ich verändern? …) und alles wird ordentlich entrümpelt und archiviert und abgelegt. Dann noch ein Projektfest, juhu, fertig.
3. Man kann neue Karten superleicht einfach an eine x-belibigen Stelle einfügen, denn es ist völlig egal, ob die Projekte in einer alphanumerischen Reihenfolge abgearbeitet werden oder nicht.
4. Und der Stapel ist handlich. Zur Not passt er ins Reisegepäck und ich könnte zumindest gedanklich meine Projekte “durchpumpen“, denn so eine mehrtägige Abwesenheit hat mir bisher meistens ein Chaos beschert, was den Überblick über die Projekte angeht. Da waren dann meist einige Tage der Aufarbeitung nötig. Jetzt nehme ich den Stapel, klinke mich gedanklich kurz in das Projekt ein und ein eventueller Geistesblitz wandert dann nach der Rückkehr per Zettel und Eingangskorb spätestens beim wöchentlichen Routine-Check in die Projektbeschreibung. Die Idee, die “geistigen Schubladen” auch im Urlaub offen zu halten, stammt übrigens von Vera F. Birkenbihl…
5. Ein weiterer Vorteil der Karten: ich kann auch mal nach Prioritäten sortieren oder die Karten auf dem Fußboden verteilen, eine Mindmap oder einen Cluster legen, sie an eine Pinwand heften oder auf ein Flipchart kleben und mit der Digitalkamera eine kurze “Notiz” festhalten. (…irgendwann leiste ich mir auch die Kaufversion von Evernote, dann erkennt Evernote sogar den Text auf diesen Fotos!)
6. Noch eine weitere Anregung: Ziehen Sie aus dem Stapel ein x-beliebiges Projekt und tun Sie heute einen Schritt dafür (Wenn möglich, sollte man natürlich die hässlichste Kröte schlucken *grins*).

Für mich ist die Projekt-Pumpe eine faszinierende Lösung und ein weiterer Beweis, dass man mit ordentlichem Werkzeug (Evernote, GTD) auch gute Arbeit machen kann. Nochmals tausend Dank an die vielen Ideengeber und Helfer, die mich (manchmal auch unwissentlich) unterstützt haben, allen voran der Wissensagentur und dem Tool-Blog.

Wie lange liegt die letzte Datensicherung auf Ihrem PC zurück?

Heute ist mein persönlicher “Tag der Datensicherung” und ich habe heute früh meine externe Festplatte angeworfen und alles gesichert.

Und weil ich beim letzten Formatieren der Festplatte (das mache ich nicht so oft ) vergessen hatte, meinen Favoriten aus dem Internetbrowser mitzunehmen, habe ich mir heute eine Checkliste geschrieben:

• Checkliste Datensicherung:

Outlook:

• Kontakte sichern
• Kalender sichern
• Persönliche Mailordner sichern
• Sicherungsdateien in D:/Save ablegen

Favoriten aus Browser

• Favoriten-Datei exportieren: Lesezeichen-Manager
• “bookmarks.html” in D:/Save abspeichern

Verzeichnis D:

• komplett auf externe Festplatte verschieben
• ohne die “blassen” Ordner: Papierkorb und System-Infoordner

Ordner “Eigene Dateien” in C:

• Ordner lässt sich nicht verschieben – es wird sonst eine Verknüpfung erstellt
• relevante Unterordner gezielt auswählen

Nächsten “Tag der Datensicherung” festlegen und Termin im Kalender eintragen

Frage des Tages: Wann ist Ihr persönlicher Tag der Datensicherung und wie häufig findet er statt?

Tags:Checkliste, Datensicherung, Datenverlust, GTD, Kalender, Organisation, Routine

Abgelegt unter: Checkliste, GTD, Selbstorganisation — Claudia Schramm @ 10:48 — Kommentare (5)

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21. Januar 2007

Getting Things Done – Eine Einführung

Bei Zeit zu leben, eine meiner Lieblingsseiten, habe ich eine wunderbare Erklärung des GTD-Systems gefunden: Getting Things Done. Es ist eine sehr gute Beschreibung des Prinzips mit einigen praktischen Beispielen. Gut, um mal einzusteigen.

Bei den Links ganz unten gibt es ein Plugin für den Firefox-Browser, mit dem man das GTD-Prinzip in Googlemail installieren kann. Näheres dazu folgt nach dem Praxis-Test

Tags:GTD, praktisch, Selbstorganisation

Abgelegt unter: Fundsachen, GTD, Selbstorganisation — Claudia Schramm @ 12:56 — Kommentare (0)

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10. Januar 2007

Die Projektübersicht

Für eine funktionierende Projektabwicklung im Sinne von “Getting Things Done” brauche ich eine Übersicht über alle Projekte.

Zur Erinnerung:
Projekt ist alles, was mehr als zwei Schritte erfordert und einen klar definierten Abschluss hat.

Beispiele:

• “Abnehmen” ist ein Projekt, wenn eine Ziel-Vorstellung vorhanden ist (”70kg wiegen” oder “5 kg abnehmen”)
• “Ernährung umstellen” ist eher ein Prozess. Ernähren tut man sich jeden Tag und insofern ist es schwer ein abschließendes Maß der Dinge zu finden, das einem signalisiert: “so – jetzt habe ich meine Ernährung umgestellt!” – hier sind Strategien gefragt, die helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren.

Zurück zu den Projekten und deren Handhabung im Alltag:

Bisher habe ich immer ein bisschen einen Knoten hineingebracht, weil ich die Nummerierung der Hängemappen als Projektnummer übernommen habe und auch im Explorer meines Computers diese Mappennummer verwendet habe. Das erzeugt Durcheinander, weil nicht alle Projekte im Explorer auftauchen und nicht alle Projekte in den Hängemappen sind.

Leider gibt es auch noch andere Projekte – solche die niemals im Computer bearbeitet werden und somit im Explorer keinen Platz brauchen. Oder Projekte, die für Hängemappen viel zu groß sind und an anderer Stelle gelagert werden müssen, etwa Hausapotheken, Bastelsachen-Schränke und so weiter…

Wie sieht nun eine mögliche Lösung aus?

Ich habe mir in Excel eine Datei gestrickt, die zu jedem neuen Projekt erst einmal eine Projektnummer vorsieht. Die Überschriften der ersten drei Spalten lauten: Projektnummer – Projektname – Ort.

• Projektnummer: ich finde eine Variante ganz praktisch, die das aktuelle Jahr beinhaltet: z.B. “07-001“
• Projektname: Einige wenige Schlagwörter zur Beschreibung, beispielsweise “Garten – Planung“
• Ort: Hier gibt es Kürzel für den jeweiligen Fundort der Projektunterlagen.
• Projekte, die NUR im Computer existieren erhalten ein Kürzel “E01″ (und natürlich fortlaufend nummeriert) – das E steht für Explorer.
• Projekte mit Schriftverkehr (hier fließt also reales, bedrucktes A4-Papier) lassen sich bis zu einem gewissen Umfang in Hängemappen einordnen.Ich habe lange mit dem System von Classei experimentiert und bin dann doch wieder zu der klassischen Hängemappe zurückgekehrt. Classei eignet sich meines Erachtens nicht für diese 20 Hängemappen, die immer wieder wechselnde Projekte aufnehmen sollen. (Classei eignet sich hervorragend für ein Archiv, das nur hin und wieder benutzt wird und dessen Inhalt einen gewissen Umfang pro Mappe nicht übersteigt).
  Die Hängemappen bezeichne ich mit z.B. “M01″ – dieses Kürzel also bei den entsprechenden Projekten in Spalte 3.
• Riesige Projekte, die soviel Papier beinhalten oder so sperrig sind, dass sie nur noch in irgendwelchen Kisten gelagert werden können, erhalten in der Spalte 3 ein Kürzel in der Form “K01″ – und die entsprechende Kiste einen entsprechenden Aufkleber. Das funktioniert auch mit Schuhschachteln oder Umzugskartons.

Für Perfektionisten können noch Spalten mit weiteren Informationen hinzukommen:

• Erledigungsdatum
• Rechnungsnummer (für Selbstständige)
• Projektart (privat oder beruflich)
• Status (erledigt, offen, …)
• Priorität (z.B A bis D)

Schön ist bei Excel die Möglichkeit, Zeilen mit erledigten Projekten auszublenden, so hat man auf einen Blick eine Übersicht über die anstehenden Projekte. Desweiteren kann man innerhalb der Spalten aufsteigend alphabetisch sortieren. Das bedeutet im Klartext, ich kann

• chronologisch nach der Projektnummer (z.B. 07-001)
• nach Fundort (z.B. E01 – M01 – K01)
• nach Priorität (A – D)

sortieren. Besonders spannend ist die Variante, jedem Projekt gefühlsmäßig und spontan eine Priorität zu geben und dann nochmal zu sortieren. Plötzlich sieht man schwarz auf weiß, welche Projekte wirklich wichtig sind und welche Projekte eher lustiger Zeitvertreib.

Meine Priorisierung bedeutet:

• A – wichtig, vielversprechend, ertragreich
• B – wichtig, hilfreich, jedoch nicht ganz so aussichtsreich. zweitrangig.
• C – wäre ganz schön, wenn ich das auf die Reihe kriege
• D – na ja, wenn es dieses Quartal nicht klappt, dann halt nächstes.

Die Einführung der Projektnummer mag auf den ersten Blick umständlich erscheinen. Mir jedoch hilft sie ungemein, Klarheit darüber zu gewinnen, was denn nun ein Projekt ist und was nicht. Allein der Eintrag in diese Liste ist eine Selbstverpflichtung oder eine Art Auftragserteilung.

Zudem erleichtert mir die Übersichtsliste in jeder Hinsicht die Arbeit, denn ich habe auf einem einzigen Blatt Papier alle wichtigen Aufgaben der nächsten Zeit sichtbar und parat.

Und darüberhinaus kann ich mit der Projektnummer endlich auch im Wiki (für fortschreitende GTD-ler) sinnvolle Seiten anlegen. Da steht und fällt ja alles mit einer sauberen Verlinkung.

Mein besonderer Dank gilt auch hier wieder mal der Wissensagentur, die mir schon vor einiger Zeit die Anfänge dieses Systems näher gebracht hat und mir auch heute wieder mit Rat und Tat für diese speziellen Fragen in punkto excel beigestanden ist

• Erkenntnis des Tages:
  Das war sauviel Arbeit – ein aufgeräumter Explorer ist jedoch Gold wert.

Tags:Überblick, GTD, Ordnung, Organisation, Projekt, Selbstorganisation

Abgelegt unter: GTD, Selbstorganisation — Claudia Schramm @ 23:31 — Kommentare (1)

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19. Dezember 2006

Freie Startbahn

Irgendwie bedrückt mich das vorweihnachtliche Chaos ein wenig. In meinem Büro schaut es ziemlich furchtbar aus und die Chancen, dass alles Entrümpeln und Aufräumen wieder mal zu einem Silvester-Vorsatz wird, stehen gut. Warum nur ist es so schwer, Überflüssiges los zu lassen?

Gerade vor Weihnachten vervielfacht sich der Stress und es steht 1 zu 12, dass auch noch irgendein lieber Mensch ausgerechnet im Advent Geburtstag hat. Chaos, fehlender Überblick, Druck und Streß prägen (bei mir) die “stade” Zeit.

Ein Telefonat mit der Wissensagentur hat mir wieder einmal eine Tatsache von “Getting Things Done” ins Gedächtnis gerufen, die ich schon seit einiger Zeit verdrängt hatte. David Allen schreibt in “Wie ich die Dinge geregelt kriege”, das die Startbahn frei sein muss, wenn man mit dem Flugzeug fliegen will.

Schon damals habe ich beim Lesen des Buches eine Zeichnung dazu angefertigt… die habe ich mir jetzt wieder herausgesucht.

Außerdem habe ich gestern meinen Schreibtisch b l i t z e b l a n k aufgeräumt. Es ist NIX mehr drauf.

Und jetzt stellt sich so langsam das Gefühl ein, ich könnte ja diese eine Mappe auf den Schreibtisch legen und durchsehen und verschlanken… oder diese Kiste mit den CD`s für den Computer… mal gucken, welche Datensicherung noch wichtig ist….

Mit der freien Startbahn habe ich endlich Platz, um so ein Projekt zu starten. Dann finde ich auch die nötigen 15 Minuten.

Ich war zu lange gedanklich auf der Ebene 2, ohne mich um den Zustand meines Rollfeldes zu kümmern.

Tags:15 Minuten, Alltag, Aufräumen, Bücher, Büro, Entrümpeln, Gefühl, Loslassen, Ordnung, Projekt, Selbstorganisation, Weihnachten, Zeit

Abgelegt unter: Buchempfehlungen, GTD, Selbstorganisation, flylady — Claudia Schramm @ 13:19 — Kommentare (0)

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