das klingt sehr gut. Ich bin ja dieser Tage sehr mit der Umstrukturierung meiner Ablage beschäftigt (daher die späte Antwort) und ich merke mehr und mehr, dass dies ein wirklicher Engpass war, der verhindert hat, Dinge auch wirklich zu erledigen. Was sich alleine in der letzten Woche schon dadurch geklärt und erledigt hat, weil ich es jetzt in ein sinnvolles System einreihen kann, ist fast nicht aufzuzählen. Ich bin sehr begeistert.

Wo ich Dir unbedingt Recht gebe, ist bei der Tatsache, dass viel zu viel in haarkleine Zeitpläne hineingeschrieben wird. Und auch bei der Balance der Aufgaben muss es stimmen. Ich konnte z.B. die vielen hereinkommenden Aufgaben (zum Teil auch einfach nur Ideen) gar nicht so schnell kategorisieren, weil das System gefehlt hat. Da brauchte ich noch gar nicht die Frage nach dem nächsten Schritt stellen, denn selbst wenn ich ihn gestellt hätte, dann wäre der Vorgang doch wieder auf einem Stapel gelandet.

Es ist eine komplexe Verstrickung aus fehlender Klarheit über den nächsten Schritt, fehlender Systematik, fehlendem Überblick und fehlender Rückschau. Nur, wo fängt man am besten an, den Gordischen Knoten aufzulösen? Mein “Alexandrischer Schwerthieb” war die Systematik. Ich habe mein alltägliches Projekt-, Verwaltungs- und Ideenleben in 12 Kategorien gepackt und einen banalen Pultordner gekauft. Das hat Energien zum Ordnen und Abarbeiten freigesetzt.

Dann kommt noch dazu, dass ich es zum Beispiel überhaupt nicht mag, eine Liste mit dem Titel “Warten auf” zu führen. Oder überhaupt irgendwelche Listen (ausser der unübersichtlichen Notfall-OGOG-Liste, die gravierende Nachteile hat, aber ein Notfall-System ist). Listen sind bei mir NIE aktuell. Und für viele Vorgänge reicht es auch völlig aus, dass man weiß, DASS noch etwas offen ist. Ehrlich: Ich mag keine Listen. Da fehlt der Überblick.
Das ist jetzt mein zweiter Ansatzpunkt:der Überblick. Bei Pigpog habe ich eine Idee zu einer “Now-Map” gefunden, die in Form einer Mindmap alles Anstehende auf ein einzelnes Blatt Papier bannt. Zu meiner Überraschung hat die gesamte OGOG-Liste auf dieser einen Seite Platz, weswegen ich die Liste in Kürze ausmustern werde.

Mir gefällt einfach die Idee, alles auf einer Seite parat zu haben. Und mit nur wenig Aufwand liesse sich daraus auch im Mindmanger eine Überblickliste schnitzen, die, wenn sie denn wirklich regelmäßig benutzt werden würde, der letzte Schlüssel zu einem funktionierenden System sein könnte… so ist es letztlich eigentlich völlig egal , WIE man seine Aufgaben erfasst und abarbeitet, Hauptsache, die Prozedur des Sichtens und Umsetzens bleibt erhalten. Ich gebe zu, dass ich diesen Schritt schon sehr stark vernachlässigt habe.

An Mark Fosters System finde ich auch gut, über die Zahl der Verpflichtungen nachzudenken. Ich habe so viele Ideen (siehe den bereits erwähnten Artikel zu den Scannern) und bisher dachte ich auch immer, es müssen alle irgendwie umgesetzt werden. Dazu werde ich jetzt doch wieder eine Idee von GTD aufgreifen und einfach sehr viel mehr als “Vielleicht-irgendwann” einordnen.

Naja, so langsam aber stetig komme ich voran. Vielen Dank für den fruchtbaren Austausch, der mich doch nochmal über die OGOG-Liste nachdenken hat lassen und mich wieder zu Mark Foster und anderen guten Quellen (zurück) geführt hat.

Ciao, Claudia

Sein Kernpunkt: Man muß sich Grenzen setzen und die Balance zwischen den an einem Tag neu hereinkommenden und den an einem Tag erledigten Aufgaben muß im Normalfall stimmen (das heißt nicht, daß sie identisch sind). Deshalb baut er einen Puffer von einem Tag ein; grundsätzlich (außer es geht überhaupt nicht anders) schreibt er alle neuen Aufgaben in die Liste für den nächsten Tag. Die muß man dann aber auch abarbeiten (“Will-do”-Liste). Wenn Aufgaben für mehr als 3-4 Tage unerledigt bleiben, muß man entweder ein “Backlog” isolieren (und das Abarbeiten ist dann ein neues Projekt) oder – das ist die wichtigste Prozedur – den Fehler suchen. Es gibt laut Forster nur 3 Möglichkeiten: (1) Man arbeitet ineffizient, was aber ja idealerweise nicht sein sollte, oder (2) man hat zuwenig Zeit, z.B. wegen ständiger Meetings, oder (3) man hat einfach zuviel zu tun. Bei (3) muß man seine “Commitments” zusammenstreichen. Er ist explizit dagegen, mehr Aufgaben auf die Liste zu schreiben als man erledigen kann (m.E. ein Schwachpunkt von GTD).

Der große Vorteil, den ich bisher sehe: Außer den Systemen, die alles haarklein in einen täglichen Zeitplan reinschreiben (der nie funktioniert), ist das das einzige, das ein unmittelbares Feedback gibt, wieviel man machen kann.

Nachteile, die ich bisher erkennen kann: Er sagt kaum etwas über Projektmanagement, “Alles-aufschreiben-und-den-Kopf-freihaben” spielt bei ihm keine große Rolle, weil es bei ihm keine “Vielleicht”-Liste gibt. Auch über langfristige Ziele sagt er praktisch nichts. Aber für die meisten dieser Nachteile gibt es andere Lösungen.

Was Kontextlisten angeht, erübrigen sich die mit Forsters Methode sowieso:
Auf der täglichen “Will-Do”-Liste sollte ohnehin bei weitem nicht soviel draufstehen wie auf GTD-Kontextlisten, da bei nach seiner Logik eigentlich immer “nur” das Arbeitspensum eines Tages draufsteht. Wenn da ein paar gleichartige Aufgaben (z.B. Telefonate) dabei sind, ist das relativ leicht zu erkennen. Und weil die Liste nur für einen Tag ist, ist sie auch bei Streichung der erledigten noch nicht so unübersichtlich.

Eigentlich hatte ich gar nichts zu Wichtig vs. Dringend geschrieben, aber da es nun mal angesprochen wurde: Ich glaube, das ist ein gutes Analyseinstrument auf einer höheren (Projekt-)Ebene, aber für die “Tun”-Ebene nicht so gut geeignet. Wie alles Priorisieren von To-Dos.

Im übrigen glaube ich, daß der zweite Grund gegen die OGOG-Liste war, daß die (eigentlich sehr sinnvolle) GTD-Prozedur des “Sichtens” fehlt und die “Was ist das?”-Entscheidung (Ein-Schritt-Aktion? Projekt? Sonst irgendwas?) übersprungen wird. Wenn man sie aber nur als “Inbox” betrachtet, dann spielt das aber wahrscheinlich keine Rolle.

Kontextlisten haben mir nämlich auch nur sehr begrenzt etwas gebracht. Die Kontexte, die ich wirklich brauche, sind eine Einkaufsliste mit allen anstehenden, aber nicht so dringenden Erledigungen (Kinderzahnpasta, Söckchen Größe 33, Stöpsel fürs Waschbecken,…) und eine Liste, was ich gerne beim Bummel in der nächstgrößeren Stadt oder in meiner Heimatstadt machen möchte (der große schöne Schreibwarenladen, das mehrstöckige Buchgeschäft…*grins*)
Mit der offenen To Do Liste gebe ich Dir recht. Und auch mit der Unterscheidung nach Wichtig oder Dringend (das schöne Denkmodell nach Covey!). Von Mark Foster hab ich auch schon das ein oder andere gelesen (leider nicht das Buch), nur fand ich seinen Blog bisher nicht so wahnsinnig ergiebig; habe allerdings auch schon länger nicht mehr reingeschaut. Hast Du das Buch gelesen?

Für meine Lebensbalance hat mich in der Tat ein ganz anderes Denkmodell weiter gebracht: Barbara Shers “Scanner“…

Meine OGOG Liste ist im Prinzip der momentane Sammelbehälter, der die Dinge auflistet, die demnächst anstehen, weil es halt Verwaltungsakte sind und in den nächsten Wochen erledigt werden müssen. So gesehen sind es fast schon die großen Steine im Glas, nicht wirklich dringend, aber trotzdem wichtig – und besser auf einer offenen Liste erfasst, als in Stapeln untergegangen.
Ich glaube, es ist tatsächlich wichtig, die OGOG-Liste als Zwischenlösung zu verstehen.

Gestern habe ich noch viel Zeit im Internet verbracht und mich nochmal mit der Variante verschiedener Moleskine-Hacks befasst, denn ich habe immer noch keine richtig gut funktionierende Inbox. Am besten gefällt mir die Lösung von Pigpog.
Ich denke, mit einer Mischung aus Zen to Done und Do it Tomorrow wäre ich auf einem guten Weg.
(Habe mir gerade das erste Kapitel von Mark Fosters Buch angesehen. good stuff!)

Jetzt gehe ich erst mal zurück zu meinem Thema des Tages (TT): die Neuorganisation meiner Ablage.

Auf einen weiterhin so ideenreichen Austausch!

Grüße, Claudia

GTD ist ein feines Buch und ein feines System. Die Umsetzung dieses Systems muss in einer sehr individuellen Atmosphäre erfolgen, da die To Dos und die Rahmenbedingungen für jeden Einzelnen anders sind. Ich gebe offen zu, dass ich bei GTD trotz des guten Systems bisher gescheitert bin.

Die oben im Artikel erwähnte OGOG Liste habe ich mir erstellt, nachdem ich zum x-ten Mal meine Kontextlisten gesucht habe. In meinem Organisationsdschungel ist sehr viel vom “richtigen” Ort und der “richtigen” äußeren Form abhängig (das sind noch Überreste meines Perfektionismus). Daran bin ich bisher mit allen Anläufen, GTD umzusetzen, gescheitert.

Zu meinem Erstaunen sind auf meiner OGOG-Liste fast nur Punkte gelandet, die ohnehin schon sehr lange als Unlust-Aufgabe anstehen. Und dafür hat es sich gelohnt, diese Liste aufzustellen. Sie ist entgegen allen zuerst gehegten Befürchtungen doch relativ kurz geblieben (nur 5 Seiten in diesem relativ kleinen Zeitplaner-Format) und kann somit doch relativ häufig “mal schnell durchgeblättert” werden.

Zum Zweiten habe ich durch diese Liste und den Artikel von Alexandras Wissensagentur “Entscheidungsmuskel trainieren” zum allerersten Mal überhaupt die Gelegenheit gehabt, die Frage nach dem nächsten Schritt überhaupt zu stellen – denn bisher bin ich beim Sammeln auf Kontextlisten und einem immervollen Eingangskorb stecken geblieben.

Und siehe da: ich habe den entscheidenden Engpass in meiner Selbstorganisation entdeckt: Zuviel “Archiv” verstopfte das Ablagesystem, somit war das zügige Einsortieren vieler Vorgänge ein Graus und die vielen Stapel mit den “Dingen, die ich noch unbedingt…” erreichten fulminante Höhen.

Dieser Tage bin ich dabei, meine Ablage neu zu organisieren, daher die etwas verspätete Antwort. Mein Anliegen ist es mit solchen Artikeln gerade NICHT, ein funktionierendes System vorzuschlagen, das der geneigte Leser einfach nur zu übernehmen braucht, sondern eine Diskussion zu führen, einen Austausch mit anderen zu haben, die ebenso wie ich an ihrer Selbstorganisation zu verzweifeln drohen und genau deswegen ist der Artikel genau einen Tag nach Alexandras Artikel erschienen: um so eine OGOG-Liste abzubilden (und ich kenne mindestens eine Person, die daraufhin ihr abgelegtes Zeitplanbuch ebenfalls reaktiviert hat und eine Notfall-Prozedur mit der OGOG-Liste gestartet hat).

Ich denke ebenfalls, dass die OGOG-Liste auf Dauer nicht das optimale Planungsinstrument sein wird (falls Dir die beiden Gründe wieder einfallen, schreib sie mir doch mal…). Mein Plan ist im Moment, mit der Notfall-Prozedur den Laden einigermaßen am Laufen zu halten und wenn mein Ablagesystem etwas durchlässiger und anwenderfreundlicher geworden ist, werde ich mir erneut Gedanken über eine Kommandozentrale machen, wahrscheinlich werde ich wieder auf GTD zurückkommen, denn da stecken nach wie vor die überzeugensten Ideen drin. Und dann sind aber die Stapel vom Schreibtisch zwischenzeitlich weg.

@Christiane: Vielen Dank für den Tipp, ich kenne Zen to Done bereits, da ich doch hin und wieder im GTD-Universum spazieren gehe

imgriff.com ist eh´ eine meiner Lieblingsseiten. Ich bin noch am Suchen der “idealen äusseren Form” ( – leider wieder mein Perfektionismus) für den Sammel”behälter” von Schritt 1. Mein letztes Notizbuch war das oben im Artikel beschriebene “Superbuch” – ein A6-Büchlein. Nachdem ich mich wieder verstärkt mit der zweiten Zen-to-Done-Gewohnheit “Durcharbeiten” befasst habe, hat auch dieses Notizbuch gut funktioniert, daher werde ich auf jeden Fall auch Zen to Done wieder aufnehmen. Danke für den Hinweis!!

Liebe Grüße, Claudia

Ich glaube immer noch, dass eine gewisse Bewährungsphase für neue Systeme vor öffenlicher Bekanntmachung eine gute Sache wäre. Und ich weiß mindestens zwei Gründe, warum eine Liste wie die hier dargestellte vielleicht keine so gute Idee sein könnte (jedenfalls auf Dauer). Sind mir nur leider gerade entfallen.

Musste jetzt leider selber drauf kommen.

vielen Dank für den sehr informativen Kommentar.
Ich werde es weiterhin auf meine Weise handhaben; freundliche Grüße,
Claudia