Ich habe jetzt schon länger keinen Beitrag mehr geschrieben und das hatte seinen Grund vor allem in der überquellenden Flut an To-Dos, die mich angesprungen und unter sich begraben haben.

Irgendwie war gefühlt mehr los als sonst – oder ich habe es weniger gut als sonst auf die Reihe gebracht.

Ich habe in den letzten Wochen aus akuter Notwendigkeit wieder intensiv verschiedene Systeme zur Selbstorganisation ausprobiert (allein das parallele Führen von drei oder mehr solchen Systemen ist ein Produktivitätskiller erster Güte!)

Was bisher nicht funktioniert hat:

• Das Zeitplanbuch im klassischen Sinne, mit Kalender, Adressen und A-Z Register für Notizen. Zu dick, zu vollgefüllt und vor allem die Notizen krankten immer daran, dass ich Dinge dann unter anderen Stichworten gesucht und eben nicht mehr rechtzeitig gefunden habe. Ausserdem ist es eine ungute Verknüpfung von ToDo und Terminen gewesen, denn die meisten ToDos sind eben nicht an Termine gebunden.
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• Das Superbuch. Ein kleines Notizbuch, gebunden, transportabel und immer einen Kuli dazu in der Handtasche. Ich habe viel notiert und wenig erledigt. Zwischen die To-Dos haben sich Ideenskizzen, eine Vortragsmitschrift und Infos zu Projekten eingeschlichen. Das Ende vom Lied: Ein heilloses Durcheinander, das ich auch nicht mit der Kapitelbildung durch Post-Its zähmen konnte.
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• Die Kontextlisten nach GTD. Irgendwie werden es einfach zuviele verschiedene Kontexte. Und dann fehlt auch ein ansprechendes anfassbares Papiergebundenes System, denn allein im PC ist es für mich nicht machbar. Und die vielen A4-Blätter, die ich mit To Dos in verscheidenen Kontexten beschriftet habe, waren ein ungeliebtes Instrument, ein Grab für die meisten Angelegenheiten. Ich bin nie an den Punkt gekommen, an dem ich mich entspannt zurücklehnen konnte und innerlich das Gefühl hatte: “So, jetzt ist alles geregelt, jetzt kann ich mit der Bearbeitung anfangen”.
  Vielleicht liegt es auch daran, dass ich mit meinen beiden Kids nie genug Zeit am Stück habe, um den chronisch vollen Eingangskorb wirklich leer zu bekommen. Nein, ehrlicherweise liegt es an meiner Schwäche, Entscheidungen zu bestimmten Themen treffen zu können. Ich hab den Fragemuskel noch nicht gut genug trainert: “Was brauche ich jetzt noch, um dies hier abschliessen zu können?” wäre eine solche gute Frage.
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• Karteikarten. GottseiDank habe ich diesen Test auf das Beschriften von zwei Karten beschränkt, dann war mir klar, dass ich kein Typ für den HipsterPDA bin. Auch wenn es gewiss seinen Reiz hat, einfach die heute zu erledigenden Karten auf den Tisch zu legen… Die Karteileiche ist bereits sprichwörtlich.

Das ist also die Ausgangssituation:

• ein zu voller Eingangskorb,
• ein ungeliebtes weil unsortiertes und überlastetes Organisationssystem
• und ständig das beklemmende Gefühl, irgendetwas vergessen zu haben
• und dazu in immer kürzer werdenden Zeitabständen der Gedanke im Kopf: “Oh Gott, oh Gott! Das hab ich auch vergessen, das muß ich auch noch erledigen!!!”

Witzigerweise ist genau dieser Satz der Schlüssel zur Lösung. Gott sei Dank hat mich Alexandra gestern auf ihren Beitrag “Selbstorganisation – Ihr täglicher TT und die ohGott-ohGott-Liste” hingewiesen. Und genau in diesem Beitrag ist mein Dilemma (und die Lösung) sehr gut beschrieben. Die Lösung – flugs umgesetzt- für mich lautet:

a) die Oh-Gott-oh-Gott-Liste

• Ich habe mein bereits zu den Akten gelegtes Zeitplanbuch abgestaubt, es mit einfachen Notizblättern gefüllt und ein vierteiliges Register eingeheftet. Zuoberst liegt jetzt die fortlaufend geführte “Oh-Gott-oh-Gott-Liste“, kurz OGOG.
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• Das zweite Kapitel sind Ideen. Da ich zu den Scannern gehöre, finde ich ständig irgendwelche Anregungen zu Dingen, die ich auch mal ausprobieren könnte… jetzt habe ich einen Ort, solche Anregungen einfach aufzunehmen.
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• Im dritten Kapitel sind Listen aller Art, also die Kontexte im klassischen Sinn. Besprechen mit…, Einkaufen in…, Ausgaben, interessante Bücher, Checklisten. Das ist ein überschaubarer Abschnitt und obwohl die Listen darin ungeordnet sind, finde ich sehr schnell, was ich suche. Einzige Ausnahme ist die aktuelle Einkaufsliste, die ist ganz vorne drin, weil ich da sehr oft etwas notiere (”Oh Gott, oh Gott, ich muss noch Eier einkaufen”)
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• und im letzten Abschnitt sind Informationen zu den aktuell laufenden Projekten und Aufträgen. Dieses Kapitel will ich noch durch eine Übersichtsliste ergänzen, aber vielleicht ist das auch gar nicht nötig, weil es trotzdem eine überschaubare Zahl von einzelnen Blättern ist.
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Eine schlichte, einfache und nicht allzu detaillierte Teilung.

Jetzt habe ich folgende Vorteile vereint:

• vom Superbuch: alles an einem Ort.
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• von GTD: eine Andeutung von Kontextbezogener Sortierung und alle Dinge, die ich “done” bekommen will, sind in diesem Buch schriftlich fixiert und somit aus dem Kopf.
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• vom HipsterPDA: Sehr mobil und leicht transportierbar. Alle Einträge sind wären einzeln entnehmbar und ich kann könnte wie mit Karteikarten einen großen Überblick auf dem Fußboden auslegen. (Vielleicht mach ich das mal mit den anstehenden Projekten)
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• vom Zeitplanbuch: edel, transportabel – und bei Bedarf auch mit Kalender und Adressen ergänzbar
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Mir reicht im Moment übrigens die grobe Sortierung meiner “Todos” in der OGOG-Liste, ich habe den Kontext durch ein Buchstabenkürzel am Zeilenende dazugeschrieben, das erleichtert das Auffinden gleichartiger Tätigkeiten. Meine Erfahrung ist jedoch eher, dass es kaum wirkliche Zeitblöcke gibt, in denen ich mal wirklich drei Telefonate am Stück erledigen könnte – daher übertreibe ich es jetzt nicht mehr mit den Kontextlisten, in Form der OGOG-Liste reicht es völlig aus.

Und zum Thema Erledigen gibt es noch ein feines Kürzel-System, das ich via Tool-Blog gefunden und sofort übernommen habe; siehe hier: A Simple Index Card GTD System
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b) das Thema des Tages, oder TT.

(Besser als Alexandra kann ich es auch nicht erklären, also bitte nochmal hier nachlesen).

Gestern war das Thema des Tages der Geburtstag meiner Freundin. Eine kreative Bastelei als Geschenk mußte fertig werden wollte ich ihr schenken…

Heute ist es der Blogartikel, der schon seit langem überfällig ist. Und ein paar Datenkopien auf CD, die ich am Wochenende brauche.

Und interessanterweise weiß man immer, was gerade wirklich das Thema des Tages ist, auch wenn es nur so etwas “Unbedeutendes” wie ein Geburtstagsgeschenk ist… - mehr fühlen, weniger beurteilen.

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Natürlich erledige ich noch mehr als “nur” das Thema des Tages – aber dieses eben auch! und damit fällt vor allem eines weg: das ständige Hin- und Herspringen wegen Unklarheit und einer nur im Kopf durchgemischten Oh-Gott-oh-Gott-Liste.

• Erkenntnis des Tages: Gefühlte Klarheit erhöht die Produktivität.