Was ist denn das schon wieder? (werden Sie vielleicht fragen…)

Es hat ganz viel mit Selbstorganisation und “Dinge geregelt kriegen” zu tun.

Jetzt habe ich endlich eine Möglichkeit gefunden, im Sinne von “Getting Things Done” (GTD) einen Überblick über meine Projekte zu behalten.

Eine einfache Liste in Excel war bei mir leider nie auf dem aktuellsten Stand, so dass es mir schon mal passiert ist, dass im Explorer plötzlich zwei Ordner die gleiche Nummer hatten.

Den Durchbruch habe ich mit folgender Methode erzielt:

Projekte nach Auftraggeber sortieren

Die bisher an den Jahren orientierten Projektnummern (z.B. 07-003) habe ich durch “Kunden-Nummern” ersetzt, die sich jetzt auf den Auftraggeber beziehen. Ich selbst bin mein größter Auftraggeber und alles, was Familie, Business oder Haushalt und Verwaltung desselbigen betrifft, bekommt jetzt die “Kundennummer” 001 vorangestellt. Nun kann ich auch endlich die verschiedenen Mehrfachaufträge oder die doch eher zahlreichen Gemeindeprojekte ordentlich im Laptop verstauen und mein Explorer sieht deutlich aufgeräumter aus.

Projekt-Datenblatt

Für jedes so in die Übersichts-Liste einsortierte Projekt erstelle ich eine Projektnotiz in Evernote (Tausend Dank an den Tool-Blog! – was habe ich nur früher ohne Evernote gemacht?) – In dieser Evernote-Projekt-Notiz stehen alle relevanten Daten zum Projekt, wie z.B.:

1. Start-Datum
2. nächste Schritte
3. Ablageort der verschiedenen Unterlagen
4. Ideen
5. Projektverlauf
6. und natürlich die Kunden-Projekt-Nummer! Spätestens über diese finde ich die Notiz dann auch wieder, denn die geniale Suchfunktion von Evernote hilft mir da ganz leicht beim Finden.

Aufgrund der chronologischen Struktur des Programms sind die Projekte natürlich erst mal zwischen all den anderen Notizen verteilt… Ein Glück, dass man in Evernote auch so feine Schlüsselbegriffe bzw. Kategorien vergeben kann, dann habe ich die Suchfunktion auf der einen Seite und den Strukturbaum auf der anderen Seite. Denn ein numerisches Sortieren wie bei Excel geht in Evernote leider nicht. Trotzdem sind bereits zwei wichtige Kriterien erfüllt: Wiederfindbarkeit und eindeutige Zuordnung.

Überblick behalten

Was ist jetzt diese ominöse Projektpumpe?
Ich habe mir auf einen Stapel (veralteter) Visitenkarten-Rückseiten die Projektnummer und den Titel geschrieben. Dieser Stapel wird jetzt nacheinander durchgeblättert, wie man es von Vokabel-Karteien kennt:

1. Oberstes Blatt anschauen, kurz reflektieren, ob dieses Projekt gerade akut ist.
2. Dann das Projekt-Datenblatt eventuell ergänzen
3. oder die Zuordnung diese Projektnotiz auf den GTD-Schritte-Listen verändern (sprich z.B. das Projekt von der “Telefonieren-Liste” auf die “Warten-auf-Liste” verschieben)
4. und schon bin ich mit jedem Projekt wieder up to date.

Die Schritte-Listen habe ich mir auch in Evernote angelegt, somit ist dieses Programm gerade mein ultimatives GTD-Werkzeug!

Praktische Anwendung

1. Diese Umwälzpumpe kann ich manchmal nur für 5 Minuten “einschalten”, dann komme ich halt nicht durch alle 40 (oder 100?) Karten durch, sondern nur durch drei. Aber ich komme einen Schritt voran. Ein andersfarbiges Trennblatt am Anfang signalisiert mir: Jetzt ist ein ganzer Durchlauf geschafft und der Zyklus beginnt von vorne.
2. Manchmal fliegt eine Karte heraus, weil das Projekt abgeschlossen ist. Die Projektnotiz aus Evernote wird in ein kurzes Resumée verwandelt (was habe ich gelernt? was kann ich besser machen? was ist optimal gelaufen? was sollte ich verändern? …) und alles wird ordentlich entrümpelt und archiviert und abgelegt. Dann noch ein Projektfest, juhu, fertig.
3. Man kann neue Karten superleicht einfach an eine x-belibigen Stelle einfügen, denn es ist völlig egal, ob die Projekte in einer alphanumerischen Reihenfolge abgearbeitet werden oder nicht.
4. Und der Stapel ist handlich. Zur Not passt er ins Reisegepäck und ich könnte zumindest gedanklich meine Projekte “durchpumpen“, denn so eine mehrtägige Abwesenheit hat mir bisher meistens ein Chaos beschert, was den Überblick über die Projekte angeht. Da waren dann meist einige Tage der Aufarbeitung nötig. Jetzt nehme ich den Stapel, klinke mich gedanklich kurz in das Projekt ein und ein eventueller Geistesblitz wandert dann nach der Rückkehr per Zettel und Eingangskorb spätestens beim wöchentlichen Routine-Check in die Projektbeschreibung. Die Idee, die “geistigen Schubladen” auch im Urlaub offen zu halten, stammt übrigens von Vera F. Birkenbihl…
5. Ein weiterer Vorteil der Karten: ich kann auch mal nach Prioritäten sortieren oder die Karten auf dem Fußboden verteilen, eine Mindmap oder einen Cluster legen, sie an eine Pinwand heften oder auf ein Flipchart kleben und mit der Digitalkamera eine kurze “Notiz” festhalten. (…irgendwann leiste ich mir auch die Kaufversion von Evernote, dann erkennt Evernote sogar den Text auf diesen Fotos!)
6. Noch eine weitere Anregung: Ziehen Sie aus dem Stapel ein x-beliebiges Projekt und tun Sie heute einen Schritt dafür (Wenn möglich, sollte man natürlich die hässlichste Kröte schlucken *grins*).

Für mich ist die Projekt-Pumpe eine faszinierende Lösung und ein weiterer Beweis, dass man mit ordentlichem Werkzeug (Evernote, GTD) auch gute Arbeit machen kann. Nochmals tausend Dank an die vielen Ideengeber und Helfer, die mich (manchmal auch unwissentlich) unterstützt haben, allen voran der Wissensagentur und dem Tool-Blog.