Archiv für Juni 2007
Projekte nach Wichtigkeit sortieren
30. Juni 2007 | 
Autor: Eine große Arbeits-Erleichterung ist es, zu wissen, welche Projekte bevorzugt bearbeitet werden müssen. Der ein oder andere wird vielleicht bereits das Eisenhower-Prinzip kennen, das helfen soll, Prioritäten zu vergeben.
A, B, C, D bezeichnet die Rangfolge und geordnet werden die Projekte in einer Matrix mit den Achsen “unwichtig – wichtig” und “hat Zeit – dringend”. Auf methode.de gibt es eine ausführliche Beschreibung des Prinzips.
Diese Methode hat meiner Meinung nach zwei gravierende Nachteile:
Ich bin kein Präsident, somit kann ich Projekte nicht unbedingt delegieren und es gibt auch eine Menge Projekte, die ich nicht einfach in den Papierkorb fallen lassen kann, schließlich sind viele Dinge einfach wünschenswert, auch wenn ich sie nicht sofort umsetzen kann.
Hier habe ich jetzt mal ein Beispiel aus meinem Evernote, damit man es sich leichter vorstellen kann, wie ich die Projekte sortiere:
Evernote erlaubt es, einen Filter einzurichten, der z.B. alle Notizen nach der Flaggenfarbe sortiert.
Ich habe meine Projekte in vier Kategorien unterteilt:
- Dringend: Alles, was definitiv einen Termin hat. Wenn ich ein Projekt am 1. September abgeben muss, dann muss es in den nächsten 5 Wochen vor dem Urlaub einfach erledigt werden, oder eben nicht.
. - Wichtig: Meine sogenannten “VIP-Projekte“.
Hier landen die Vorhaben, die mich definitiv weiter bringen, auch wenn mir niemand durch einen Termin von außen Druck macht. Wichtige Projekte eben.
Diese “großen Steine” müssen ins Glas, bevor der Alltags-”Sand” dazugefüllt wird.
. - Demnächst: Hier landen die Projekte, die – wie der Name schon sagt – demnächst mal wichtig werden, aber derzeit noch nicht anbrennen. Es ist quasi im Moment noch egal, ob das Projekt nächste oder übernächste Woche erledigt wird; Hauptsache, es wird nicht vergessen!
. - Wünschenswert: Diese Liste ist stark verwandt mit der Liste Vielleicht/ Irgendwann. Es handelt sich hier um die berühmten ‘Ich sollte mals’ nach dem Muster: ‘Ich sollte mal den Keller entrümpeln’.
Naturgemäß sind hier viele Dinge, die sich erst mal riesengroß anfühlen:
- Eine Notfallmappe anlegen und alle Familiendokumente ordnen.
- Die Ablage im Büro vereinfachen.
- Die Wohnung renovieren.
Der Trick ist, dass diese Projekte bereits jetzt eine Projektnummer haben und somit regelmäßig gedanklich durchgekaut werden. Irgendwann sind dann konkrete Ziele ermittelt und erste Teilprojekte abgeleitet, so dass einer Umsetzung nichts mehr im Wege steht.
Jetzt kommt die simple Anwendung:
- Jeden Tag die dringenden Projekte durchschauen und sich mindestens einen Schritt vorknöpfen.
. - Jeden Tag auch die wichtigen Projekte durchsehen und entscheiden, ob es einen ‘großen Stein’ gibt, der ‘ins Glas’ gelegt werden kann.
. - Jede Woche die beiden anderen Listen Demnächst und Wünschenswert durchsehen, Notizen ergänzen, Ideen festhalten und bei Bedarf die Farbe der Flagge auf ‘Dringend’ oder ‘Wichtig’ ändern.
Da alle Projekte in Evernote auch der Reihe nach in der Rubrik ‘Projekte’ stehen, besteht natürlich auch die einfache Möglichkeit, sich diese Kategorie völlig unsortiert als Ganzes vorzunehmen. Auf diese Weise behält man auch leicht den kompletten Überblick über alle anstehenden Projekte, z.B. per Ausdruck oder Liste.
So sieht der Ausschnitt aus der Projekt-Kategorie aus:
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Schlagworte: Evernote, GTD, Notizen, Organisation, Projekt, Selbstorganisation | 
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Auberginenmus und Reis
Eine Fünf-Elemente-Wohltat für den Körper
4 Auberginen (E) waschen, halbieren und im Backofen bei 220° ca. 20 bis 30 Minuten backen (F). Das weiche Fruchtfleisch herauslösen. In einer Schüssel mit 1 EL Tahin (=Sesammus) (E), 1 EL gutem kretischen Olivenöl (E) (kaltgepresst!), mit Pfeffer( M), nach Belieben etwas Knoblauch (M), Cumin (M)(=Kreuzkümmel), Salz (W) und dem Saft einer halben Zitrone (H) pürieren.
Dazu gibt es einen leckeren Reis (M), eine Mischung aus Basmati und Wildreis.
60 g (roher) Reis ergeben eine reichliche Portion für eine Person. Den Reis sorgfältig waschen! Mehrmals abschwenken und dann in die doppelte Menge kochendes Wasser geben und 20 Minuten auf kleinster Hitze kochen. Ich erwähne das mit dem Waschen vom Reis, weil ich das früher auch nicht gewußt und somit nicht gemacht habe. Es macht am Geschmack einen riesigen Unterschied.
Die Mahlzeit erfordert etwa 10 Minuten tatsächliche Arbeitszeit und etwa 20 bis 30 Minuten Garzeit und ist somit ein schnell gekochtes Mittagessen.
Dieses Essen lässt eigentlich keine Wünsche offen. Ich denke, man könnte es mit Salat oder vielleicht Hähnchen ergänzen, aber ich habe kein Bedürfnis danach. Es ist meiner Erfahrung nach auch eines der wenigen Gerichte, bei denen ich hinterher kein Verlangen nach etwas Süßem habe…. ein Zeichen dafür, dass mein Erd-Element ausreichend genährt wurde 
Die Buchstaben geben wie immer die Elemente an (E) ist Erde, (F) Feuer, (M) Metall, (W) Wasser und (H) Holz.
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Die Projekt-Pumpe
Was ist denn das schon wieder? (werden Sie vielleicht fragen…)
Es hat ganz viel mit Selbstorganisation und “Dinge geregelt kriegen” zu tun.
Jetzt habe ich endlich eine Möglichkeit gefunden, im Sinne von “Getting Things Done” (GTD) einen Überblick über meine Projekte zu behalten.
Eine einfache Liste in Excel war bei mir leider nie auf dem aktuellsten Stand, so dass es mir schon mal passiert ist, dass im Explorer plötzlich zwei Ordner die gleiche Nummer hatten. 
Den Durchbruch habe ich mit folgender Methode erzielt:
Projekte nach Auftraggeber sortieren
Die bisher an den Jahren orientierten Projektnummern (z.B. 07-003) habe ich durch “Kunden-Nummern” ersetzt, die sich jetzt auf den Auftraggeber beziehen. Ich selbst bin mein größter Auftraggeber und alles, was Familie, Business oder Haushalt und Verwaltung desselbigen betrifft, bekommt jetzt die “Kundennummer” 001 vorangestellt. Nun kann ich auch endlich die verschiedenen Mehrfachaufträge oder die doch eher zahlreichen Gemeindeprojekte ordentlich im Laptop verstauen und mein Explorer sieht deutlich aufgeräumter aus.
Projekt-Datenblatt
Für jedes so in die Übersichts-Liste einsortierte Projekt erstelle ich eine Projektnotiz in Evernote (Tausend Dank an den Tool-Blog! – was habe ich nur früher ohne Evernote gemacht?) – In dieser Evernote-Projekt-Notiz stehen alle relevanten Daten zum Projekt, wie z.B.:
- Start-Datum
- nächste Schritte
- Ablageort der verschiedenen Unterlagen
- Ideen
- Projektverlauf
- und natürlich die Kunden-Projekt-Nummer! Spätestens über diese finde ich die Notiz dann auch wieder, denn die geniale Suchfunktion von Evernote hilft mir da ganz leicht beim Finden.
Aufgrund der chronologischen Struktur des Programms sind die Projekte natürlich erst mal zwischen all den anderen Notizen verteilt… Ein Glück, dass man in Evernote auch so feine Schlüsselbegriffe bzw. Kategorien vergeben kann, dann habe ich die Suchfunktion auf der einen Seite und den Strukturbaum auf der anderen Seite. Denn ein numerisches Sortieren wie bei Excel geht in Evernote leider nicht. Trotzdem sind bereits zwei wichtige Kriterien erfüllt: Wiederfindbarkeit und eindeutige Zuordnung.
Überblick behalten
Was ist jetzt diese ominöse Projektpumpe?
Ich habe mir auf einen Stapel (veralteter) Visitenkarten-Rückseiten die Projektnummer und den Titel geschrieben. Dieser Stapel wird jetzt nacheinander durchgeblättert, wie man es von Vokabel-Karteien kennt:
- Oberstes Blatt anschauen, kurz reflektieren, ob dieses Projekt gerade akut ist.
- Dann das Projekt-Datenblatt eventuell ergänzen
- oder die Zuordnung diese Projektnotiz auf den GTD-Schritte-Listen verändern (sprich z.B. das Projekt von der “Telefonieren-Liste” auf die “Warten-auf-Liste” verschieben)
- und schon bin ich mit jedem Projekt wieder up to date.
Die Schritte-Listen habe ich mir auch in Evernote angelegt, somit ist dieses Programm gerade mein ultimatives GTD-Werkzeug!
Praktische Anwendung
- Diese Umwälzpumpe kann ich manchmal nur für 5 Minuten “einschalten”, dann komme ich halt nicht durch alle 40 (oder 100?) Karten durch, sondern nur durch drei. Aber ich komme einen Schritt voran. Ein andersfarbiges Trennblatt am Anfang signalisiert mir: Jetzt ist ein ganzer Durchlauf geschafft und der Zyklus beginnt von vorne.
- Manchmal fliegt eine Karte heraus, weil das Projekt abgeschlossen ist. Die Projektnotiz aus Evernote wird in ein kurzes Resumée verwandelt (was habe ich gelernt? was kann ich besser machen? was ist optimal gelaufen? was sollte ich verändern? …) und alles wird ordentlich entrümpelt und archiviert und abgelegt. Dann noch ein Projektfest, juhu, fertig.
- Man kann neue Karten superleicht einfach an eine x-belibigen Stelle einfügen, denn es ist völlig egal, ob die Projekte in einer alphanumerischen Reihenfolge abgearbeitet werden oder nicht.
- Und der Stapel ist handlich. Zur Not passt er ins Reisegepäck und ich könnte zumindest gedanklich meine Projekte “durchpumpen“, denn so eine mehrtägige Abwesenheit hat mir bisher meistens ein Chaos beschert, was den Überblick über die Projekte angeht. Da waren dann meist einige Tage der Aufarbeitung nötig. Jetzt nehme ich den Stapel, klinke mich gedanklich kurz in das Projekt ein und ein eventueller Geistesblitz wandert dann nach der Rückkehr per Zettel und Eingangskorb spätestens beim wöchentlichen Routine-Check in die Projektbeschreibung. Die Idee, die “geistigen Schubladen” auch im Urlaub offen zu halten, stammt übrigens von Vera F. Birkenbihl…
- Ein weiterer Vorteil der Karten: ich kann auch mal nach Prioritäten sortieren oder die Karten auf dem Fußboden verteilen, eine Mindmap oder einen Cluster legen, sie an eine Pinwand heften oder auf ein Flipchart kleben und mit der Digitalkamera eine kurze “Notiz” festhalten. (…irgendwann leiste ich mir auch die Kaufversion von Evernote, dann erkennt Evernote sogar den Text auf diesen Fotos!)
- Noch eine weitere Anregung: Ziehen Sie aus dem Stapel ein x-beliebiges Projekt und tun Sie heute einen Schritt dafür (Wenn möglich, sollte man natürlich die hässlichste Kröte schlucken *grins*).
Für mich ist die Projekt-Pumpe eine faszinierende Lösung und ein weiterer Beweis, dass man mit ordentlichem Werkzeug (Evernote, GTD) auch gute Arbeit machen kann. Nochmals tausend Dank an die vielen Ideengeber und Helfer, die mich (manchmal auch unwissentlich) unterstützt haben, allen voran der Wissensagentur und dem Tool-Blog.
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Schlagworte: Überblick, Übersicht, GTD, Listen, Ordnung, Organisation, Projekt, Routine, Selbstorganisation, TUN |
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Datensicherung
) vergessen hatte, meinen Favoriten aus dem Internetbrowser mitzunehmen, habe ich mir heute eine Checkliste geschrieben:- Checkliste Datensicherung:
- Kontakte sichern
- Kalender sichern
- Persönliche Mailordner sichern
- Sicherungsdateien in D:/Save ablegen
- Favoriten-Datei exportieren: Lesezeichen-Manager
- “bookmarks.html” in D:/Save abspeichern
- komplett auf externe Festplatte verschieben
- ohne die “blassen” Ordner: Papierkorb und System-Infoordner
- Ordner lässt sich nicht verschieben – es wird sonst eine Verknüpfung erstellt
- relevante Unterordner gezielt auswählen
Frage des Tages: Wann ist Ihr persönlicher Tag der Datensicherung und wie häufig findet er statt?
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Absolut lesenswert und es gibt jeden Tag etwas Neues!
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Schlagworte: Blog, Feng Shui, Informationen, Lesen |
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Die sonstigen Möglichkeiten mit Versteigern oder auf Online-Marktplätzen anbieten... das finde ich alles so aufwendig.
Bücher, die ich nicht mehr behalten will, wandern jetzt zu momox.
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