Eine große Arbeits-Erleichterung ist es, zu wissen, welche Projekte bevorzugt bearbeitet werden müssen. Der ein oder andere wird vielleicht bereits das Eisenhower-Prinzip kennen, das helfen soll, Prioritäten zu vergeben.
A, B, C, D bezeichnet die Rangfolge und geordnet werden die Projekte in einer Matrix mit den Achsen “unwichtig – wichtig” und “hat Zeit – dringend”. Auf methode.de gibt es eine ausführliche Beschreibung des Prinzips.
Diese Methode hat meiner Meinung nach zwei gravierende Nachteile:
Ich bin kein Präsident, somit kann ich Projekte nicht unbedingt delegieren und es gibt auch eine Menge Projekte, die ich nicht einfach in den Papierkorb fallen lassen kann, schließlich sind viele Dinge einfach wünschenswert, auch wenn ich sie nicht sofort umsetzen kann.
Hier habe ich jetzt mal ein Beispiel aus meinem Evernote, damit man es sich leichter vorstellen kann, wie ich die Projekte sortiere:
Evernote erlaubt es, einen Filter einzurichten, der z.B. alle Notizen nach der Flaggenfarbe sortiert.
Ich habe meine Projekte in vier Kategorien unterteilt:
Dringend: Alles, was definitiv einen Termin hat. Wenn ich ein Projekt am 1. September abgeben muss, dann muss es in den nächsten 5 Wochen vor dem Urlaub einfach erledigt werden, oder eben nicht.
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Wichtig: Meine sogenannten “VIP-Projekte“.
Hier landen die Vorhaben, die mich definitiv weiter bringen, auch wenn mir niemand durch einen Termin von außen Druck macht. Wichtige Projekte eben.
Diese “großen Steine” müssen ins Glas, bevor der Alltags-”Sand” dazugefüllt wird.
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Demnächst: Hier landen die Projekte, die – wie der Name schon sagt – demnächst mal wichtig werden, aber derzeit noch nicht anbrennen. Es ist quasi im Moment noch egal, ob das Projekt nächste oder übernächste Woche erledigt wird; Hauptsache, es wird nicht vergessen!
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Wünschenswert: Diese Liste ist stark verwandt mit der Liste Vielleicht/ Irgendwann. Es handelt sich hier um die berühmten ‘Ich sollte mals’ nach dem Muster: ‘Ich sollte mal den Keller entrümpeln’.
Naturgemäß sind hier viele Dinge, die sich erst mal riesengroß anfühlen:
- Eine Notfallmappe anlegen und alle Familiendokumente ordnen.
- Die Ablage im Büro vereinfachen.
- Die Wohnung renovieren.
Der Trick ist, dass diese Projekte bereits jetzt eine Projektnummer haben und somit regelmäßig gedanklich durchgekaut werden. Irgendwann sind dann konkrete Ziele ermittelt und erste Teilprojekte abgeleitet, so dass einer Umsetzung nichts mehr im Wege steht.
Jetzt kommt die simple Anwendung:
Jeden Tag die dringenden Projekte durchschauen und sich mindestens einen Schritt vorknöpfen.
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Jeden Tag auch die wichtigen Projekte durchsehen und entscheiden, ob es einen ‘großen Stein’ gibt, der ‘ins Glas’ gelegt werden kann.
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Jede Woche die beiden anderen Listen Demnächst und Wünschenswert durchsehen, Notizen ergänzen, Ideen festhalten und bei Bedarf die Farbe der Flagge auf ‘Dringend’ oder ‘Wichtig’ ändern.
Da alle Projekte in Evernote auch der Reihe nach in der Rubrik ‘Projekte’ stehen, besteht natürlich auch die einfache Möglichkeit, sich diese Kategorie völlig unsortiert als Ganzes vorzunehmen. Auf diese Weise behält man auch leicht den kompletten Überblick über alle anstehenden Projekte, z.B. per Ausdruck oder Liste.
So sieht der Ausschnitt aus der Projekt-Kategorie aus:
4 Auberginen (E) waschen, halbieren und im Backofen bei 220° ca. 20 bis 30 Minuten backen (F). Das weiche Fruchtfleisch herauslösen. In einer Schüssel mit 1 EL Tahin (=Sesammus) (E), 1 EL gutem kretischen Olivenöl (E) (kaltgepresst!), mit Pfeffer( M), nach Belieben etwas Knoblauch (M), Cumin (M)(=Kreuzkümmel), Salz (W) und dem Saft einer halben Zitrone (H) pürieren.
Dazu gibt es einen leckeren Reis (M), eine Mischung aus Basmati und Wildreis.
60 g (roher) Reis ergeben eine reichliche Portion für eine Person. Den Reis sorgfältig waschen! Mehrmals abschwenken und dann in die doppelte Menge kochendes Wasser geben und 20 Minuten auf kleinster Hitze kochen. Ich erwähne das mit dem Waschen vom Reis, weil ich das früher auch nicht gewußt und somit nicht gemacht habe. Es macht am Geschmack einen riesigen Unterschied.
Die Mahlzeit erfordert etwa 10 Minuten tatsächliche Arbeitszeit und etwa 20 bis 30 Minuten Garzeit und ist somit ein schnell gekochtes Mittagessen.
Dieses Essen lässt eigentlich keine Wünsche offen. Ich denke, man könnte es mit Salat oder vielleicht Hähnchen ergänzen, aber ich habe kein Bedürfnis danach. Es ist meiner Erfahrung nach auch eines der wenigen Gerichte, bei denen ich hinterher kein Verlangen nach etwas Süßem habe…. ein Zeichen dafür, dass mein Erd-Element ausreichend genährt wurde
Die Buchstaben geben wie immer die Elemente an (E) ist Erde, (F) Feuer, (M) Metall, (W) Wasser und (H) Holz.
Was ist denn das schon wieder? (werden Sie vielleicht fragen…)
Es hat ganz viel mit Selbstorganisation und “Dinge geregelt kriegen” zu tun.
Jetzt habe ich endlich eine Möglichkeit gefunden, im Sinne von “Getting Things Done” (GTD) einen Überblick über meine Projekte zu behalten.
Eine einfache Liste in Excel war bei mir leider nie auf dem aktuellsten Stand, so dass es mir schon mal passiert ist, dass im Explorer plötzlich zwei Ordner die gleiche Nummer hatten.
Den Durchbruch habe ich mit folgender Methode erzielt: Projekte nach Auftraggeber sortieren
Die bisher an den Jahren orientierten Projektnummern (z.B. 07-003) habe ich durch “Kunden-Nummern” ersetzt, die sich jetzt auf den Auftraggeber beziehen. Ich selbst bin mein größter Auftraggeber und alles, was Familie, Business oder Haushalt und Verwaltung desselbigen betrifft, bekommt jetzt die “Kundennummer” 001 vorangestellt. Nun kann ich auch endlich die verschiedenen Mehrfachaufträge oder die doch eher zahlreichen Gemeindeprojekte ordentlich im Laptop verstauen und mein Explorer sieht deutlich aufgeräumter aus.
Projekt-Datenblatt
Für jedes so in die Übersichts-Liste einsortierte Projekt erstelle ich eine Projektnotiz in Evernote (Tausend Dank an den Tool-Blog! – was habe ich nur früher ohne Evernote gemacht?) – In dieser Evernote-Projekt-Notiz stehen alle relevanten Daten zum Projekt, wie z.B.:
Start-Datum
nächste Schritte
Ablageort der verschiedenen Unterlagen
Ideen
Projektverlauf
und natürlich die Kunden-Projekt-Nummer! Spätestens über diese finde ich die Notiz dann auch wieder, denn die geniale Suchfunktion von Evernote hilft mir da ganz leicht beim Finden.
Aufgrund der chronologischen Struktur des Programms sind die Projekte natürlich erst mal zwischen all den anderen Notizen verteilt… Ein Glück, dass man in Evernote auch so feine Schlüsselbegriffe bzw. Kategorien vergeben kann, dann habe ich die Suchfunktion auf der einen Seite und den Strukturbaum auf der anderen Seite. Denn ein numerisches Sortieren wie bei Excel geht in Evernote leider nicht. Trotzdem sind bereits zwei wichtige Kriterien erfüllt: Wiederfindbarkeit und eindeutige Zuordnung. Überblick behalten
Was ist jetzt diese ominöse Projektpumpe?
Ich habe mir auf einen Stapel (veralteter) Visitenkarten-Rückseiten die Projektnummer und den Titel geschrieben. Dieser Stapel wird jetzt nacheinander durchgeblättert, wie man es von Vokabel-Karteien kennt:
Oberstes Blatt anschauen, kurz reflektieren, ob dieses Projekt gerade akut ist.
Dann das Projekt-Datenblatt eventuell ergänzen
oder die Zuordnung diese Projektnotiz auf den GTD-Schritte-Listen verändern (sprich z.B. das Projekt von der “Telefonieren-Liste” auf die “Warten-auf-Liste” verschieben)
und schon bin ich mit jedem Projekt wieder up to date.
Die Schritte-Listen habe ich mir auch in Evernote angelegt, somit ist dieses Programm gerade mein ultimatives GTD-Werkzeug! Praktische Anwendung
Diese Umwälzpumpe kann ich manchmal nur für 5 Minuten “einschalten”, dann komme ich halt nicht durch alle 40 (oder 100?) Karten durch, sondern nur durch drei. Aber ich komme einen Schritt voran. Ein andersfarbiges Trennblatt am Anfang signalisiert mir: Jetzt ist ein ganzer Durchlauf geschafft und der Zyklus beginnt von vorne.
Manchmal fliegt eine Karte heraus, weil das Projekt abgeschlossen ist. Die Projektnotiz aus Evernote wird in ein kurzes Resumée verwandelt (was habe ich gelernt? was kann ich besser machen? was ist optimal gelaufen? was sollte ich verändern? …) und alles wird ordentlich entrümpelt und archiviert und abgelegt. Dann noch ein Projektfest, juhu, fertig.
Man kann neue Karten superleicht einfach an eine x-belibigen Stelle einfügen, denn es ist völlig egal, ob die Projekte in einer alphanumerischen Reihenfolge abgearbeitet werden oder nicht.
Und der Stapel ist handlich. Zur Not passt er ins Reisegepäck und ich könnte zumindest gedanklich meine Projekte “durchpumpen“, denn so eine mehrtägige Abwesenheit hat mir bisher meistens ein Chaos beschert, was den Überblick über die Projekte angeht. Da waren dann meist einige Tage der Aufarbeitung nötig. Jetzt nehme ich den Stapel, klinke mich gedanklich kurz in das Projekt ein und ein eventueller Geistesblitz wandert dann nach der Rückkehr per Zettel und Eingangskorb spätestens beim wöchentlichen Routine-Check in die Projektbeschreibung. Die Idee, die “geistigen Schubladen” auch im Urlaub offen zu halten, stammt übrigens von Vera F. Birkenbihl…
Ein weiterer Vorteil der Karten: ich kann auch mal nach Prioritäten sortieren oder die Karten auf dem Fußboden verteilen, eine Mindmap oder einen Cluster legen, sie an eine Pinwand heften oder auf ein Flipchart kleben und mit der Digitalkamera eine kurze “Notiz” festhalten. (…irgendwann leiste ich mir auch die Kaufversion von Evernote, dann erkennt Evernote sogar den Text auf diesen Fotos!)
Noch eine weitere Anregung: Ziehen Sie aus dem Stapel ein x-beliebiges Projekt und tun Sie heute einen Schritt dafür (Wenn möglich, sollte man natürlich die hässlichste Kröte schlucken *grins*).
Für mich ist die Projekt-Pumpe eine faszinierende Lösung und ein weiterer Beweis, dass man mit ordentlichem Werkzeug (Evernote, GTD) auch gute Arbeit machen kann. Nochmals tausend Dank an die vielen Ideengeber und Helfer, die mich (manchmal auch unwissentlich) unterstützt haben, allen voran der Wissensagentur und dem Tool-Blog.
Wie lange liegt die letzte Datensicherung auf Ihrem PC zurück?
Heute ist mein persönlicher “Tag der Datensicherung” und ich habe heute früh meine externe Festplatte angeworfen und alles gesichert.
Und weil ich beim letzten Formatieren der Festplatte (das mache ich nicht so oft ) vergessen hatte, meinen Favoriten aus dem Internetbrowser mitzunehmen, habe ich mir heute eine Checkliste geschrieben:
Checkliste Datensicherung:
Outlook:
Kontakte sichern
Kalender sichern
Persönliche Mailordner sichern
Sicherungsdateien in D:/Save ablegen
Favoriten aus Browser
Favoriten-Datei exportieren: Lesezeichen-Manager
“bookmarks.html” in D:/Save abspeichern
Verzeichnis D:
komplett auf externe Festplatte verschieben
ohne die “blassen” Ordner: Papierkorb und System-Infoordner
Ordner “Eigene Dateien” in C:
Ordner lässt sich nicht verschieben – es wird sonst eine Verknüpfung erstellt
relevante Unterordner gezielt auswählen
Nächsten “Tag der Datensicherung” festlegen und Termin im Kalender eintragen
Frage des Tages: Wann ist Ihr persönlicher Tag der Datensicherung und wie häufig findet er statt?
Dies ist der Schaukasten unserer hiesigen Apotheke. Die Hochglanz-Zecke ist nicht 2 Meter groß, wie ich in einem früheren Beitrag bereits einmal erwähnt habe…
Ich muss jedoch den Designern der Pharma – Werbemittel – Abteilungen doch eine gewisse Liebe zum Detail attestieren. Die kleinen Kuschel-Zecken sind doch zu putzig.
Ich würde mich sehr über weitere Beispiele von Zecken-Werbung in Apotheken landauf, landab freuen.
Schärfen Sie Ihren Blick für das Werbebudget der pharmazeutischen Industrie, zücken Sie die Kamera und setzen Sie Ihr Bild in einen Kommentar zu diesem Artikel hinein.
kurze Anleitung zum Einfügen eines Bildes:
Laden Sie Ihr Foto am besten zu “all you can upload” hoch (http://allyoucanupload.webshots.com/)
wählen Sie vor dem Upload “resize image” für Blogs und Websites aus dem Pull-Down-Menü, damit wird das Bild dann 320×240 Pixel groß
und kopieren Sie den Link (Es ist der fünfte Link von oben: “Links to original image – for blog or website”) in Ihren Kommentar hinein.
… ist der Titel eines besonders feinen Fundstücks, das ich via Wissensagentur empfohlen bekommen habe. Es ist schlichtweg genial, was dieses kleine Buch zum Thema Schreiben bewirkt.
Ich habe einige Bücher zum Thema Schreiben, kreativem Schreiben und Tagebuchschreiben gelesen und eine gute Mischung der Techniken auch immer wieder mal gut und gerne angewendet.
Letztes Jahr habe ich mir dann eine Schreib-Pause verordnet, aus der ich nicht mehr so richtig herausgefunden habe und so ist dieses geniale Denk-Werkzeug einfach brachgelegen. Bis zu diesem Buch: Geniale Momente. Schon der Titel ist unwiderstehlich.
Als ich dann angefangen habe, die höchst einfache Schreibtechnik anzuwenden (man kennt es eigentlich ja bereits von den “Morgenseiten” einer Julia Cameron oder von der “Geistigen Kläranlage” einer Vera F. Birkenbihl), sind die Ergebnisse prompt und durchschlagend gefolgt.
Nur bisher waren mir die Regeln zum Schreiben immer zu starr. “Wer nicht gleich morgens mindestens 30 Minuten schreibt, hat für den Rest des Tages…” – na Sie wissen schon.
Geniale Momente ist anders. Kein Druck, nichts ist Zwang. Marc Levy hat einen überaus angenehmen Schreibstil, der sich in einem Rutsch durchliest und an einigen Stellen ein herzhaftes Lachen produziert.
Schreiben ist in 30-Minuten- aber auch in 3-Minuten-Einheiten sinnvoll. Das finde ich so erleichternd. Wann immer ich will, wo immer ich auch bin und die Zeit, die mir gerade zur Verfügung steht. Mit den wichtigsten Werkzeugen: Papier, Stift und ein Küchenwecker (!) – Das kommt mir doch bekannt vor? Es ist so erleichternd, dass es so einfach gehen kann: gerade so, wie es gerade passt.
Kein Thema ist zu klein, um nicht be-schrieben werden zu können. Folgen auch Sie den Gedanken, die in Ihrem Kopf sind und schütten Sie sie aufs Papier und die genialen Momente werden nicht ausbleiben!
Natürlich beschreibt Marc Levy auch noch weiterführende Techniken, um das Ganze dann zu verfeinern… das ist die Kür. Ich freue mich darauf und habe meine Schreib-Blockade endlich überwunden. Es kommt nicht darauf an, das perfekte Tagebuch zu führen. Es kommt darauf an, den Gedanken mit dem Stift zu folgen.
Eine echte Bilanz werde ich nicht ziehen. Es war sehr individuell und persönlich. Für mich hat sich der Besuch in Köln gelohnt.
Ich habe mir “neue” Impulse gewünscht und ich habe lauter “alte” Impulse bekommen. Die Botschaft lautete: Besinne Dich auf das, was Du bereits kennst.
Es wird spannend bleiben.
) vergessen hatte, meinen Favoriten aus dem Internetbrowser mitzunehmen, habe ich mir heute eine Checkliste geschrieben:
Fotos: www.kirchentag.net
