Für eine funktionierende Projektabwicklung im Sinne von “Getting Things Done” brauche ich eine Übersicht über alle Projekte.

Zur Erinnerung:
Projekt ist alles, was mehr als zwei Schritte erfordert und einen klar definierten Abschluss hat.

Beispiele:

• “Abnehmen” ist ein Projekt, wenn eine Ziel-Vorstellung vorhanden ist (“70kg wiegen” oder “5 kg abnehmen”)
• “Ernährung umstellen” ist eher ein Prozess. Ernähren tut man sich jeden Tag und insofern ist es schwer ein abschließendes Maß der Dinge zu finden, das einem signalisiert: “so – jetzt habe ich meine Ernährung umgestellt!” – hier sind Strategien gefragt, die helfen, neue Gewohnheiten zu etablieren.

Zurück zu den Projekten und deren Handhabung im Alltag:

Bisher habe ich immer ein bisschen einen Knoten hineingebracht, weil ich die Nummerierung der Hängemappen als Projektnummer übernommen habe und auch im Explorer meines Computers diese Mappennummer verwendet habe. Das erzeugt Durcheinander, weil nicht alle Projekte im Explorer auftauchen und nicht alle Projekte in den Hängemappen sind.

Leider gibt es auch noch andere Projekte – solche die niemals im Computer bearbeitet werden und somit im Explorer keinen Platz brauchen. Oder Projekte, die für Hängemappen viel zu groß sind und an anderer Stelle gelagert werden müssen, etwa Hausapotheken, Bastelsachen-Schränke und so weiter…

Wie sieht nun eine mögliche Lösung aus?

Ich habe mir in Excel eine Datei gestrickt, die zu jedem neuen Projekt erst einmal eine Projektnummer vorsieht. Die Überschriften der ersten drei Spalten lauten: Projektnummer – Projektname – Ort.

• Projektnummer: ich finde eine Variante ganz praktisch, die das aktuelle Jahr beinhaltet: z.B. “07-001“
• Projektname: Einige wenige Schlagwörter zur Beschreibung, beispielsweise “Garten – Planung“
• Ort: Hier gibt es Kürzel für den jeweiligen Fundort der Projektunterlagen.
• Projekte, die NUR im Computer existieren erhalten ein Kürzel “E01″ (und natürlich fortlaufend nummeriert) – das E steht für Explorer.
• Projekte mit Schriftverkehr (hier fließt also reales, bedrucktes A4-Papier) lassen sich bis zu einem gewissen Umfang in Hängemappen einordnen.Ich habe lange mit dem System von Classei experimentiert und bin dann doch wieder zu der klassischen Hängemappe zurückgekehrt. Classei eignet sich meines Erachtens nicht für diese 20 Hängemappen, die immer wieder wechselnde Projekte aufnehmen sollen. (Classei eignet sich hervorragend für ein Archiv, das nur hin und wieder benutzt wird und dessen Inhalt einen gewissen Umfang pro Mappe nicht übersteigt).
  Die Hängemappen bezeichne ich mit z.B. “M01″ – dieses Kürzel also bei den entsprechenden Projekten in Spalte 3.
• Riesige Projekte, die soviel Papier beinhalten oder so sperrig sind, dass sie nur noch in irgendwelchen Kisten gelagert werden können, erhalten in der Spalte 3 ein Kürzel in der Form “K01″ – und die entsprechende Kiste einen entsprechenden Aufkleber. Das funktioniert auch mit Schuhschachteln oder Umzugskartons.

Für Perfektionisten können noch Spalten mit weiteren Informationen hinzukommen:

• Erledigungsdatum
• Rechnungsnummer (für Selbstständige)
• Projektart (privat oder beruflich)
• Status (erledigt, offen, …)
• Priorität (z.B A bis D)

Schön ist bei Excel die Möglichkeit, Zeilen mit erledigten Projekten auszublenden, so hat man auf einen Blick eine Übersicht über die anstehenden Projekte. Desweiteren kann man innerhalb der Spalten aufsteigend alphabetisch sortieren. Das bedeutet im Klartext, ich kann

• chronologisch nach der Projektnummer (z.B. 07-001)
• nach Fundort (z.B. E01 – M01 – K01)
• nach Priorität (A – D)

sortieren. Besonders spannend ist die Variante, jedem Projekt gefühlsmäßig und spontan eine Priorität zu geben und dann nochmal zu sortieren. Plötzlich sieht man schwarz auf weiß, welche Projekte wirklich wichtig sind und welche Projekte eher lustiger Zeitvertreib.

Meine Priorisierung bedeutet:

• A – wichtig, vielversprechend, ertragreich
• B – wichtig, hilfreich, jedoch nicht ganz so aussichtsreich. zweitrangig.
• C – wäre ganz schön, wenn ich das auf die Reihe kriege
• D – na ja, wenn es dieses Quartal nicht klappt, dann halt nächstes.

Die Einführung der Projektnummer mag auf den ersten Blick umständlich erscheinen. Mir jedoch hilft sie ungemein, Klarheit darüber zu gewinnen, was denn nun ein Projekt ist und was nicht. Allein der Eintrag in diese Liste ist eine Selbstverpflichtung oder eine Art Auftragserteilung.

Zudem erleichtert mir die Übersichtsliste in jeder Hinsicht die Arbeit, denn ich habe auf einem einzigen Blatt Papier alle wichtigen Aufgaben der nächsten Zeit sichtbar und parat.

Und darüberhinaus kann ich mit der Projektnummer endlich auch im Wiki (für fortschreitende GTD-ler) sinnvolle Seiten anlegen. Da steht und fällt ja alles mit einer sauberen Verlinkung.

Mein besonderer Dank gilt auch hier wieder mal der Wissensagentur, die mir schon vor einiger Zeit die Anfänge dieses Systems näher gebracht hat und mir auch heute wieder mit Rat und Tat für diese speziellen Fragen in punkto excel beigestanden ist

• Erkenntnis des Tages:
  Das war sauviel Arbeit – ein aufgeräumter Explorer ist jedoch Gold wert.

1 Kommentar zu „Die Projektübersicht“